Plánování s Kalendářem Evolution

Jsou dva druhy jevů, které můžete s Evolutionem plánovat: události a schůzky. Událost je jev, který můžete plánovat jen pro sebe, a schůzka je události, kterou můžete plánovat pro více lidí. Můžete také využít vyhledávání ve volno/obsazeno, abyste určili, zda mají pozvaní volno.

5.2.1. Události

V Evolutionu jsou události jevy, které si plánujete pro sebe.

5.2.1.1. Vytváření událostí

  1. Klikněte na Soubor > Nový > Událost.

    nebo

    Klikněte na Kalendář na přepínači, potom klikněte na Soubor > Nový > Událost.

    nebo

    Double-click in a blank space on the calendar view to open an Appointment dialog box. The particular time on the calendar view against which you have double-clicked on will be suggested for the new appointment.

    nebo

    Zadejte požadovanou délku trvání v zobrazení kalendáře a vložte shrnutí.

  2. Vyberte kalendář v rozbalovacím seznamu kalendářů.

    Vložte stručný souhrn do pole Shrnutí.

  3. (Volitelně) Napište umístění do pole Místo.

  4. Zvolte datum a čas.

  5. Vložte stručný souhrn do pole Shrnutí.

  6. Chcete-li tuto událost vybrat jako celodenní, klikněte na Volby > Celodenní událost.

    nebo

    Klikněte na tlačítko Celodenní událost na nástrojová liště.

  7. Pokud se jedná o celodenní událost, stanovte počáteční a konečné datum.

  8. Pokud se nejedná o celodenní událost, stanovte počáteční a konečný čas.

  9. Vyberte Po, chcete-li zadat délku trvání.

    nebo

    Vyberte Až do, chcete-li zadat konečný čas události.

  10. Vyplňte informace o časovém pásmu do pole Časové pásmo.

    nebo

    Klikněte na glóbus pro přizpůsobení časového pásma.

    Chcete-li skrýt nebo zobrazit pole Časové pásmo, klikněte na Zobrazit > Časové pásmo.

  11. Chcete-li zobrazit čas jako obsazený, klikněte na Volby > Zobrazovat čas jako obsazený.

  12. (Volitelně) Napište kategorii do pole Kategorie.

    Chcete-li zobrazit nebo skrýt pole Kategorie, klikněte na Zobrazit > Kategorie.

  13. (Volitelně) Napište popis do pole Popis.

  14. Chcete-li vytvořit alarm k této události, klikněte na Alarmy na nástrojové liště nebo klikněte na Volby > Alarmy.

    Vyberte Přizpůsobit, chcete-li přidat nebo odstranit vlastní alarmy pro událost.

    Více informací o přípomínkách naleznete v Připomínkách.

  15. (Volitelně) Chcete-li přidat přílohu, táhněte a pusťte přílohu na lištu příloh.

    nebo

    Klikněte na tlačítko Příloha na nástrojové liště nebo na Vložit > Přílohu a potom přílohu vyberte.

  16. (Volitelně) Klikněte na Volby > Klasifikace, potom vyberte klasifikaci (jako Veřejné, Soukromé nebo Důvěrné).

  17. (Volitelně) Klikněte na tlačítko Opakování na nástrojové liště.

    nebo

    Klikněte na Volby > Opakování a zadejte, zda chcete, aby se událost opakovala a jak často.

5.2.1.1.1. Celodenní událost

Celodenní událost se zobrazuje v seznamu událostí daného dne nahoře v hlavičce pod datem, ne uvnitř. Tak je jednodušší mít události, které se překrývají a zanořují jedna do druhé. Například konference je celodenní událost a schůzky během ní jsou časové události. Události s daným počátečním a koncovým časem se mohou překrývat. Pokud tomu tak je, zobrazují se jako více sloupců v denním zobrazení kalendáře.

Vytvoříte-li události, které se překrývají, Evolution je zobrazí v kalendáři vedle sebe.

5.2.1.2. Připomínky

Můžete mít také několik Připomínek pro jednotlivé události jakýkoliv čas před. Můžete mít připomínky následujících typů:

  • Zobrazení:

    Oznámení vyskočí na obrazovce, aby vám událost připomnělo.

  • Zvuk:

    Váš počítač provede zvukový alarm.

  • Program:

    Jako připomínku můžete spustit program. Můžete jeho název vložit do textového pole nebo jej vyhledat po kliknutí na tlačítko Procházet.

