Guide du publipostage

La fusion de documents (aussi appelée « Publipostage ») est une fonction puissante permettant d'imprimer une étiquette ou carte pour chaque enregistrement d'une source extérieure. Elle est cependant la fonction la plus méconnue de gLabels. Les exemples suivants vont détailler quelques tâches usuelles utilisant la fonction de publipostage.

V.I. Exemple 1 : création de badges en utilisant un fichier CSV

Dans cet exemple, nous organisons une session d'orientation pour les nouveaux membres d'équipage de notre navire. Nous disposons d'une liste de nouvelles recrues créée avec gnumeric et exportée sous la forme du fichier CSV ci-après. Nous aurions pu créer ce fichier avec n'importe quel éditeur de texte, mais bon, nous sommes au 23ème siècle.

Nom,Département,Matricule
"Jim Kirk",Direction,"SC937-0176 CEC"
"Mr. Spock",Sciences,S179-276SP
"Léonard McCoy",Médecine,Inconnu
"Montgomery Scott",Ingénierie,SE-197-54T
      

Dans gLabels, nous avons créé un nouveau document gLabels utilisant le patron AVERY 5395 « Étiquettes pour badges ». Ensuite, nous ouvrons la boîte de dialogue Propriétés de fusion du menu Objets pour afficher les options de fusion. Ceci nous permet de choisir le type de source (dans notre cas, « Texte séparé par des virgules ») et son emplacement (nom de fichier) comme sur la figure suivante :

Figure 5 Boîte de dialogue Propriétés de fusion

Avant d'effectuer la fusion, nous allons décocher la première ligne, car c'est l'en-tête de notre document gnumeric original, et l'imprimer ne ferait que gaspiller notre première étiquette. On pourrait de la même façon désélectionner d'autres enregistrements non désirés.

On peut aussi agrandir chaque enregistrement en cliquant sur le petit triangle correspondant (voir figure). Une fois satisfait des choix effectués dans cette boîte de dialogue, cliquez sur Valider pour valider les modifications.

Nous allons maintenant ajouter des objets à notre document gLabels comme ceci :

Figure 6 Ajout d'objets

Dans cet exemple, nous avons ajouté trois objets Texte, et un objet Code-barre. Le premier objet Texte ne contient que du texte (« Bonjour, je m'appelle ». Le second objet Texte contient un seul champ de fusion (« ${1} ») correspondant au premier champ d'un enregistrement (première colonne d'une ligne) donnant ici le nom complet du membre d'équipage. Le troisième contient du texte (« Département ») suivi d'un seul champ de fusion (« ${2} ») correspondant au département d'appartenance du membre d'équipage. L'objet Code-barre est configuré pour recevoir le champ (ou clé) « 3 » contenant le numéro matricule du membre d'équipage.

On peut maintenant lancer l'impression de nos badges en choisissant Fichier ▸ Imprimer à partir du menu. La boîte de dialogue ci-dessous apparaît.

Figure 7 Impression de badges nominatifs

Afin de s'assurer que nos badges ressembleront à ce que nous voulons, nous activons l'option Imprimer des bordures et nous cliquons sur Aperçu avant impression. Une fenêtre d'aperçu apparaît, comme ci-dessous.

Figure 8 Aperçu des badges nominatifs

Tout semble parfait, nous pouvons maintenant charger le stock d'étiquettes adéquates dans l'imprimante, imprimer nos badges et commencer à faire monter nos invités à bord.

V.II. Exemple 2 : étiquettes adresses à partir d'un fichier CSV

Dans cet exemple, nous allons organiser une soirée et nous avons besoin d'imprimer des étiquettes pour lancer nos invitations. Nous avons une liste de nos amis les plus proches, créée à partir de gnumeric et exportée dans le fichier CSV ci-après. Il faut tenir compte du fait que tout le monde n'a pas une initiale centrale, ni une adresse à deux lignes.

NOM,PRÉNOM,INITIALE,ADRESSE1,ADRESSE2,VILLE,ÉTAT,CODE POSTAL
,,,,,,,
Critter,Ess,S,"123 Faux St.",,Alexandria,VA,22310
Doe,John,,"Apt 1X","451 Mystery St.",Trenton,NJ,08601
Summers,Joyce,,"1630 Revello Dr",,Sunnydale,CA,95037
McGarret,Steve,O,"404 Piikoi Street",,Honolulu,HI,96813
Kramer,Cosmo,,"Apt 5B","129 W. 81 St.","New York",NY,10024-7207
      

Dans gLabels, nous avons créé un nouveau document gLabels utilisant le patron « Étiquettes adresses » AVERY 5512. Puis, à partir du menu Objets ▸ Propriétés de fusion pour afficher la boîte Propriétés de fusion, nous sélectionnons le type de source (ici CSV), ainsi que son emplacement (nom de fichier) comme sur la figure ci-dessous.

