Planification de réunions avec Libre/Occupé
Evolution vous aide à planifier des réunions en tenant compte de la disponibilité des participants. La fonctionnalité Libre/Occupé permet de vérifier les calendriers des autres utilisateurs Exchange pour savoir s'ils sont disponibles d'après leur calendrier Exchange. En cas de non disponibilité, vous pouvez replanifier la réunion.
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Ouvrez un nouveau rendez-vous dans le calendrier.
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Faites un clic droit sur le rendez-vous, puis choisissez « Planifier une réunion ».
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Cliquez sur Ajouter pour ajouter des adresses électroniques dans la liste.
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Cliquez sur Participants pour sélectionner des participants à partir de la liste d'adresses globale (GAL).
Vous pouvez sélectionnez directement des participants dans les listes d'adresses suivantes.
- Personnel
- Liste d'adresses globale
- Contacts
Vous pouvez aussi indiquer une catégorie (Anniversaire, Bureau, etc.) dans la liste déroulante correspondante de chaque liste d'adresses.
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Ajoutez des participants dans les catégories suivantes.
- Présidents
- Participants attendus
- Participants optionnels
- Ressources
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Cliquez sur Libre/Occupé à droite de la barre d'outils.
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Cliquez sur Options > Mettre à jour Libre/Occupé pour vérifier les planifications des participants et, si possible, mettre à jour la réunion dans les calendriers de tous les participants.
Si des personnes ne sont pas disponibles pour l'horaire de réunion que vous avez planifié, vous pouvez « décaler » la réunion en l'avançant ou en la reculant pour définir l'horaire disponible le plus proche. Pour ce faire, cliquez sur les flèches situées à gauche et à droite du bouton Choix automatique. L'outil associe la réunion à l'horaire le plus proche pour lequel tous les participants sont disponibles. Si cet horaire ne vous convient pas, vous pouvez faire glisser les bords de l'horaire de la réunion vers les heures que vous voulez sélectionner.