Ρυθμίσεις αποκλειστικά για το Evolution Exchange
Υπάρχουν μερικές ρυθμίσεις στο Evolution που είναι διαθέσιμες μόνο με το Evolution Exchange, όπως η ανάθεση και η διαχείριση δικαιωμάτων, η δημιουργία μηνυμάτων “Εκτός γραφείου”, η αλλαγή κωδικών και η προβολή του μεγέθους των φακέλων.
- 6.4.1. Επιλογές αποστολής
- 6.4.2. Ανάθεση πρόσβασης
- 6.4.3. Συνδρομή σε δημόσιους φακέλους
- 6.4.4. Υπενθυμίσεις
- 6.4.5. Ρύθμιση ενός μηνύματος Εκτός γραφείου
6.4.1. Επιλογές αποστολής
Μπορείτε να ορίσετε την προτεραιότητα και την ευαισθησία των απεσταλμένων μηνυμάτων για ένα λογαριασμό Exchange έτσι ώστε οι παραλήπτες να ξέρουν πόσο σημαντικό είναι το μήνυμα. Η προτεραιότητα μπορεί να έχει μία από τις τρεις επιλογές: Υψηλή, Κανονική ή Χαμηλή. Και η ευαισθησία μπορεί να έχει μια από τις τέσσερις επιλογές: Κανονικό, Προσωπικό, Ιδιωτικό και Εμπιστευτικό. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την αίτηση αποδείξεων παράδοσης και την αίτηση αποδείξεων ανάγνωσης για τα απεσταλμένα μηνύματα.
- 6.4.1.1. Επιλογές παρακολούθησης
- 6.4.1.2. Εκπροσώπηση στοιχείων ημερολογίου
6.4.1.1. Επιλογές παρακολούθησης
Το Evolution σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση ενός στοιχείου που έχετε στείλει. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την Αίτηση απόδειξης παράδοσης όπως και την Αίτηση απόδειξης ανάγνωσης ώστε να ξέρετε πότε το στοιχείο έφτασε και πότε το διάβασαν οι παραλήπτες.
Για να ορίσετε τη σημαντικότητα και την ευαισθησία του μηνύματος:
-
Ανοίξτε ένα παράθυρο Συγγραφής νέου μηνύματος.
-
Επιλέξτε το λογαριασμό Exchange από το πεδίο Από.
-
Επιλέξτε Εισαγωγή > Επιλογές αποστολής.
-
Επιλέξτε την προτεραιότητα για τα απεσταλμένα σας μηνύματα από τις τρεις δεδομένες επιλογές (Κανονική, Υψηλή, Χαμηλή).
-
Επιλέξτε την ευαισθησία για τα απεσταλμένα σας μηνύματα από τις τέσσερις δεδομένες επιλογές (Κανονικό, Προσωπικό, Ιδιωτικό, Εμπιστευτικό).
-
Ανάθεση πρόσβασης μηνύματος:
Πατήστε Αποστολή ως αντιπρόσωπος για να στείλετε το μήνυμα στον παραλήπτη εκ μέρους κάποιου άλλου.
Για να στείλετε ένα στοιχείο ημερολογίου ως αντιπρόσωπος, θα πρέπει να είστε συνδρομητής στο μήνυμα το αντιπροσωπευόμενου και επίσης θα πρέπει να έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα ορισμένα σε σας από τον αντιπροσωπευόμενο.
-
Πατήστε στο Χρήστης για να ανοίξετε το διάλογο Προβολή επαφών.
-
Επιλέξτε την επαφή από το επιθυμητό βιβλίο διευθύνσεων και πατήστε Προσθήκη, και μετά κλείστε το διάλογο.
Δεν επιτρέπεται να στείλετε ένα μήνυμα εκ μέρους περισσότερων του ενός ατόμων ταυτόχρονα.
Όταν ο παραλήπτης ανοίγει το μήνυμα, αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να διαβάσει ένα μήνυμα ότι Το μήνυμα στάληκε από <όνομα αντιπρόσωπου> εκ μέρους του <όνομα αντιπροσωπευόμενου> στη γραμή κεφαλίδας του πλαισίου προεπισκόπησης.
-
-
Επιλέξτε το κουτάκι Να ζητείται απόδειξη παραλαβής για αυτό το μήνυμα για να λάβετε μια απόδειξη από τον παραλήπτη.
-
Επιλέξτε Να ζητείται απόδειξη ανάγνωσης για αυτό το μήνυμα για να λάβετε μια απόδειξη ανάγνωση για το μήνυμα που στείλατε.
-
Πατήστε δημιουργία.
6.4.1.2. Εκπροσώπηση στοιχείων ημερολογίου
Μπορείτε να στείλετε Ραντεβού ή Συναντήσεις εκ μέρους κάποιου άλλου αν έχετε συνδρομή στο Ημερολόγιό του ή της.
-
Επιλέξτε το ημερολόγιο του αντιπροσωπευόμενου.
-
Ανοίξτε ένα νέο παράθυρο του Δημιουργού συνάντησης.
-
Προσθέστε τους παραλήπτες.
-
Συμπληρώστε τις πληροφορίες.
Πατήστε Αποστολή.
Όταν ο παραλήπτης λάβει το στοιχείο ημερολογίου, ένα μήνυμα δείχνει ότι το στοιχείο δημιουργήθηκε από κάποιον εκ μέρους του Αντιπροσωπευόμενου.
