Evolution-eko egutegiarekin planifikatzea

Evolution-ekin, bi gertaera mota planifika ditzakezu: hitzorduak eta bilerak. Hitzorduak norberarentzat bakarrik planifikatzen dira; bilerak, berriz, jende gehiagorekin antolatzen dira. Libre/okupatuta bilaketa ere erabil dezakezu bilerekin, gonbidatuak libre dauden ikusteko.

5.2.1. Hitzorduak

Evolution-en, hitzorduak zuretzat bakarrik antolatzen dituzu.

5.2.1.1. Hitzorduak sortzea

  1. Hautatu Fitxategia > Berria > Hitzordua.

    edo

    Click Calendars on the Switcher, then click File, then New > Appointment.

    edo

    Double-click in a blank space on the calendar view to open an Appointment dialog box. The particular time on the calendar view against which you have double-clicked on will be suggested for the new appointment.

    edo

    Select the required duration on the calendar view and enter the summary.

  2. Hautatu egutegi bat Egutegien goitibeherako zerrendan.

    Enter a brief summary in the Summary field.

  3. (Optional) Type a location in the Location field.

  4. Select the date and time.

  5. Enter a brief summary in the Summary field.

  6. Hitzordua egun osoko gertaera gisa hautatzeko, hautatu Aukerak > Egun osoko gertaera.

    edo

    Egin klik tresna-barrako 'Egun osoko gertaera' botoian.

  7. Gertaera egun osokoa bada, zehaztu hasteko eta amaitzeko data.

  8. Gertaera egun osokoa ez bada, zehaztu hasteko eta amaitzeko ordua.

  9. Hautatu Ordua, iraupena zehazteko.

    edo

    Hautatu 'Noiz arte', gertaera amaitzen den ordua zehazteko.

  10. Idatzi ordu-zonaren informazioa Ordu-zonaren eremuan.

    edo

    Egin klik globoan, ordu-zona pertsonalizatzeko.

    Ordu-zonaren eremua ezkutatu nahiz erakusteko, hautatu Ikusi > Ordu-zona.

  11. Ordua okupatuta erakusteko, hautatu Aukerak > Erakutsi ordua okupatuta.

  12. (Aukerakoa) Idatzi kategoria bat Kategoriak eremuan.

    Kategorien eremua ezkutatu nahiz erakusteko, hautatu Ikusi > Kategoriak.

  13. (Optional) Enter a description in the Description field.

  14. To create an alarm for this appointment, click Alarms on the toolbar, or click Options > Alarms.

    Hautatu Pertsonalizatu, alarma pertsonalizatuak gehitzeko edo kentzeko gertaeran.

    Abisuei buruz gehiago jakiteko, ikus Oroigarriak.

  15. (Optional) To add an attachment, drag and drop the attachment into the attachment bar.

    edo

    Egin klik tresna-barrako Erantsi botoian, edo hautatu Txertatu > Eranskina, eta joan eranskineraino.

  16. (Optional) Click Options > Classifications, then select a classification (as Public, Private or Confidential).

  17. (Aukerakoa) Egin klik tresna-barrako Errepikapena botoian.

    edo

    Hautatu Aukerak > Errepikapena, eta adierazi zein hitzordu errepikatuko den, eta errepikatzeko maiztasuna.

5.2.1.1.1. Egun osoko gertaera

Egun osoko gertaerak eguneko hitzorduen zerrendaren hasieran agertzen dira, dataren azpiko goiburuan (ez dataren barnean). Horrela errazagoa da hitzorduak teilakatzea eta bata bestearen barnean egokitzea. Esate baterako, konferentzia bat egun osoko hitzordua izan daiteke, eta konferentziako bilerak, berriz, ordua zehaztutako hitzorduak. Hasiera eta amaierako ordua markatuta duten hitzorduak ere teilaka daitezke. Horrela gertatzen denean, zutabe anitz agertzen dira egutegiko eguneko ikuspegian.

Bata bestearen gainean teilakatzen diren hitzorduak sortzen badituzu, elkarren aldamenean erakutsiko ditu Evolution-ek egutegian.

5.2.1.2. Oroigarriak

Hainbat eratako Oroigarriak dituzu, antolatuta daukazun hitzorduaren aurretik abisatuz joateko. Mota hauetako oroigarriak dituzu aukeran:

  • Bistaratu:

    Leiho bat azalduko da pantailan, hitzordua duzula gogorarazteko.

