Besprechungen planen mit der Verfügbarkeitsfunktion

Evolution hilft beim bequemen Festlegen einer Besprechung entsprechend der Verfügbarkeit der Teilnehmer. Die Verteilungsfunktion ermöglicht die Einsicht in den Exchange-Kalender anderer Benutzer um herauszufinden, ob sie zu einem Zeitpunkt noch Zeit haben. Wenn ja, dann können Sie die Besprechung entsprechend verschieben.

  1. Erstellen Sie einen neuen Termin im Kalender.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, und wählen Sie »Besprechung ansetzen«.

  3. Klicken Sie auf den Reiter »Hinzufügen«, um die E-Mail-Adressen in die Liste einzugeben.

  4. Klicken Sie auf den Reiter »Teilnehmer«, um die Teilnehmer aus der globalen Adressliste (GAL) auszuwählen.

    Sie können die Teilnehmer direkt aus den folgenden Adresslisten auswählen.

    • Persönlich
    • Globale Adressliste
    • Kontakte

    Sie können ebenso eine der Kategorien »Jahrestag« , »Geburtstag«, »Geschäftlich« usw. aus der Auswahlliste jeder Adresse angeben.

  5. Fügen Sie die Teilnehmer zu den folgenden Teilnehmerkategorien hinzu.

    • Vorsitzende
    • Benötigte Teilnehmer
    • Optionale Teilnehmer
    • Ressourcen
  6. Klicken Sie auf das Werkzeug für Verfügbarkeitsinformationen in der rechten oberen Ecke.

  7. Klicken Sie auf Optionen > Verfügbarkeit, um die Kalender der Teilnehmer zu prüfen und, wenn möglich, die Besprechung in den Kalendern aller Teilnehmer zu aktualisieren

Wenn Besprechungsteilnehmer nicht während der geplanten Besprechungszeiten verfügbar sind, können Sie die Besprechung auf den nächsten möglichen Termin “verschieben”. Klicken Sie dazu auf die Pfeile neben dem Knopf »Auto-Auswählen«. Der Knopf »Auto-Auswählen« ermöglicht das Verschieben der Besprechung auf den zeitlich nächstgelegenen Termin, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können Sie auch die Randlinien des als Besprechungszeitraum markierten Bereichs auf die gewünschte Zeit mit der Maus verschieben.