Ajustes exclusivos de Evolution Exchange

Existen algunos ajustes en Evolution que están sólo disponibles con Evolution Exchange, tales como delegación y manejo de permisos, crear mensajes «Estoy fuera de la oficina», cambiar la contraseña y ver el tamaño de la carpeta.

6.4.1. Opciones de envío

Puede establecer la prioridad y sensibilidad del mensaje enviado desde una cuenta Exchange para que los destinatarios sepan qué importancia tiene el mensaje. La prioridad puede tener uno de estos valores - Alta, Normal o Baja y la sensibilidad puede ser uno de estos cuatro valores - Normal, Personal, Privado y Confidencial respectivamente. También puede activar la confirmación de envío de mensaje y de lectura de mensaje para los mensajes enviados.

6.4.1.1. Opciones de seguimiento

Evolution le permite seguir el estado de un elemento que ha enviado. Puede activar la confirmación de envío de mensaje así como la confirmación de lectura de mensaje y así podrá saber cuándo llegó el elemento al destinatario o cuándo lo leyó.

Para establecer la importancia y sensibilidad del mensaje:

  1. Abra una ventana del editor de mensajes.

  2. Seleccione la cuenta de Exchange del campo De.

  3. Pulse Insertar > Opciones de envío.

  4. Seleccione la prioridad para su mensaje enviado de las tres opciones proporcionadas (Normal, Alta, Baja).

  5. Seleccione la sensibilidad para su mensaje enviado de las cuatro opciones proporcionadas (Normal, Personal, Privado, Confidencial).

  6. Delegación de acceso a mensajes:

    Pulse Enviar como delegado para enviar el mensaje al destinatario en nombre de otra persona.

    Para enviar un elemento del calendario como delegado, debe suscribirse al mensaje del delgado y también debe tener asignados los permisos necesarios por el delegador.

    1. Pulse Usuario para abrir el cuadro de diálogo Mostrar contactos.

    2. Seleccione el contacto de la Libreta de direcciones deseada y pulse Añadir, después cierre el cuadro de diálogo.

      No se le permite enviar un mensaje en nombre de a más de una persona a la vez.

      Cuando el destinatario abre el correo puede leer el mensaje El mensaje lo envió <Nombre del delegado> en nombre de <Nombre del delegador> en la barra de cabeceras del panel de vista preliminar.

  7. Seleccione la casilla de verificación Pedir una confirmación de entrega para este mensaje para obtener una confirmación de entrega de su destinatario.

  8. Seleccione Pedir una confirmación de lectura para este mensaje para obtener una confirmación de lectura para este mensaje que ha enviado.

  9. Pulse «Aceptar».

6.4.1.2. Delegar elementos del calendario

Puede enviar Reuniones o Citas en nombre de otra persona si se ha suscrito a su calendario.

  1. Seleccione el calendario del delegado.

  2. Abra una ventana del editor de Reuniones.

  3. Añada los destinatarios.

  4. Rellene la información.

    Pulse Enviar.

    Cuando el destinatario recibe el elemento del calendario, un mensaje indicará que el elemento se creó por alguien en nombre del Delegador.

6.4.2. Delegación de acceso

Puede permitir a otras personas anotadas en la lista global de direcciones de su organización acceso a su calendario, libreta de direcciones y mensajes. Y ellos pueden darle a usted acceso a los suyos. La delegación permite a los usuarios hacer cualquier cosa, desde consultarse mutuamente sus planes hasta gestionar completamente toda su información personal.

6.4.2.1. Delegando acceso a terceros

Para añadir alguien a su lista de delegados:

  1. Seleccione Editar > Preferencias.

  2. Pulse en la pestaña Configuración de Exchange.

  3. Pulse Asistente de delegaciones para abrir el cuadro de diálogo de los Delegados.

  4. Pulse Añadir, después busque un contacto en la Lista de direcciones global.

    Recuerde que la Lista de direcciones globales (GAL) aparecerá vacía hasta que haya introducido algo para buscar.

