Spezielle Evolution-Exchange-Einstellungen

Es gibt in Evolution einige Einstellungen, die nur mit Evolution Exchange verfügbar sind, wie zum Beispiel Vertretungen und Befugnisse, das Erstellen von Abwesenheitsnachrichten, das Ändern des Kennworts und das Anzeigen von Ordnergrößen.

6.4.1. Versandoptionen

.... Sie können auch eine Zustellungsbestätigung und eine Lesebestätigung für die gesendete Nachricht anfordern.

6.4.1.1. Verfolgungsoptionen

Evolution ermöglicht die Statusverfolgung gesendeter Objekte. Sie können eine Zustellungsbestätigung als auch eine Lesebestätigung anfordern, so dass Sie über den Empfang und über das Lesen der Nachricht informiert werden.

So legen Sie die Wichtigkeit und Vertraulichkeit einer Nachricht fest:

  1. Öffnen Sie ein Nachrichteneditor-Fenster.

  2. Wählen Sie Ihr Exchange-Konto im »Von«-Feld.

  3. Klicken Sie auf Einfügen > Versandoptionen.

  4. Wählen Sie die Priorität der Nachricht aus den drei Möglichkeiten (Normal, hoch, niedrig).

  5. Wählen Sie die Vertraulichkeit für die verschickte Nachricht aus den vier Möglichkeiten (Normal, Persönlich, Privat, Vertraulich).

  6. Übertragung des Nachrichtenzugriffs:

    Klicken Sie auf »In Vertretung verschicken«, um die Nachricht im Namen eines anderen zum Empfänger zu senden.

    Um ein Kalenderobjekt in Vertretung zu verschicken, sollten Sie die Nachricht des Vertretenen abonnieren und die erforderlichen Rechte von ihm zugewiesen bekommen haben.

    1. Klicken Sie auf »Benutzer«, um das Fenster »Kontakt anzeigen« zu öffnen.

    2. Wählen Sie den Kontakt aus dem gewünschten Adressbuch, klicken Sie dann auf Hinzufügen und schließen Sie dann das Fenster.

      Sie können nicht gleichzeitig eine Nachricht in Namen von mehr als einer Person schreiben.

      Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, so sieht er oder sie im Kopfbereich der Vorschau die Meldung Die Nachricht wurde von »Name des Vertreters« im Auftrag von »Name des Vertretenen« verschickt.

  7. Wählen Sie »Zustellungsbestätigung für diese Nachricht anfordern«, um eine Zustellungsbestätigung vom Empfänger zu erhalten.

  8. Wählen Sie »Lesebestätigung für diese Nachricht anfordern«, um eine Lesebestätigung vom Empfänger zu erhalten.

  9. Klicken Sie auf OK.

6.4.1.2. Kalendereinträgen vertreten

Sie können Besprechungen und Termine im Namen einer anderen Person senden, wenn Sie deren Kalender abonniert haben.

  1. Wählen Sie den Kalender des Vertretenen aus.

  2. Öffnen Sie ein E-Mail-Editorfenster.

  3. Fügen Sie die Empfänger hinzu.

  4. Geben Sie die Informationen ein.

    Klicken Sie auf Abschicken.

    Wenn der Empfänger das Kalenderobjekt empfängt zeigt eine Nachricht an, dass das Objekt von jemandem im Namen des Vertretenen erstellt worden ist.

6.4.2. Übertragung des Zugriffsrechts

Sie können anderen Personen aus der globalen Adressliste Ihres Unternehmens Zugriff auf Ihren Kalender, Ihr Adressbuch und Nachrichten gewähren. Und Sie können andere die ihren verwalten lassen. Vertretung ermöglicht Personen alles vom Prüfen des Zeitplans des Anderen bis zum vollständigen Verwalten persönlicher Informationen.

6.4.2.1. Übertragung des Zugriffs auf andere

Um eine Person zu Ihrer Liste von Vertretern hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten, dann Einstellungen,

  2. Klicken Sie auf den Reiter »Exchange-Einstellungen«.

  3. Klicken Sie auf »Vertretungs-Assistent« zum Öffnen des Vertretungs-Fensters.

  4. Klicken Sie auf »Hinzufügen« und suchen Sie dann nach einem Kontakt in der globalen Adressliste.

    Beachten Sie, dass die globale Adressliste (GAL) leer erscheint, bis Sie nach etwas gesucht haben.