Kromě připomínek výše bliká alarmující ikona Evolutionu v oznamovací oblasti. Chcete-li alarm přerušit nebo se podívat na událost, klikněte na ikonu.

Chcete-li vytvořit připomínku:

  1. Chcete-li vytvořit alarm k této události, klikněte na Alarmy na nástrojové liště nebo klikněte na Volby > Alarmy.
  2. Vyberte Přizpůsobit, chcete-li přidat nebo odstranit vlastní alarmy pro událost.

Pokud máte připomínky uložené v lokálním kalendáři, fungují od momentu, kdy se přihlásíte do systému. Nicméně máte-li připomínky uložené na jakémkoliv vzdáleném serveru jako GroupWise nebo Exchange, který vyžaduje autentizaci, musíte po přihlášení do systému spustit Evolution alespoň jednou. Bez ohledu na to, kde máte připomínky uložené, můžete Evolution zavřít a stále budete upomínání na aktuální události.

5.2.1.3. Klasifikace

Používáte-li kalendář na serverech Novell GroupWise® nebo Microsoft Exchange, vyberte klasifikaci události, tak rozhodnete, kdo ji může vidět. Veřejné je výchozí kategorie, veřejné události může prohlížet kdokoliv na síti pro sdílení kalendářů. Soukromé udává první úroveň utajení a Důvěrné je ještě vyšší úroveň. Různé úrovně se mohou lišit v závislosti na nastavení vašeho serveru; konzultujte to se svým systémovým administrátorem nebo upravte vaše nastavení delegací.

Používáte-li server Novell GroupWise nebo Microsoft Exchange, ostatní lidé na serveru mohou zkontrolovat váš rozvrh, zda máte v určitý čas volno. Pokud máte událost, kterou můžete posunout, nebo ji chcete označit jako volný spíše než obsazený čas, vyberte Volný místo Obsazený v sekci Zobrazovat čas jako. Normálně jsou události zobrazené jako obsazené.

Události můžete rozdělovat do kategorií stejným způsobem jako kontakty.

  1. (Volitelně) Napište kategorii do pole Kategorie.
  2. Zatrhněte políčko vedle každé kategorie, které chce událost přiřadit.
  3. Chcete-li zobrazit nebo skrýt pole Kategorie, klikněte na Zobrazit > Kategorie.

Můžete do seznamu přidat novou kategorii kliknutím na Upravit hlavní seznam kategorií a potom na Kliknutím zde přidáte kategorii.

Poté, co máte kategorie vybrané, klikněte na OK a přiřadíte tyto kategorie dané události. Kategorie, které jste vybrali, jsou seřazeny v textovém poli vedle tlačítka Kategorie.

Události s kategoriemi se zobrazují v kalendáři s ikonami a můžete také vyhledávat události podle kategorií. Chcete-li zobrazit události pouze dané kategorie, vyberte kategorii v liště hledání v horní části kalendáře.

5.2.1.4. Opakování

Tlačítko Opakování vám umožňuje popsat opakování událostí v rozsahu od každého dne po jednou za 100 let. Poté můžete vybrat časy a data, kdy se má opakování události ukončit. Pod Výjimkami, můžete vybrat jednotlivé dny, kdy se událost neopakuje. Tvořte své výběry zleva doprava a vytvoříte větu: ‚Každé dva týdny v pondělí a pátek až do 3.ledna, 2008‘ nebo ‚Každý měsíc první pátek po 12 opakování.‘

Poté, co máte nastavení hotové, klikněte v nástrojové liště na tlačítko Uložit a zavřete okno pro editaci události. Pokud chcete, můžete měnit shrnutí události tak, že na ni v zobrazení kalendáře kliknete a začnete psát. Ostatní nastavení můžete měnit tak, že kliknete pravým tlačítkem na událost a vyberete Otevřít nebo na událost poklepete.

5.2.2. Zaslání pozvánky na schůzku

Schůzka je událost, kterou plánujete pro více lidí. Evolution lze použít pro plánování schůzek skupin a pomůže vám spravovat odpovědi na požadavky na schůzku.

Když vytváříte schůzku nebo skupinovou událost, můžete zadat účastníky v několika kategoriích jako ‚předsedové‘ nebo ‚vyžadování účastníci‘. Když uložíte seznam schůzky, každému účastníkovi je zaslán e-mail s informací o schůzce, což jim také dává možnost podpovědět.

