Paramètres propres à Evolution Exchange
Certaines préférences d'Evolution ne sont disponibles qu'avec Evolution Exchange, comme la gestion de la délégation et des autorisations, la création des messages « Absent du bureau », la modification du mot de passe et l'affichage de la taille des dossiers.
- VI.IV.I. Options d'envoi
- VI.IV.II. Délégation des accès
- VI.IV.III. Abonnement à des dossiers publics
- VI.IV.IV. Rappels
- VI.IV.V. Définition d'un message d'absence du bureau
VI.IV.I. Options d'envoi
Vous pouvez définir la priorité et la sensibilité d'un message envoyé à partir d'un compte Exchange afin que les destinataires perçoivent l'importance du message. La priorité peut prendre trois valeurs différentes (Élevée, Normale, Faible) et la sensibilité peut prendre quatre valeurs (Normal, Personnel, Privé, Confidentiel). Vous pouvez aussi activer l'accusé de réception et l'accusé de lecture pour les messages envoyés.
- VI.IV.I.I. Options de suivi
- VI.IV.I.II. Délégation d'éléments de calendrier
VI.IV.I.I. Options de suivi
Evolution vous permet de suivre l'état d'un élément envoyé. Vous pouvez activer la demande d'accusé de réception ainsi que la demande d'accusé de lecture afin de savoir quand l'élément envoyé est arrivé chez les destinataires et quand il a été lu.
Pour définir l'importance et la sensibilité d'un message :
-
Ouvrez la fenêtre d'édition d'un message.
-
Sélectionnez le compte Exchange à partir du champ De.
-
Choisissez Insertion > Options d'envoi.
-
Choisissez la priorité du message à envoyer parmi les trois options disponibles (Normale, Élevée, Faible).
-
Choisissez la sensibilité du message à envoyer parmi les quatre options disponibles (Normal, Personnel, Privé, Confidentiel).
-
Délégation d'accès aux messages :
Cliquez sur « Envoyer en tant que délégué » pour envoyer le message au destinataire au nom de quelqu'un d'autre.
Pour envoyer un élément de calendrier en tant que délégué, vous devez vous abonner aux messages de la personne concernée, et celle-ci doit vous avoir donné les permissions nécessaires.
-
Cliquez sur Utilisateur pour ouvrir la boîte de dialogue Afficher les contacts.
-
Choisissez le contact à partir du carnet d'adresses souhaité, cliquez sur Ajouter, puis fermez la boîte de dialogue.
Vous n'avez pas le droit d'envoyer un message de la part de plus d'une personne à la fois.
Lorsque le destinataire ouvre le message, il voit également un message disant que « Le message a été envoyé par <Nom de la personne qui a délégué> de la part de <Nom du délégué> » sur la barre d'en-tête de la zone d'aperçu.
-
-
Cochez « Demander un accusé de réception pour ce message » pour obtenir un accusé de réception de la part de vos destinataires.
-
Cochez « Demander un accusé de lecture pour ce message » pour obtenir un accusé de lecture de messages envoyés.
-
Cliquez sur « Créer ».
VI.IV.I.II. Délégation d'éléments de calendrier
Vous pouvez envoyez des réunions ou des rendez-vous de la part de quelqu'un d'autre si vous vous êtes abonné à son calendrier.
-
Sélectionnez le calendrier de la personne pour laquelle vous agissez.
-
Ouvrez la fenêtre d'édition d'une nouvelle réunion.
-
Ajoutez les destinataires.
-
Complétez les informations.
Cliquez sur Envoyer.
Lorsque le destinataire reçoit l'élément de calendrier, un message signale que l'élément a été créé par quelqu'un qui agit pour le compte d'une autre personne.
VI.IV.II. Délégation des accès
Vous pouvez permettre à des personnes de la liste d'adresses globale de votre organisation d'accéder à votre calendrier, votre carnet d'adresses et vos messages. Ces personnes peuvent également vous permettre de gérer les leurs. La délégation permet à des personnes d'exécuter diverses opérations, telles que vérifier mutuellement leurs planifications ou gérer mutuellement et complètement leurs informations personnelles.
