Al crear una reunión o una cita en grupo puede especificar a los asistentes en varias categorías como «presidencia» o «participante requerido». Cuando guarde su lista, cada invitado recibirá un mensaje con los datos de la cita y tendrán la opción de responder.
Si no necesita recibir confirmaciones de asistencia al planificar un acontecimiento y sólo necesita anunciarlo, pulse con el botón derecho sobre la reunión y seleccione Reenviar como iCalendar…. Esto abrirá un nuevo mensaje de correo con una notificación del acontecimiento adjunta. Los destinatarios podrán incluir el acontecimiento en sus calendarios con una pulsación, pero no le enviarán una respuesta automática acerca de si asistirán o no.
Para planificar una reunión:
Pulse Archivo ▸ Nuevo ▸ Reunión.
Si tiene múltiples cuentas de correo seleccione la que quiere usar seleccionando un elemento en el campo Organizador.
Seleccione un calendario en la lista desplegable Calendario.
Pulse Añadir para añadir las direcciones de correo-e de las personas a las que quiere invitar.
Pulse Ver en la barra de menú para ver u ocultar los campos Tipo, Rol, Estado y RSVP.
Escriba un breve resumen en el campo Resumen.
(Opcional) Escriba una ubicación en el campo Lugar.
Para seleccionar esta cita como un Acontecimiento para todo el día, pulse Opciones ▸ Acontecimiento para todo el día o pulse el botón Acontecimiento para todo el día en la barra de herramientas.
Seleccione la fecha y la hora.
Si el evento no dura todo el día, seleccione Durante para especificar la duración o Hasta para especificar la finalización del evento.
(Opcional) Escriba una descripción en el campo Descripción.
Para preguntar la información de Disponibilidad de los asistentes, pulse el botón Disponibilidad en la barra de herramientas, o pulse Opciones ▸ Disponibilidad.
Pulse Guardar para guardar la reunión.
Se enviará un correo-e a todos los destinatarios, invitándoles a su acontecimiento.
También puede definir una zona horaria, una categoría, un recordatorio, una repetición o una clasificación para el acontecimiento o añadir un adjunto.
En Evolution, una reunión sólo puede tener un organizador, y sólo el organizador puede añadir participantes a esa reunión. Aunque se puede cambiar el organizador de una reunión, no se recomienda porque puede provocar confusión en el proceso de planificación. Si desea invitar a personas adicionales y no son los que ha invitado el organizador, es recomendable que reenvíe el mensaje de invitación que recibió del organizador original a los asistentes.
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