Nepotřebujete-li sbírat informace od účastníků, když plánujete schůzku, a raději byste schůzku jen oznámili, klikněte pravým tlačítkem na schůzku a vyberte Odeslat jako iCalendar. To otevře nový e-mail s upozorněním v příloze. Příjemci mohou přidat událost do svých kalendářů jedním kliknutím, ale nepošle vám to automaticky e-mail, zda se zúčastní nebo ne.

Chcete-li naplánovat schůzku:

  1. Klikněte na Soubor > Nový > Schůzka.

  2. Máte-li více e-mailových účtů, vyberte v poli Organizátor ten, který chcete používat.

  3. Vyberte kalendář v rozbalovacím seznamu kalendářů.

  4. Klikněte na Přidat, abyste přidali e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat.

  5. Chcete-li účastníka odstranit ze seznamu, označte jej a klikněte na Ostranit.

  6. Chcete-li upravit pole, označte jej a klikněte na Upravit.

  7. Klikněte na Zobrazit, chcete-li zobrazit nebo skrýt pole Typ, Funkci, Stav a RSVP.

  8. Vložte stručný souhrn do pole Shrnutí.

  9. (Volitelně) Napište umístění do pole Místo.

  10. Chcete-li tuto událost vybrat jako celodenní, klikněte na Volby > Celodenní událost.

    nebo

    Klikněte na tlačítko Celodenní událost na nástrojová liště.

  11. Pokud se jedná o celodenní událost, stanovte počáteční a konečné datum.

  12. Pokud se nejedná o celodenní událost, stanovte počáteční a konečný čas.

  13. Vyberte Po, chcete-li zadat délku trvání.

    nebo

    Vyberte Až do, chcete-li zadat konečný čas události.

  14. Vyplňte informace o časovém pásmu do pole Časové pásmo.

    nebo

    Klikněte na glóbus pro přizpůsobení časového pásma.

    Chcete-li skrýt nebo zobrazit pole Časové pásmo, klikněte na Zobrazit > Časové pásmo.

  15. Chcete-li vytvořit alarm k této události, klikněte na Alarmy na nástrojové liště nebo klikněte na Volby > Alarmy.

    Vyberte Přizpůsobit, chcete-li přidat nebo odstranit vlastní alarmy pro událost.

    Více informací o přípomínkách naleznete v Připomínkách.

  16. (Volitelně) Chcete-li přidat přílohu, táhněte a pusťte přílohu na lištu příloh.

    nebo

    Klikněte na tlačítko Příloha na nástrojové liště nebo na Vložit > Přílohu a potom přílohu vyberte.

  17. (Volitelně) Klikněte na Volby > Klasifikace, potom vyberte klasifikaci (jako Veřejné, Soukromé nebo Důvěrné).

  18. (Volitelně) Klikněte na tlačítko Opakování na nástrojové liště.

    nebo

    Klikněte na Volby > Opakování a zadejte, zda chcete, aby se událost opakovala a jak často.

  19. Chcete-li se zeptat na informace o volnu/obsazenu účastníků, klikněte v nástrojové liště na Volno/obsazeno.

    nebo

    Klikněte na Volby > Volno/obsazeno.

  20. Schůzku uložíte tak, že kliknete na Uložit.

E-mail je odeslán všem příjemcům zvouce je na schůzku.

V Evolutionu může mít schůzka pouze jednoho organizátora a pouze organizátor může přidávat schůzce účastníky. Ačkoliv je možné změnit organizátora schůzky, nelze to doporučit jako způsob, jak pozvat na schůzku další účastníky. Chcete-li pozvat na schůzku další lidi a nejste organizátorem schůzky, je doporučováno přeposlat dalším účastníkům zvací e-mail, který jste obdrželi od původního organizátora schůzky.

5.2.3. Akceptování a odpověď na požadavek na schůzku

Žádosti o schůzky jsou zasílány jako přílohy iCal. Chcete-li ji zobrazit nebo na ni odpovědět, klikněte na ikonu přílohy a zobrazí se v okně zprávy. Zobrazeny jsou všechny detaily o události včetně času a datů. Poté můžete vybrat, jak na pozvánku odpovědět. Možnosti jsou tyto:

  • Akceptovat
  • Předběžně akceptovat
  • Odmítnout

Klikněte na Ok a odešlete organizátorovi e-mail s vaší odpovědí. Pokud ji akceptujete, je událost přidána do vašeho kalendáře.

Poté, co přidáte schůzku do kalendáře, můžete provádět změny v informacích, ale pokud původní organizátor rozešle aktualizované informace, vaše změny mohou být přepsány.