  • Audioa:

    Ordenagailuak soinu bidez abisatuko dizu.

  • Programa:

    Programa bat exekuta dezakezu oroigarri gisa. Programaren izena testu-eremuan idatz dezakezu, edo Arakatu botoiaren bidez hautatu.

Goikoez gain, Evolution-en alarmaren ikono keinukaria azalduko da jakinarazpenen arean. Alarma pausarazteko edo gertaera ikusteko, egin klik jakinarazpenaren ikonoan.

Oroigarri bat sortzeko:

  1. To create an alarm for this appointment, click Alarms on the toolbar, or click Options, then Alarms.
  2. Hautatu Pertsonalizatu, alarma pertsonalizatuak gehitzeko edo kentzeko gertaeran.

If you have stored reminders in a local calendar, they work from the moment you log in. However, for reminders stored on any remote server like GroupWise or Exchange which requires authentication, you must run Evolution at least once after logging in. No matter where the reminders are stored, you can quit Evolution and still be reminded of an upcoming appointment.

5.2.1.3. Sailkapena

If you are using a calendar on a Novell GroupWise® or Microsoft Exchange server, select a classification for the appointment to determine who can view it. Public is the default category, and a public appointment can be viewed by anyone on the calendar-sharing network. Private denotes one level of security, and Confidential an even higher level. The different levels vary depending on your server settings; check with your system administrator or adjust your delegation settings.

Novell GroupWise edo Microsoft Exchange zerbitzari bat erabiltzen ari bazara, zerbitzariko jendeak zure planifikazioa ikus dezake, une jakin batean libre zauden ikusteko. Malgua den hitzordu bat badaukazu edo Libre eta ez Okupatuta markatu nahi baldin baduzu, hautatu Libre koadroa 'Erakutsi ordua honela' atalean. Normalean, hitzorduak Okupatuta bistaratzen dira.

Kategoria jar diezaiekezu, bai hitzorduei, eta bai kontaktuei.

  1. (Aukerakoa) Idatzi kategoria bat Kategoriak eremuan.
  2. Hautatu sortzen ari zaren hitzorduarekin bat datorren kategoria bakoitzaren ondoko kontrol-laukia.
  3. Kategorien eremua ezkutatu nahiz erakusteko, hautatu Ikusi > Kategoriak.

Kategoria berri bat gehitzeko kategorien zerrendan, hautatu 'Editatu kategorien zerrenda nagusia', eta gero 'Egin klik hemen kategoria gehitzeko'.

Kategoriak hautatutakoan, egin klik Ados botoian, kategoria horiek hitzorduari esleitzeko. Hautatu dituzun kategoriak Kategoriak botoiaren eskuinaldeko testu-koadroan azalduko dira orain.

Appointments with categories appear with icons in the calendar display, and you can also search for appointments by category. To display only the appointments in a particular category, select the corresponding category in the search bar at the top of the calendar.

5.2.1.4. Errepikapena

The Recurrence tool button lets you describe repetition in appointments ranging from once every day up to once every 100 years. You can then choose a time and date when the appointment stops recurring, and, under Exceptions, pick individual days when the appointment does not recur. Make your selections from left to right, and you form a sentence: “Every two weeks on Monday and Friday until January 3, 2008” or “Every month on the first Friday for 12 occurrences.”

After you have finished settings, click the Save button in the toolbar to save and close the appointment editor window. If you want, you can alter an appointment summary in the calendar view by clicking it and typing. You can change other settings by right-clicking the appointment then choosing Open, or double-clicking the appointment.

5.2.2. Bilerarako gonbita bidaltzea

Bilerak jende gehiagorekin antolatzen dira. Bilerak antolatzeko eta bilera-eskaeren edo -deien erantzuna eskatzeko ere erabil daiteke Evolution.

When you create a meeting or group appointment, you can specify the attendees in several categories, such as “chair” or “required”. When you save the meeting listing, each attendee is sent an email with the meeting information, which also gives them the option to respond.

If you don't need to collect attendance information when you're scheduling an event, and would rather just announce the event, right-click the meeting and select Forward as iCalendar. This opens a new email message with the event notification attached as an announcement. Recipients can add the event to their calendars with one click, but it won't automatically send you email about whether they plan to attend.

