Organisation des contacts

Evolution vous permet d'organiser vos contacts. Vous pouvez créer plusieurs carnets d'adresses différents ou des listes de contacts. Dans un carnet d'adresses donné, vous pouvez avoir plusieurs catégories de contacts.

IV.III.I. Groupes de contacts

Les groupes de contacts sont en fait des carnets d'adresses. La façon la plus simple d'organiser les contacts est de créer des carnets d'adresses supplémentaires. Vous pouvez en créer un nouveau en choisissant Fichier > Nouveau > Carnet d'adresses. Pour des groupes de contacts sur votre ordinateur, vous devez uniquement fournir un nom. Pour des contacts sur un réseau, vous devez fournir plus d'informations sur le serveur de contacts que vous souhaitez atteindre.

Pour déplacer une carte d'un groupe à un autre, il suffit de le faire glisser à partir de l'affichage principal des contacts vers un autre groupe. La plupart des groupes de contacts sur le réseau ne sont pas modifiables.

Les groupes de contacts ne sont pas la même chose que les listes de contacts. Un groupe de contacts est semblable à un dossier ou à un carnet d'adresse rempli de contacts. Une liste de contacts est un contact unique qui contient d'autres contacts, et sert le plus souvent à envoyer un courriel à plusieurs personnes à la fois.

IV.III.II. Importation de contacts

Vous pouvez importer des contacts depuis d'autres outils de gestion de contacts à l'aide de l'outil d'importation.

  1. Cliquez sur Fichier > Importer.

    ou

    Envoyez-vous un contact sous forme de pièce jointe vCard.

    Actuellement, les formats VCF et LDIF sont pris en charge. Les formats de fichier CSV et TAB sont pris en charge par MS Outlook, Thunderbird, Mozilla et Evolution.

IV.III.III. Création d'une liste de contacts

Une liste de contacts est un ensemble de contacts identifiés par un pseudonyme unique de votre choix. Lorsque vous envoyez un courriel à ce pseudonyme, il est envoyé à tous les membres de la liste. La différence avec une liste de diffusion réseau, c'est que la liste de contacts existe uniquement sur votre ordinateur et pour votre usage, et n'est pas une adresse électronique réelle gérée par une application de listes de diffusion sur un serveur.

Par exemple, vous pouvez créer une carte pour chaque membre de votre famille, puis ajouter ces cartes à une liste de contacts appelée « Famille ». Ensuite, au lieu de devoir saisir une à une toutes les adresses électroniques de votre famille, vous pouvez envoyer un message à « Famille » et le message sera distribué à chacun d'eux.

Pour créer une liste de contacts :

  1. Ouvrez la fenêtre de création de liste en cliquant sur le bouton Nouvelle liste.

    ou

    Choisissez Fichier > Nouveau > Liste de contacts.

  2. Indiquez un nom pour la liste.

  3. Indiquez les noms ou les adresses électroniques des contacts.

    ou

    Faites glisser les contacts de la fenêtre principale dans la liste.

  4. Décidez si vous voulez masquer les adresses électroniques lorsque vous envoyez un message à la liste.

    Il est recommandé de laisser les adresses masquées, sauf s'il s'agit d'une très petite liste. C'est l'équivalent de l'utilisation de la fonctionnalité Cci discutée dans Ajout de destinataires supplémentaires.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

La liste apparaît comme une carte de contact, qui peut être utilisée de la même manière que toute autre carte, y compris l'envoi de la liste à une autre personne et l'envoi de messages à la liste.

Pour envoyer un courriel à la liste, créez un nouveau message et saisissez le nom que vous avez donné à la liste. Evolution expédie le message à toute la liste au moment où vous envoyez le message. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la carte de la liste dans l'outil Contacts et choisir « Envoyer un message à la liste ».

Evolution ne peut pas stocker des listes de contacts sur des serveurs Microsoft Exchange.

IV.III.IV. Groupements par catégorie

Une autre façon de grouper des cartes est de les marquer comme faisant partie de différentes catégories. Une carte peut appartenir à plusieurs catégories ou à aucune. Par exemple, vous placez la carte d'un ami dans la catégorie Travail parce qu'il travaille avec vous et dans la catégorie Amis car c'est un ami.

Pour signaler qu'une carte appartient à une catégorie,

  1. Double-cliquez sur la carte pour faire apparaître la fenêtre de l'éditeur de contact

  2. Cliquez sur le bouton Catégories sur la gauche.

    La fenêtre des catégories est montrée ci-dessous.

  3. Sélectionnez une catégorie dans la liste. Vous pouvez sélectionner autant de catégories que vous le souhaitez.

Si la liste principale des catégories ne vous convient pas, vous pouvez ajouter vos propres catégories. Pour ajouter une catégorie,

  1. Saisissez le nom de la nouvelle catégorie dans la zone de saisie tout en haut.

  2. Cliquez sur « Créer ».

    Le nom de la catégorie apparaît en regard du bouton Catégories dans l'éditeur de contact.

  3. Cliquez sur « Créer ».

Vous pouvez modifier ou définir la couleur et l'icône de chaque catégorie énumérée dans la liste des catégories. Pour cela, cliquez sur le bouton Édition au bas de la fenêtre des catégories. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer des catégories de la liste.