5.2.4. Čtení odpovědí na požadavky na schůzku

Když dostanete odpověď na pozvánku, kterou jste poslali, můžete ji kliknutím na přílohu a zvolením Zobrazit v textu prohlížet vloženou ve zprávě.

5.2.5. Zobrazení nástrojového tipu

Pokud spěcháte a chcete vidět detaily schůzky, najeďte myší nad schůzku v zobrazení kalendáře. Objeví se nástrojový tip s detaily schůzky. Nabídne program schůzky, místo konání a čas. Jste-li organizátor schůzky, můžete také vidět stav účastníků, např. kolik z nich přijalo nebo odmítlo žádost o schůzku.

5.2.6. Použití zobrazení Volno/obsazeno

Kromě standardních nástrojů pro plánování schůzek můžete využít také zobrazení Volno/obsazeno, chcete-li dopředu zjistit, zda mají lidé volno. Funkce Volno/obsazeno je normálně funkcí vyhrazených groupware serverů jako Microsoft Exchange a Novell GroupWise. Nicméně můžete publikovat informace o volnu/obsazenu také online a přistupovat k informacím o volnu/obsazenu někde jinde. Pokud ne každý, s kým spolupracujete, používá volno/obsazeno, můžete pořád použít pozvánku na událost iCal, chcete-li ji koordinovat i s ostatními.

Pro přístup k zobrazení volno/obsazeno:

  1. Klikněte na Soubor > Nový > Schůzka.
  2. Klikněte na Přidat, abyste přidali e-mailové adresy lidí, které chcete pozvat.
  3. Klikněte na tlačítko Volno/obsazeno v nástrojové liště nebo na Volby > Volno/obsazeno.
  4. Nastavte čas schůzky buď přetažením hranic schůzky nebo použitím tlačítka Automatický výběr, které vybere čas automaticky, potom klikněte na Uložit a Zavřít. Účastníci na server Exchange mají událost aktualizovanou automaticky; ostatní obdrží upozornění na jakoukoliv změnu plánů e-mailem.
Seznam účastníků:

Seznam účastníků ukazuje lidi, kteří byly na událost pozvaní.

Rastr rozvrhu:

Rastr rozvrhu zobrazuje zveřejněné informace o volnu/obsazenu lidí, které jste pozvali. Je to místo, kde můžete srovnávat rozvrhy, abyste nalezli volný čas pro naplánování schůzky. jednotlivci mají viditelné informace o rozvrhu pouze, když používají stejný server Novell GroupWise nebo Microsoft Exchange jako vy (to je, když jsou ve stejné organizaci jako vy) nebo když zveřejňují informace o volnu/obsazenu na URL, ke kterému máte přístup a máte ho vložené v jejich kartách kontaktů.

5.2.6.1. Zveřejňování kalendáře a informací Volno/obsazeno bez serveru Groupware

Můžete zveřejňovat informace kalendáře a o volnu/obsazenu na servery WebDAV a FTP nebo na vzdálený počítač skrze ssh nebo na ostatní webové servery s podporou HTTP PUT. Konzultujte to svým administrátorem, pokud si nejste jistí, že tuto funkcionalitu máte.

Chcete-li nastavit zveřejnění kalendáře nebo Volno/obsazeno:

  1. Klikněte na Upravit > Nastavení a potom na Kalendář a úkoly.
  2. Klikněte na tlačítko Zveřejňování kalendáře, potom na Přidat a vyberte informace, které chcete zveřejnit.
  3. Zvolte s frekvenci, s jakou chcete data uploadovat.
  4. Vyberte kalendáře, jejichž data chcete zveřejnit.
  5. Zadejte umístění pro upload na server.
  6. Napište vaše jméno uživatele a heslo.
  7. Klikněte na OK.

Chcete-li kalendář zveřejnit okamžitě, běžte do komponenty Kalendář a klikněte na Akce > Zveřejnit kalendář.

Můžete zadat šablonu, která se má použít při umístění na server pro volno/obsazeno.

5.2.6.2. Přístup k datům Volno/obsazeno bez server Groupware

Pokud vám jednotlivci dávají URL pro data volno/obsazeno nebo pro jejich webové kalendáře, můžete je vložit jako kontaktní informace v nástroji Kontakty. Potom, když s nimi plánujete schůzku, Evolution se podívá do rozvrhu a zobrazí ho v datech volno/obsazeno.