  5. Wählen Sie den Vertreter und klicken Sie auf »Bearbeiten«, um den Dialog für Vertretungsbefugnisse zu öffnen.

  6. Wählen Sie aus den folgenden Zugriffsstufen für jeden der vier Ordner-Arten:

    Keine:

    Der Person nicht den Zugriff auf Ordner dieses Typs erlauben.

    Einsicht (nur lesen):

    Erlaubt der Vertretung Objekte in dieser Ordner-Art einzusehen, aber nicht neue Objekte zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.

    Erstellung (lesen, erstellen):

    Die Vertretung kann Objekte in Ihren Ordnern sehen und neue erstellen, aber bestehende Objekte können nicht verändert werden.

    Bearbeitung (lesen, erstellen, bearbeiten):

    Die Vertretung kann Ihre Ordner einsehen, und Objekte können erstellt und verändert werden.

  7. Klicken Sie auf OK.

Die Vertretung wird über eine E-Mail informiert, dass sie zu Ihrer Liste der Vertreter hinzugefügt worden ist. Die E-Mail gibt eine Zusammenfassung der zugewiesenen Berechtigungen für die Vertretung.

6.4.2.2. Ordner anderer Benutzer abonnieren

Um die Ordner aufzurufen, die an Sie übertragen wurden:

  1. Klicken Sie auf »Datei > Exchange-Ordner eines anderen Benutzers abonnieren«.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers an, den Sie vertreten, oder Klicken Sie auf »Benutzer«, um den Benutzer aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.
  3. Wählen Sie den Ordner aus, der geöffnet werden soll.
  4. Klicken Sie auf OK.

An Sie übertragene Ordner erscheinen in Ihrer Ordnerliste in einem Ordner, der mit dem Namen des Besitzers betitelt ist. Wenn zum Beispiel Martina Meier Ihnen Ordner überträgt, gibt es einen Ordner mit dem Namen »Martina Meiers Ordner« im Ordnerbaum auf der gleichen Ebene wie Ihre persönlichen und öffentlichen Ordner.

Wenn der Ordner sich nicht öffnen lässt, halten Sie Rücksprache mit dem Besitzer des Ordners und stellen Sie sicher, dass die richtigen Zugriffsrechte gewährt werden.

6.4.3. Öffentliche Ordner abonnieren

Sie können öffentliche Ordner auf dem Exchange-Server abonnieren.

  1. Klicken Sie auf Ordner > Abonnements.

  2. Wählen Sie das Exchange-Konto aus.

  3. Wählen Sie die Ordner aus, die Sie abonnieren möchten.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Die Ordner, die Sie abonniert haben, erscheinen in der Ordnerleiste links auf dem Bildschirm.

  5. Klicken Sie auf einen Ordner, um den Inhalt dieses Ordners einzusehen.

6.4.4. Erinnerungen

Alarmbenachrichtigungen für Besprechungen in Ihrem Exchange-Kalender funktionieren erst, nachdem Sie Evolution einmal gestartet haben nach dem Anmelden am Rechner. Dies ist ein Unterschied zu lokalen Kalendern auf Ihrer Festplatte. Sie funktionieren sobald Sie sich an Ihrem Rechner angemeldet haben, ohne dass Evolution gestartet wurde. Um Alarmbenachrichtigungen in Ihrem Exchange-Konto zu aktivieren, wählen Sie das Ankreuzfeld »Passwort speichern«. Für weitere Informationen über Alarmbenachrichtigungen lesen Sie bitte Erinnerungen.

6.4.5. Eine »Nicht im Büro«-Nachricht setzen

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische gesendete Antwort, die erklärt, warum Sie nicht unmittelbar auf eine Nachricht antworten. Wenn Sie zum Beispiel für eine Woche im Urlaub sind und nicht Ihre E-Mails abrufen, dann können Sie eine automatische Antwort aufsetzen, damit Sie Kommunikationspartner wissen lassen, dass Sie nicht vergessen wurden.

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Einstellungen, dann E-Mail-Konten.
  2. Wählen Sie das Exchange-Konto aus und klicken Sie dann auf »Bearbeiten«.
  3. Wählen Sie den Reiter »Exchange-Einstellungen«. Die oberste Einstellung ermöglichen die Festlegung einer Abwesenheitsnotiz.
  4. Klicken Sie auf »Ich bin zurzeit nicht im Büro«.
  5. Geben Sie eine kurze Nachricht in das Textfeld ein.
  6. Klicken Sie auf OK.

Ihre Nachricht wird automatisch an jeden verschickt, der Ihnen eine E-Mail schreibt, bis Sie wieder auf »Ich bin zurzeit im Büro« klicken.