- VI.IV.II.I. Délégation des accès
- VI.IV.II.II. Abonnement aux dossiers d'autres utilisateurs
VI.IV.II.I. Délégation des accès
Pour ajouter une personne à votre liste de délégués :
-
Choisissez Édition > Préférences.
-
Cliquez sur l'onglet Paramètres Exchange.
-
Cliquez sur Assistant de délégation pour ouvrir la boîte de dialogue de délégation.
-
Cliquez sur Ajouter, puis recherchez un contact dans la liste d'adresses globale.
Souvenez-vous que la liste d'adresses globale (GAL) paraît vide tant que vous n'avez pas effectué une première recherche.
-
Sélectionnez le délégué et cliquez sur Édition pour ouvrir la boîte de dialogue de délégation de permissions.
-
Pour chacun des quatre types de dossiers, vous pouvez sélectionner l'un des niveaux d'accès suivants :
Relecteur (lecture seule) :permet à la personne d'afficher les éléments de ce type de dossier, mais pas de créer des éléments, ni d'en modifier.
-
Cliquez sur « Créer ».
Le délégué est averti par un courriel distinct qu'il a été ajouté à votre liste de délégués. Le message résume tous les droits qu'il a reçus.
VI.IV.II.II. Abonnement aux dossiers d'autres utilisateurs
Pour accéder aux dossiers qui vous sont délégués :
Les dossiers qui vous sont délégués figurent dans votre liste de dossiers dans un dossier portant le nom de son propriétaire. Si, par exemple, Denise Clin vous délègue des dossiers, le dossier « Dossiers de Denise Clin » figure dans l'arborescence des dossiers au même niveau que vos dossiers personnels et publics.
Si vous ne parvenez pas à ouvrir le dossier, contactez le propriétaire du dossier pour vérifier s'il vous a accordé les autorisations d'accès appropriées.
VI.IV.III. Abonnement à des dossiers publics
Vous pouvez vous abonner aux dossiers publics disponibles sur le serveur Exchange.
-
Choisissez Dossier > Abonnements.
-
Sélectionnez le compte Exchange.
-
Cochez les dossiers auxquels vous souhaitez vous abonner.
-
Cliquez sur « Créer ».
Les dossiers auxquels vous vous êtes abonnés apparaissent dans la liste des dossiers sur la gauche.
-
Pour afficher le contenu d'un dossier, cliquez sur celui-ci.
VI.IV.IV. Rappels
Les rappels de rendez-vous dans votre calendrier Exchange ne fonctionnent pas tant que vous n'avez pas exécuté Evolution au moins fois après vous être connecté. Ces rappels sont différents des rappels stockés localement qui fonctionnent dès que vous êtes connecté, que vous ayez exécuté ou non Evolution dans la session. Pour activer les rappels de votre compte Exchange, cochez la case « Se souvenir du mot de passe ». Pour en savoir plus sur les rappels, consultez Rappels.
VI.IV.V. Définition d'un message d'absence du bureau
Un message d'absence du bureau est un message que vous envoyez automatiquement en réponse aux messages que vous recevez et qui explique la raison pour laquelle vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux messages. Si, par exemple, vous partez en vacances pendant une semaine sans pouvoir accéder à votre courrier, vous pouvez définir une réponse automatique pour indiquer aux personnes que vous ne les ignorez pas.
- Choisissez Édition > Préférences, puis sélectionnez Comptes de messagerie.
- Sélectionnez le compte Exchange, puis cliquez sur Édition.
- Sélectionnez l'onglet Paramètres Exchange. La première option vous permet de définir un message d'absence du bureau.
- Cochez « Je suis actuellement absent du bureau ».
- Saisissez un bref message dans le champ de texte.
- Cliquez sur « Créer ».
Le message sera envoyé automatiquement à toutes les personnes qui vous écrivent jusqu'à ce que vous soyez de retour et cliquiez sur « Je suis actuellement au bureau ».