Bilera bat antolatzeko:

  1. Hautatu Fitxategia > Berria > Bilera.

  2. If you have multiple email accounts, select the one to use by selecting an item in the Organizer field.

  3. Hautatu egutegi bat Egutegien goitibeherako zerrendan.

  4. Click Add to add the email addresses of people you want to invite.

  5. Zerrendako gonbidatu bat kentzeko, hautatu gonbidatua, eta sakatu Kendu.

  6. Eremu bat editatzeko, hautatu eremua, eta gero Editatu.

  7. Hautatu menu-barrako Ikusi, Mota, Funtzioa, Egoera eta RSVP eremuak erakutsi nahiz ezkutatzeko.

  8. Enter a brief summary in the Summary field.

  9. (Optional) Type a location in the Location field.

  10. Hitzordua egun osoko gertaera gisa hautatzeko, hautatu Aukerak > Egun osoko gertaera.

    edo

    Egin klik tresna-barrako 'Egun osoko gertaera' botoian.

  11. Gertaera egun osokoa bada, zehaztu hasteko eta amaitzeko data.

  12. Gertaera egun osokoa ez bada, zehaztu hasteko eta amaitzeko ordua.

  13. Hautatu Ordua, iraupena zehazteko.

    edo

    Hautatu 'Noiz arte', gertaera amaitzen den ordua zehazteko.

  14. Idatzi ordu-zonaren informazioa Ordu-zonaren eremuan.

    edo

    Egin klik globoan, ordu-zona pertsonalizatzeko.

    Ordu-zonaren eremua ezkutatu nahiz erakusteko, hautatu Ikusi > Ordu-zona.

  15. To create an alarm for this appointment, click Alarms on the toolbar, or click Options > Alarms.

    Hautatu Pertsonalizatu, alarma pertsonalizatuak gehitzeko edo kentzeko gertaeran.

    Abisuei buruz gehiago jakiteko, ikus Oroigarriak.

  16. (Optional) To add an attachment, drag and drop the attachment into the attachment bar.

    edo

    Egin klik tresna-barrako Erantsi botoian, edo hautatu Txertatu > Eranskina, eta joan eranskineraino.

  17. (Optional) Click Options > Classifications, then select a classification (as Public, Private or Confidential).

  18. (Aukerakoa) Egin klik tresna-barrako Errepikapena botoian.

    edo

    Hautatu Aukerak > Errepikapena, eta adierazi zein hitzordu errepikatuko den, eta errepikatzeko maiztasuna.

  19. Gonbidatuen Libre/okupatuta informazioa ikusteko, egin klik tresna-barrako Libre/okupatuta botoian.

    edo

    Hautatu aukerak > Libre/okupatuta.

  20. Hautatu Gorde, bilera gordetzeko.

An email is sent out to all the recipients, inviting them to your event.

In Evolution, a meeting can have only one organizer, and only the organizer can add participants to that meeting. Though it is possible to change the organizer of a meeting, this is not recommended as a means to invite additional participants to meetings. If you want to invite additional people to a meeting and are not that meeting's organizer, it is recommended that you forward the invitation message you received from the original meeting organiser to additional participants.

5.2.3. Bilera-eskaerak onartu eta erantzutea

Bilera-eskaerak iCal eranskin gisa bidaltzen dira. Eskaera ikusteko edo erantzuna bidaltzeko, egin klik eranskinaren ikonoan eta postako leihoaren barnean ikusiko duzu. Gertaeraren xehetasun guztiak azalduko dira, data eta ordua barne. Gonbitari zer erantzun nahi diozun hauta dezakezu. Hauek dira aukerak:

  • Onartu
  • Onartu oraingoz
  • Ukatu

Click OK to send an email to the organizer with your answer. The event is also added to your calendar if you accept.

Bilera egutegian gehitu ondoren, aldaketak egin ditzakezu informazioan, baina jatorrizko antolatzaileak beste eguneratze bat bidaltzen badu, zure aldaketak gainidatzi egingo dira.

5.2.4. Bilera-eskaeren erantzunak irakurtzea

When you get a reply to a meeting invitation you sent, you can view it inline by clicking the attachment and selecting View Inline.

