Průvodce slučováním dokumentů

Slučování dokumentů (někdy také nazývané „hromadná korespondence“) je mocná funkce, díky které můžete tisknout odlišné etikety nebo vizitky pro každý záznam v externím zdroji dat. Je však také ze všech funkcí aplikace gLabels nejnáročnější na pochopení. Následující příklady vás provedou dvojicí obvyklých úloh, které používají funkci slučování dokumentů.

5.1. Příklad 1: Jmenovky s použitím souboru CSV

V tomto příkladu pořádáme seznamovací párty pro nové členy osádky naší lodi. Máme seznam nováčků v osádce, který jsme vytvořili v aplikaci gnumeric a následně jej vyexportovali do souboru CSV. Mohli bychom jej vytvořit i v textovém editoru, ale žijeme přece v 21. století.

jmeno,zarazeni,cislo
"Jiří Kroupa",vedení,"SC937-0176 CEC"
"prof. Hrbolek",vědec,S179-276SP
"MUDr. Kroupová",lékař,unknown
"Viktor Hujer",technik,SE-197-54T
      

V aplikaci gLabels máme vytvořený dokument vycházející ze šablony Avery 5395 „Etikety na jmenovky“. Nyní použijeme položku nabídky Objekty ▸ Vlastnosti slučování a zobrazí se nám dialogové okno vlastnosti slučování. Toto dialogové okno použijeme k výběru typu zdroje (v našem případě CSV) a vlastního zdroje (souboru), jak můžete vidět níže.

Obrázek 5Dialogové okno vlastností slučování

Před použitím zdroje slučování zrušíme zaškrtnutí prvního záznamu, protože ten obsahuje pouze záhlaví sloupců z naší původní tabulky v gnumeric a akorát bychom tím zničili první etiketu. Stejným způsobem můžeme zrušit zaškrtnutí kteréhokoliv záznamu, který nechceme vytisknout.

U každého záznamu si také můžeme prohlédnou všechny údaje po jeho rozbalení kliknutím na malý trojúhelníček. Až jsme s výběrem v dialogovém okně spokojení, klikneme na OK a změny se použijí.

Nyní můžeme začít s přidáváním objektů do svého dokumentu gLabels, jak je zobrazeno níže.

Obrázek 6Přidávání objektů

V tomto příkladu máme přidané tři textové objekty a čárový kód. První textový objekt obsahuje pouze prostý text („Ahoj, jmenuji se“). Druhý textový objekt obsahuje jedno slučované pole („${1}“), které odpovídá prvnímu poli v záznamu (první sloupec v řádku) a které obsahuje celé jméno nového člena osádky. Třetí textové pole obsahuje jak text („Zařazení: “), tak za ním následuje jedno slučované pole („${2}“), které odpovídá druhému poli se zařazením člena posádky. Objekt s čárovým kódem je nastavený na použití pole (klíče) „3“, které obsahuje identifikační číslo člena posádky.

Nyní můžeme své jmenovky vytisknout pomocí položky nabídky Soubor ▸ Tisk. Zobrazí se dialogové okno jako na následujícím obrázku.

Obrázek 7Tisk jmenovek

Nyní zkontrolujeme, zda vypadají etikety jak mají. Vybereme možnost Tisk obrysů a klikneme na Náhled tisku. Zobrazí se dialogové okno s náhledem tisku, stejně jako na následujícím obrázku.

Obrázek 8Náhled jmenovek

Vše vypadá v pořádku, takže můžeme do tiskárny vložit správný list s etiketami, vytisknout jmenovky a vzhůru na palubu nalodit naše hosty.

5.2. Příklad 2: Adresní štítky s použitím souboru CSV

V tomto příkladu se chystáme uspořádat večírek a potřebujeme vytisknout adresní štítky na své pozvánky. Máme seznam svých nejbližších přátel, který jsem vytvořili v aplikaci gnumeric a vyexportovali jej jako soubor CSV. Povšimněte si, že ne všichni mají přezdívku nebo dvouřádkovou adresu.

PRIJMENI,JMENO,PREZDIVKA,ADR1,ADR2,MESTO,PSC
,,,,,,,
Pacovský,Tomáš,,"U dvou akordů","Křižíkova 506",Praha,"123 00"
Pacovský,František,Ozzák,"Křižíkova 62",,"Praha - Vinohrady","110 00"
Divićová,Marcela,,"Náměstí míru 1",,Praha,"150 00"
Bůček,Alexandr,Lexa,"U Jezevce","Nitranská 7",Praha,"160 13"
Bůčková,Alexandra,,"Korunní 18",,Praha,"100 24"
      

V aplikaci gLabels vytvoříme nový dokument ze šablony Avery L7162 „Poštovní etikety“. Následně použijeme položku nabídky Objekty ▸ Vlastnosti slučování a zobrazí se nám dialogové okno vlastností slučování. V tomto dialogovém okně vybereme typ zdroje (v našem případě CSV) a konkrétní zdroj (název souboru) pro slučování, jak můžete vidět na následujícím obrázku.