  5. Seleccione el delegado y pulse Editar para abrir el cuadro de diálogo de permisos del delegado.

  6. Seleccione uno de los siguientes niveles de acceso para cada uno de los cuatro tipos de carpetas:

    Ninguno:

    No permitir a esta persona acceder a ninguna carpeta de este tipo.

    Revisor (sólo lectura):

    Permite al delegado ver elementos en este tipo de carpeta pero no crear nuevos o modificar los existentes.

    Autor (leer, crear):

    El delegado puede ver elementos en sus carpetas y puede crear otros nuevos pero no puede modificar ninguno de los existentes.

    Editor (leer, crear, editar):

    El delegado puede ver, crear y cambiar elementos en sus carpetas.

  7. Pulse «Aceptar».

Se notificará al delegado a través de un correo separado que se le ha añadido a su lista de delegados. El correo resume todos los permisos que se le han asignado.

6.4.2.2. Subscribirse a la carpeta de otro usuario

Para acceder a las carpetas que le han sido delegadas:

  1. Pulse Archivo > Suscribirse a la carpeta Exchange de otro usuario.
  2. Especifique la dirección de correo-e del usuario que le haya delegado o pulse el botón Usuario para elegirlo de su libreta de direcciones.
  3. Seleccione la carpeta que quiere abrir.
  4. Pulse «Aceptar».

Las carpetas que le han sido delegadas aparecerán en su lista de carpetas dentro de una carpeta etiquetada con el nombre de su propietario. Por ejemplo, si Ignacio Matamoros le ha delegado algunas carpetas, verá una una carpeta llamada Ignacio Matamoros en el árbol de carpetas, al mismo nivel que sus carpetas locales y carpetas públicas.

Si la carpeta no se abre adecuadamente, compruebe con el dueño de la carpeta que le ha concedido los permisos de acceso correctos.

6.4.3. Suscribirse a carpetas públicas

Puede suscribirse a carpetas públicas disponibles en el servidor Exchange.

  1. Pulse Carpeta > Suscripciones.

  2. Seleccione la cuenta de Exchange.

  3. Seleccione las carpetas a las que se quiere suscribir.

  4. Pulse «Aceptar».

    Las carpetas a las que se ha suscrito para aparecer en la lista de carpetas a la izquierda.

  5. Para ver el contenido de una carpeta, pulse sobre ella.

6.4.4. Recordatorios

Los recordatorios de reuniones en su calendario de Exchange no funcionarán hasta que ejecute Evolution al menos una vez después de iniciar la sesión. Este comportamiento difiere del de los recordatorios administrados localmente, que funcionan desde el mismo momento que inicia la sesión, independientemene de si ya haya ejecutado Evolution en la sesión, de tal manera que pueda establecer una hora conveniente para una reunión. Para activar los ajustes de los recordatorios en su cuenta de Exchange, seleccione la casilla de verificación Recordar la contraseña. Para obtener más información acerca de los Recordatorios consulte Recordatorios.

6.4.5. Configuración un mensaje de Estoy fuera

Un mensaje Estoy fuera de la oficina es una respuesta automática que puede enviar como respuesta a los mensajes que reciba, explicando por qué no va a responder inmediatamente. Por ejemplo, si se va una semana de vacaciones sin acceso a su correo electrónico, puede establecer una respuesta automática para que la gente sepa que realmente no los está ignorando.

  1. Pulse Editar > Preferencias, después seleccione Cuentas de correo.
  2. Seleccione la cuenta de Exchange, después pulse Editar.
  3. Seleccione la pestaña Configuración de Exchange. La opción superior le permitirá establecer un Mensaje para cuando esté fuera de la oficina.
  4. Pulse Ahora no estoy en la oficina.
  5. Escriba un mensaje corto en el campo de texto.
  6. Pulse «Aceptar».

Su mensaje se envía automáticamente a cualquiera que le envíe correo hasta que vuelva y seleccione Ahora estoy en la oficina.