5.2.5. Tool Tip View

If you are in a hurry and you want to see the details of a meeting, mouse over the meeting in the calendar view. A tool tip appears with the details of the meeting. It will provide the agenda of the meeting, venue and time. If you are the organizer of the meeting, you can also view the status of the attendees, e.g. how many of them have accepted or declined the meeting request.

5.2.6. Libre/Okupatuta ikuspegia erabiltzea

Bilerak antolatzeko tresna estandarrez gain, libre/lanpetuta ikuspegia erabil dezakezu jendea libre dagoen ikusteko. Libre/okupatuta eginbidea talde-lanerako zerbitzarien funtzioa da normalean (Microsoft Exchange, Novell GroupWise...). Hala ere, libre/okupatuta informazioa linean ere argitara dezakezu, eta beste nonbait argitaratutako libre/okupatuta informazioan sartu. Lankidetzak dituzun jende guztiak libre/okupatuta datuak argitaratzen ez badituzte, iCal gertaera-gonbitak erabil ditzakezu, planifikazioak besteekin koordinatzeko.

Libre/lanpetuta ikuspegira joateko:

  1. Hautatu Fitxategia > Berria > Bilera.
  2. Click Add to add the email addresses of people you want to invite.
  3. Egin klik tresna-barrako Libre/okupatuta botoian, edo hautatu Aukerak > Libre/okupatuta.
  4. Adjust the meeting time, either by dragging the meeting borders or by using the Autopick buttons to choose a time automatically, then click Save and Close. Attendees on an Exchange server have the appointment updated automatically; others receive email notification of any change in plans.
Parte-hartzaileen zerrenda:

Parte-hartzaileen zerrendan hitzordura gonbidatutako jendea azaltzen da.

Antolaketaren sareta:

Antolaketaren saretan gonbidatu duzun jendeak argitaratutako libre/okupatuta informazioa azaltzen da. Hor ikus dezakezu jendea noiz dagoen libre hitzordua antolatzeko. Parte-hartzaileen planifikazioa ikusi ahal izango duzu zuk erabilitako Novell GroupWise edo Microsoft Exchange zerbitzari bera erabiltzen badute (hau da, zure erakundean badaude), edo zu sar zaitezkeen URL batean argitaratzen badute libre/okupatuta informazioa, eta zu URL horretan sartu bazara haien kontaktu-txarteletan, kontaktu-editorea erabiliz.

5.2.6.1. Libre/okupatuta eta Egutegiaren informazioa talde-lanerako zerbitzaririk gabe argitaratzea

Egutegiaren nahiz libre/okupatuta informazioa WebDAV, FTP zerbitzarian, edo urruneko ordenagailu batean argitara dezakezu, shell seguru bidez edo HTTP PUT euskarria duen beste web-zerbitzari baten bidez. Galdetu sistema-administratzaileari, ez badakizu ziur funtzionaltasun hori duzun ala ez.

Egutegia edo Libre/okupatuta nola argitaratu konfiguratzeko:

  1. Hautatu Editatu > Hobespenak, eta hautatu 'Egutegia eta zereginak'.
  2. Egin klik 'Egutegia argitaratzea' fitxan, hautatu Gehitu, eta hautatu argitaratu nahi duzun informazioa.
  3. Hautatu datuak kargatu nahi dituzun maiztasuna.
  4. Hautatu datuak argitaratu nahi dituzun egutegiak.
  5. Zehaztu kargatzeko zerbitzariak argitaratzen duen kokalekua.
  6. Idatzi erabiltzaile-izena eta pasahitza.
  7. Sakatu Ados.

Egutegiaren informazioa berehala argitaratzeko, joan Egutegiaren tresnara, eta hautatu Ekintzak > Argitaratu egutegiaren informazioa.

You can specify a template to use when posting to the Free/Busy server.

5.2.6.2. Libre/okupatuta informazioa talde-lanerako zerbitzaririk gabe argitaratzea

Norbaitek URLa ematen badizu libre/okupatuta datuetarako edo haien web-egutegirako, kontaktu-informazioaren zati gisa sar dezakezu Kontaktuen tresnan. Horrela, haiekin bilera bat antolatzen duzunean, Evolution-ek planifikazioa begiratuko du, eta bistaratu egingo du, Libre/okupatuta datuetan.