Obrázek 9Dialogové okno vlastností slučování

Před tím, než zdroj pro slučován použijeme, zrušíme zaškrtnutí prvního záznamu, protože ten obsahuje pouze záhlaví sloupců z původní tabulky v gnumeric a akorát bychom tím znehodnotili první etiketu. Zrušíme zaškrtnutí i druhého záznamu, protože je prázdný (což je pozůstatek z tabulkového kalkulátoru). A stejným způsobem můžeme vyřadit kterýkoliv jiný záznam, který nechceme na etikety vytisknout.

U každého záznamu si také můžeme prohlédnou všechny údaje po jeho rozbalení kliknutím na malý trojúhelníček. Až jsme s výběrem v dialogovém okně spokojení, klikneme na OK a změny se použijí.

Nyní můžeme začít s přidáváním objektů do svého dokumentu gLabels, jak je zobrazeno níže.

Obrázek 10Přidávání objektů

V tomto příkladu máme jen jeden textový objekt. Tento textový objekt obsahuje všechna slučovaná pole uspořádaná v několika řádcích představujících poštovní adresu. Všimněte si, že pole ${4} a ${5} (ta odpovídají ADR1 a ADR2) jsou umístěná na samostatných řádcích bez jakéhokoliv dalšího textu. Pokud aplikace gLabels narazí na pole, které je jediným textem na řádku a toto pole je prázdné, řádek nebude ve výsledku zabírat žádné místo.

Nyní se můžeme pustit do tisku adresních etiket pomocí volby Soubor ▸ Tisk v nabídce. Zobrazí se dialogové okno tisku jako na následujícím obrázku.

Obrázek 11Tisk etiket s adresami

Nyní zkontrolujeme, zda vypadají etikety jak mají. Vybereme možnost Tisk obrysů a klikneme na Náhled tisku. Zobrazí se dialogové okno s náhledem tisku, stejně jako na následujícím obrázku.

Obrázek 12Náhled etiket s adresami

Vše vypadá dobře a tak můžeme vložit do tiskárny správný list s etiketami, vytisknout adresní štítky a začít rozesílat pozvánky na večírek.

5.3. Příklad 3: Adresní štítky s použitím adresáře aplikace Evolution

Náš předchozí večírek měl velký úspěch a my nyní chceme vytisknout adresní štítky pro pozvánky na další takový. Abychom si to zjednodušili, můžeme použít adresář aplikace Evolution, protože adresy všech našich přátel máme uložené v něm.

V závislosti na tom, jak byl připravený váš balíček gLabels, nemusí být tato funkčnost dostupná. Podpora pro adresář Evolution je dostupná jen v případě, že byl při překladu aplikace gLabels k dispozici evolution-data-server a k němu vývojářské soubory. Mějte toto na paměti, pokud si aplikaci překládáte sami ze zdrojových kódů.

Pokud balíček gLabels ve vaší distribuci tuto podporu postrádá, můžete zkusit kontaktovat správce balíčku nebo to zkusit nahlásit jako chybu.

V aplikaci glabels vytvoříme nový dokument ze šablony Avery L7162 „Poštovní etikety“. Potom v nabídce zvolíme Objekty ▸ Vlastnosti slučování, aby se nám zobrazilo dialogové okno Vlastnosti slučování. V něm vybereme typ zdroje (v našem případě Data z výchozího adresáře Evolution), jak je ukázáno na obrázku.

Obrázek 13Dialogové okno vlastností slučování

Když máme jako zdroj slučování vybráno Data z výchozího adresáře Evolution, obdržíme úplný seznam jeho obsahu. Na začátku jsou zaškrtnuté všechny položky. Předpokládá se, že budeme pořádat opravdu velký večírek a tak bychom mohli ponechat výběr jak je (ale uvědomte si kolik to bude stát). Nyní některé záznamy kliknutím na příslušné zaškrtávací políčko vyřadíme nebo naopak vybereme, případně můžeme použít tlačítka Vybrat vše a Zrušit výběr pro aktivování nebo deaktivování všech záznamů v adresáři.

U každého záznamu si také můžeme prohlédnou všechny údaje po jeho rozbalení kliknutím na malý trojúhelníček. Až jsme s výběrem v dialogovém okně spokojení, klikneme na OK a změny se použijí.

Nyní můžeme začít s přidáváním objektů do svého dokumentu glabels, jak bylo ukázáno dříve.

Obrázek 14Přidávání objektů

V tomto příkladu máme opět jen jeden textový objekt. Ten obsahuje všechna slučovaná pole uspořádaná v několika řádcích, představujících poštovní adresy.

Nyní můžeme své etikety s adresami vytisknout volbou položky nabídky Soubor ▸ Tisk. Zobrazí se dialogové okno tisku, jak jej můžete vidět níže.

Obrázek 15Tisk etiket s adresami

Nyní zkontrolujeme, zda vypadají etikety jak mají. Vybereme možnost Tisk obrysů a klikneme na Náhled tisku. Zobrazí se dialogové okno s náhledem tisku, stejně jako na následujícím obrázku.

Obrázek 16Náhled etiket s adresami

Vše vypadá dobře a tak můžeme vložit do tiskárny správný list s etiketami, vytisknout adresní štítky a začít rozesílat pozvánky na večírek.