6.4.2. Ανάθεση πρόσβασης
Μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους ανθρώπους στην Καθολική λίστα διευθύνσεων του οργανισμού σας να έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο, το βιβλίο διευθύνσεων και τα μηνύματα, και αυτοί να σας αφήνουν να διαχειρίζεστε τα δικά τους. Η ανάθεση αντιπροσώπευσης επιτρέπει σε ανθρώπους να κάνουν οτιδήποτε από το να ελέγξουν ο ένας το πρόγραμμα του άλλου εώς και να διαχειριστούν πλήρως τις προσωπικές τους πληροφορίες.
- 6.4.2.1. Ανάθεση πρόσβασης σε άλλους
- 6.4.2.2. Συνδρομή στους φακέλους άλλων χρηστών
6.4.2.1. Ανάθεση πρόσβασης σε άλλους
Για να προσθέσετε κάποιον στη λίστα αντιπροσώπων σας:
-
Επιλέξτε Επεξεργασία > Προτιμήσεις.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Επιλογές Exchange.
-
Πατήστε στο Βοηθός ρύθμισης ανάθεσης για να ανοίξετε το διάλογο Εκπρόσωποι.
-
Πατήστε Προσθήκη, και μετά αναζητήστε για μια επαφή στην Καθολική λίστα διευθύνσεων.
Θυμηθείτε ότι η Καθολική λίστα καταλόγου (GAL) εμφανίζεται άδεια μέχρι να αναζητήσετε για κάτι μέσα της.
-
Επιλέξτε τον εκπρόσωπο και πατήστε Επεξεργασία για να ανοίξετε το διάλογο δικαιωμάτων του εκπροσώπου.
-
Επιλέξτε από τα ακόλουθα επίπεδα πρόσβασης για κάθε ένα από τους τέσσερις τύπους φακέλων:
Επιμελητής (μόνο ανάγνωση):Επιτρέπει στον εκπρόσωπο να δει τα στοιχεία σε αυτόν το τύπο φακέλων, αλλά όχι να δημιουργεί νέα στοιχεία ή να επεξεργάζεται τα υπάρχοντα.
-
Πατήστε δημιουργία.
Ο εκπρόσωπος ειδοποιείται μέσω ξεχωριστού μηνύματος ότι έχει προστεθεί στη λίστα εκπροσώπων σας. Το μήνυμα συνοψίζει όλα τα δικαιώματα που έχουν ανατεθεί στον εκπρόσωπο.
6.4.2.2. Συνδρομή στους φακέλους άλλων χρηστών
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στους φακέλους εκείνων που εκπροσωπείτε εσείς:
Οι φάκελοι στους οποίους έχετε συνδρομή εμφανίζονται στη λίστα φακέλων, με ετικέτα το όνομα του ιδιοκτήτη τους. Για παράδειγμα, αν η Μάρθα Παπαδοπούλου σας έχει ορίσει δικαιώματα για φακέλους, θα βλέπετε ένα φάκελο που θα ονομάζεται Φάκελοι Μάρθα Παπαδοπούλου στο δένδρο φακέλων, στο ίδιο επίπεδο με τον Προσωπικό σας φάκελο και τους Δημόσιους φακέλους σας.
Αν ο φάκελος αποτύχει να ανοίξει κανονικά, ελέγξτε με τον ιδιοκτήτη του για να βεβαιωθείτε ότι σας έχουν ανατεθεί τα σωστά δικαιώματα πρόσβασης.
6.4.3. Συνδρομή σε δημόσιους φακέλους
Μπορείτε να γίνετε συνδρομητές σε δημόσιους φάκελους που διατίθενται στον εξυπηρετητή Exchange.
6.4.4. Υπενθυμίσεις
Οι υπενθυμίσεις για συναντήσεις στο ημερολόγιο σας στο Exchange δε δουλεύουν μέχρι να εκτελέσετε το Evolution τουλάχιστον μια φορά αφού συνδεθείτε. Αυτό διαφέρει από τις τοπικά αποθηκευμένες υπενθυμίσεις, οι οποίες λειτουργούν από τη στιγμή που θα συνδεθείτε, άσχετα αν έχετε εκτελέσει το Evolution στη συνεδρία ώστε να μπορείτε να ορίσετε μια βολική ώρα για μια συνάντηση. Για να ενεργοποιήσετε τις Υπενθυμίσεις στο λογαριασμό Exchange σας, επιλέξτε το κουτάκι Απομνημόνευση του κωδικού. Για να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για τις Υπενθυμίσεις, δείτε τις Υπενθυμίσεις.
6.4.5. Ρύθμιση ενός μηνύματος Εκτός γραφείου
Ένα μύνημα Εκτός γραφείου είναι μια αυτόματη απάντηση την οποία μπορείτε να στείλετε σε μηνύματα, εξηγώντας γιατί δεν απαντάτε αμέσως στα μηνύματά τους. Για παράδειγμα, αν είστε σε διακοπές για μια βδομάδα και δεν έχετε πρόσβαση στην αλληλογραφία σας, μπορείτε να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση ώστε οι άλλοι να ξέρουν ότι δεν τους αγνοείτε.
- Επιλέξτε Επεξεργασία > Προτιμήσεις, και μετά επιλέξτε Λογαριασμοί αλληλογραφίας.
- Επιλέξτε το λογαριασμό Exchange και πατήστε Επεξεργασία.
- Επιλέξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις Exchange. Η πρώτη επιλογή σας επιτρέπει να ορίσετε ένα μήνυμα Εκτός γραφείου.
- Επιλέξτε το Αυτή τη στιγμή απουσιάζω από το γραφείο.
- Πληκτρολογήστε ένα σύντομο μήνυμα στο πεδίο κειμένου.
- Πατήστε δημιουργία.
Το μήνυμά σας στέλνεται αυτόματα σε οποιονδήποτε σας στέλνει αλληλογραφία μέχρι να επιστρέψετε και να επιλέξετε Είμαι στο γραφείο.