Organizar sus contactos

Evolution le permite organizar su lista de contactos. Puede crear varias libretas de direcciones individuales o grupos de contactos. Dentro de una libreta de direcciones dada puede tener varias categorías para los contactos.

4.3.1. Grupos de contactos

Los Grupos de contactos no son más que una libreta de direcciones. La forma más sencilla de organizar los contactos es crear libretas de direcciones adicionales. Puede crear una nueva pulsando Archivo > Nuevo > Libreta de direcciones. Para los grupos de contactos en su equipo, sólo necesitará proporcionar un nombre. Para los contactos en la red debe proporcionar más información acerca del servidor de contactos al que está intentando acceder.

Para mover una tarjeta de un grupo a otro, simplemente arrástrela de la vista general de contactos. No puede modificar el contenido de la mayoría de los contactos de red.

Los grupos de contactos no son lo mismo que una lista de contactos. Un grupo de contactos es como una carpeta o libreta de direcciones llena de contactos. Una lista de contactos es un solo contacto que contiene otros contactos y generalmente se usa para enviar correos electrónicos a varias personas a la vez.

4.3.2. Importar contactos

Puede importar contactos desde otra herramienta de gestión de contactos con la herramienta Importar.

  1. Pulse Archivo > Importar.

    o

    Envíese a si mismo un contacto como un adjunto vCard.

    Actualmente se soportan VCF y LDIF. Los formatos CSV y TAB están soportados desde Microsoft Outlook, Thunderbird, Mozilla y Evolution.

4.3.3. Crear una lista de contactos

Una lista de contactos es un juego de contactos que cree con un solo apodo. Cuando envíe correos electrónicos al apodo, se envía a cada miembro de la lista. Esto es diferente a una lista de correo que existe sólo en su equipo para su conveniencia, en lugar de ser una dirección de correo real gestionada por una aplicación para listas de correo en un servidor.

Por ejemplo, puede crear una tarjeta para cada miembro de su familia, después añadir esas tarjetas a una lista de contactos llamada «Familia». Después, en lugar de introducir cada dirección de correo electrónico de cada persona individualmente, puede enviar un correo electrónico a «Familia» y el mensaje se enviará a todos ellos.

Para crear una lista de contactos:

  1. Abra el cuadro de diálogo de creación de listas pulsando el botón lista nueva.

    o

    Pulse Archivo > Nuevo > Lista de contactos.

  2. Especifique un nombre para la lista.

  3. Especifique los nombres o direcciones de correo-e de los contactos.

    o

    Arrastre los contactos desde la ventana principal hasta la lista.

  4. Elija si quiere ocultar las direcciones de los correos-e cuando envíe un mensaje a la lista.

    A no ser que sea una lista muy pequeña, es recomendable que oculte las direcciones. Este funcionamiento es similar al de la característica «Cco:», comentada en Especificar destinatarios adicioneles para correo electrónico.

  5. Cuando termine, pulse Aceptar.

La lista aparece como una tarjeta de contacto que puede utilizar como las demás, incluyendo la posibilidad de enviar la lista a otra persona y la de enviar un mensaje a la lista.

Para enviar un mensaje a la lista, abra un mensaje nuevo y escriba el nombre correspondiente. Al enviarlo, Evolution transmitirá el mensaje a todos los miembros de la lista. También puede pulsar con el botón derecho en la tarjeta correspondiente en la libreta de direcciones, y seleccionar Enviar un mensaje a la lista.

Evolution no puede almacenar listas de contactos en servidores Exchange.

4.3.4. Agrupación por categorías

Otro método para agrupar tarjetas consiste en marcarlas como pertenecientes a diferentes categorías. Por tanto, puede asociar una tarjeta con numerosas categorías, o no asociarla. Por ejemplo, asocie la tarjeta de un amigo con la categoría Trabajo porque trabaja con él y en la categoría Amigos porque es un amigo.

Para marcar una tarjeta como perteneciente a una categoría,

  1. Pulse dos veces sobre la tarjeta para que aparezca la ventana del Editor de contactos.

  2. Pulse el botón Categorías de la izquierda.

    La ventana de Categorías se muestra debajo.

  3. Seleccione la categoría de la lista. Puede seleccionar tantas categorías como desee.

Si la lista maestra de categorías no se ajusta a sus necesidades puede añadir sus propias categorías. Para añadir una nueva categoría,

  1. Introduzca la nueva categoría en la caja de entrada de la parte superior.

  2. Pulse «Aceptar».

    Puede ver que el nombre de la categoría aparece en el campo junto al botón Categorías en el Editor de contactos.

  3. Pulse «Aceptar».

Puede editar o establecer el color e icono para cada categoría disponible bajo la lista de categorías. Para ello pulse el botón Editar en la parte inferior de la ventana de Categorías. Pulse el botón Borrar para borrar elementos de la lista.