Figure 9 Boîte de dialogue Propriétés de fusion

Avant d'effectuer la fusion, nous allons décocher la première ligne, car c'est l'en-tête de notre document gnumeric original, et l'imprimer ne ferait que gaspiller notre première étiquette.Nous désélectionnons aussi le deuxième enregistrement qui est vide (un artifice de notre fichier original). On pourrait de la même façon désélectionner d'autres enregistrements non désirés.

On peut aussi agrandir chaque enregistrement en cliquant sur le petit triangle correspondant (voir figure). Une fois satisfait des choix effectués dans cette boîte de dialogue, cliquez sur Valider pour valider les modifications.

Nous allons maintenant ajouter des objets à notre document gLabels comme ceci :

Figure 10 Ajout d'objets

Dans cet exemple, nous avons un seul objet Texte. Celui-ci contient tous nos champs fusionnés et présents sous forme de plusieurs lignes représentant des adresses postales. Veuillez noter que les champs ${4} et ${5} (correspondants à ADRESSE1 et ADRESSE2) sont respectivement listés sans aucune autre mention sur leur ligne. Lorsque gLabels rencontre ce type de champ, il ne génère pas la ligne si celle-ci est vide.

Nous pouvons maintenant imprimer nos étiquettes d'adresses avec le menu Fichier ▸ Imprimer. Cette commande ouvre la boîte de dialogue ci-dessous.

Figure 11 Impression des étiquettes d'adresses

Afin de s'assurer que nos badges ressembleront à ce que nous voulons, nous activons l'option Imprimer des bordures et nous cliquons sur Aperçu avant impression. Une fenêtre d'aperçu apparaît, comme ci-dessous.

Figure 12 Aperçu des étiquettes d'adresses

Tout semble parfait, nous pouvons maintenant charger le stock d'étiquettes adéquates dans l'imprimante, imprimer les adresses et envoyer les invitations pour notre soirée.

V.III. Exemple 3 : étiquettes adresses à partir du carnet d'adresses d'Evolution

Notre précédente soirée fut un grand succès, et nous voulons maintenant imprimer d'autres adresses pour en organiser une autre. Pour simplifier l'opération, nous allons utiliser le carnet d'adresses d'Evolution, car les coordonnées de tous nos amis y figurent.

Selon la distribution que vous utilisez, votre copie de gLabels peut ne pas inclure cette option. L'utilisation du carnet d'adresses d'Evolution n'est disponible que si le composant evolution-data-server et ses fichiers de développement étaient présents lors de la compilation de gLabels. Veuillez garder cela à l'esprit si vous compilez gLabels directement à partir des sources du programme.

Si le paquet gLabels de votre distribution ne comporte pas cette option, vous pouvez essayer de contacter le responsable du paquet ou envoyer un rapport d'anomalie pour demander l'ajout de cette fonctionnalité.

Dans gLabels, nous avons créé un nouveau document avec le patron « Étiquettes adresses » AVERY 5512. Puis, à partir du menu Objets ▸ Propriétés de fusion pour afficher la boîte de dialogue Propriétés de fusion, nous sélectionnons le type de source (ici Données du carnet d'adresses Evolution par défaut) comme ci-dessous.

Figure 13 Boîte de dialogue Propriétés de fusion

Après avoir choisi Données du carnet d'adresses Evolution par défaut comme source à fusionner, nous obtenons une liste complète de son contenu. Par défaut, toutes les adresses sont cochées. Nous pourrions organiser une soirée géante en laissant cette sélection telle quelle. Mais il vaut mieux tenir compte de notre budget. Nous allons donc choisir en décochant certaines adresses par un clic dans les cases correspondantes ou en utilisant le bouton Sélectionner tout ou Désélectionner tout pour activer ou désactiver toutes les adresses du carnet.

On peut aussi agrandir chaque enregistrement en cliquant sur le petit triangle correspondant (voir figure). Une fois satisfait des choix effectués dans cette boîte de dialogue, cliquez sur Valider pour valider les modifications.

Nous allons maintenant ajouter des objets à notre document gLabels comme ci-dessous.

Figure 14 Ajout d'objets

Dans cet exemple, nous avons à nouveau un seul objet texte contenant tous nos champs fusionnés et disposés sur plusieurs lignes sous forme d'adresses postales.

Nous pouvons maintenant imprimer les adresses à partir du menu Fichier ▸ Imprimer

Figure 15 Impression des étiquettes d'adresses

Afin de s'assurer que nos badges ressembleront à ce que nous voulons, nous activons l'option Imprimer des bordures et nous cliquons sur Aperçu avant impression. Une fenêtre d'aperçu apparaît, comme ci-dessous.

Figure 16 Aperçu des étiquettes d'adresses

Tout semble parfait, nous pouvons maintenant charger le stock d'étiquettes adéquates dans l'imprimante, imprimer les adresses et envoyer les invitations pour notre soirée.