Wenn Sie eine Besprechung (einen Gruppentermin) erstellen, so können Sie die Teilnehmer in mehrere Kategorien einordnen, wie zum Beispiel als »Vorsitzender« oder »Benötigter Teilnehmer«. Wenn Sie die Besprechung speichern, wird jedem Teilnehmer eine E-Mail mit Informationen zur Besprechung und der Möglichkeit zur Antwort geschickt.
Falls Sie als Organisator keine Anwesenheitsinformationen von Teilnehmern einsehen möchten und einfach nur den Termin ankündigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Besprechung und wählen Sie Als iCalendar weiterleiten …. Es öffnet sich daraufhin das E-Mail-Editor-Fenster mit der Ankündigung als Dateianhang. Empfänger können den Termin zu ihrem Kalender mit einem Klick hinzufügen, aber Ihnen wird keine E-Mail geschickt, ob ein Empfänger eine Teilnahme plant.
Um eine Besprechung anzusetzen:
Klicken Sie auf Datei ▸ Neu ▸ Besprechung.
Falls Sie mehrere E-Mail-Konten haben, wählen Sie das gewünschte Konto in der Auswahlliste im Organisator-Feld aus.
Wählen Sie einen Kalender in der Kalender-Auswahlliste.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um die E-Mail-Adressen der Personen hinzuzufügen, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht, um die Art-, Status-, Positions- und UAwg-Felder anzuzeigen oder zu verbergen.
Geben Sie eine kurze Zusammenfassung im Zusammenfassung-Feld ein.
(Optional) Geben Sie einen Ort im Ort-Feld ein.
Um diesen Termin als ganztägig festzulegen, klicken Sie auf Optionen ▸ Ganztägiger Termin, oder auf den Knopf Ganztägiger Termin in der Werkzeugleiste.
Wählen Sie Datum und Zeit.
Wenn der Termin nicht ganztägig ist, so wählen Sie entweder Für zum Angeben der Dauer oder Bis zum Festlegen der Endzeit des Termins.
(Optional) Geben Sie eine Beschreibung im Beschreibung-Feld ein.
Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu prüfen, klicken Sie auf den Knopf Verfügbarkeit in der Werkzeugleiste oder auf Optionen ▸ Verfügbarkeit.
Klicken Sie auf Speichern, um die Besprechung zu speichern.
Eine E-Mail wird an alle Teilnehmer verschickt, um diese zu dem Termin einzuladen.
Sie können ebenfalls eine Zeitzone festlegen, eine Kategorie, eine Erinnerung, eine Wiederholung oder eine Einstufung für den Termin, oder einen Anhang hinzufügen.
In Evolution kann eine Besprechung nur einen Organisator haben, und nur der Organisator kann Teilnehmer hinzufügen. Es ist möglich den Organisator einer Besprechung zu ändern, aber dies ist kein guter Weg, um zusätzliche Teilnehmer zu Besprechungen einzuladen. Falls Sie weitere Personen zu der Besprechung einladen möchten, aber nicht der Organisator sind, ist es am einfachsten, die eigentliche Einladungsnachricht des Organisators an weitere Personen weiterzuleiten.
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