Οργάνωση των επαφών σας

Το Evolution σας επιτρέπει να οργανώνετε τις επαφές σας. Μπορείτε να δημιουργείτε αρκετά βιβλία διευθύνσεων, ή λίστες επαφών. Μέσα σε ένα δεδομένο βιβλίο διευθύνσεων, μπορείτε να έχετε αρκετές κατηγορίες επαφών.

4.3.1. Ομάδες επαφών

Ο ομάδες επαφών δεν είναι τίποτα άλλο από βιβλία διευθύνσεων. Ο πιο απλός τρόπος για να οργανώνετε τις επαφές είναι να δημιουργείτε επιπρόσθετα βιβλία διευθύνσεων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο επιλέγοντας Αρχείο > Νέο > Βιβλίο διευθύνσεων. Για ομάδες επαφών στον υπολογιστή σας χρειάζεται να δώσετε μόνο ένα όνομα. Για επαφές στο δίκτυο, χρειάζεται να δώσετε περισσότερες πληροφορίες για το διακομιστή επαφών στον οποίο προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση.

Για να μετακινήσετε μια κάρτα από μια ομάδα σε μια άλλη, απλά σύρετε την από την κύρια προβολή καρτών και αφήστε την σε μια διαφορετική ομάδα. Στις περισσότερες δικτυακές ομάδες επαφών δε μπορείτε να αλλάξετε το περιεχόμενο.

Οι ομάδες επαφών δεν είναι ίδιες με τις λίστες επαφών. Μια ομάδα επαφών είναι σαν ένας φάκελος ή ένα βιβλίο διευθύνσεων γεμάτο με επαφές. Μια λίστα επαφών είναι μια μοναδική επαφή η οποία περιέχει άλλες επαφές, και χρησιμοποιείται πιο συχνά για να στείλετε αλληλογραφία σε πολλούς ανθρώπους με τη μία.

4.3.2. Εισαγωγή επαφών

Μπορείτε να εισάγετε επαφές από άλλα εργαλεία διαχείρισης επαφών με το εργαλείο Εισαγωγής.

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Εισαγωγή.

    ή

    Στείλτε στον εαυτό σας με αλληλογραφία μια επαφή συνημμένη ως vCard.

    Προς το παρόν υποστηρίζονται τα VCF και LDIF. Οι μορφές αρχείων CSV και TAB υποστηρίζονται από το Microsoft Outlook, το Thunderbird, το Mozilla και το Evolution.

4.3.3. Δημιουργία μιας λίστας επαφών

Μια λίστα επαφών είναι μια ομάδα από επαφές με ένα μοναδικό ψευδώνυμο που δημιουργείτε. Όταν στέλνετε αλληλογραφία στο ψευδώνυμο, αυτή αποστέλνεται σε κάθε μέλος της λίστας. Αυτό διαφέρει από τις δικτυακές λίστες ταχυδρομείου στο ότι υπάρχει μόνο στον υπολογιστή σας ως μια διευκόλυνση για σας, αντί για μια πραγματική διεύθυνση αλληλογραφίας την οποία διαχειρίζεται μια εφαρμογή λίστας ταχυδρομείου σ' ένα διακομιστή.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια κάρτα για κάθε μέλος της οικογένειάς σας, και μετά να προσθέσετε αυτές τις κάρτες σε μια λίστα επαφών που να ονομάζεται “Οικογένεια”. Μετά, αντί να εισάγετε τη διεύθυνση του καθενός ξεχωριστά, μπορείτε να στείλετε αλληλογραφία στη λίστα “Οικογένεια” και το μήνυμα θα πάει σε όλους.

Για να δημιουργήσετε μια λίστα επαφών:

  1. Ανοίξτε το παράθυρο δημιουργίας λίστας πατώντας στο κουμπί Νέα λίστα.

    ή

    Επιλέξτε Αρχείο > Νέο > Λίστα επαφών.

  2. Καθορίστε ένα όνομα για την λίστα.

  3. Καθορίστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις αλληλογραφίας των επαφών.

    ή

    Σύρετε επαφές από το κύριο παράθυρο στη λίστα.

  4. Επιλέξτε αν θέλετε να κρύβετε τις διευθύνσεις αλληλογραφίας όταν στέλνετε ένα μήνυμα στη λίστα.

    Εκτός κι αν είναι μια πολύ μικρή λίστα, συνίσταται να αφήνετε τις διευθύνσεις κρυφές. Αυτό είναι το ίδιο σαν να χρησιμοποιείτε την “Κρυφή κοινοποίηση:” η οποία περιγράφεται στο Καθορισμός επιπρόσθετων παραληπτών για αλληλογραφία.

  5. Όταν έχετε τελειώσει, πατήστε Εντάξει.

Η λίστα εμφανίζεται ως μια κάρτα επαφής, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όπως οποιαδήποτε άλλη κάρτα, συμπεριλαμβανομένου του να στείλετε την κάρτα σε κάποιον άλλο και να στείλετε αλληλογραφία στη λίστα.

Για να στείλετε αλληλογραφία στη λίστα, ανοίξτε ένα νέο μήνυμα και πληκτρολογήστε το όνομα που διαλέξατε για τη λίστα. Το Evolution στέλνει το μήνυμα σε ολόκληρη τη λίστα. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στην κάρτα διεύθυνσης της λίστα στο εργαλείο επαφών και να επιλέξετε Αποστολή μηνύματος στη λίστα.

Το Evolution δε μπορεί να αποθηκεύσει λίστες επαφών σε διακομιστές Microsoft Exchange.

4.3.4. Ομαδοποίηση με τις κατηγορίες

Ένας ακόμα τρόπος για να ομαδοποιήσετε κάρτες είναι να τις σημειώσετε ότι ανήκουν σε διάφορες κατηγορίες. Μπορείτε να σημειώσετε μια κάρτα ότι ανήκει σε πολλές κατηγορίες ή σε καμία. Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε την κάρτα ενός φίλου στην κατηγορία Εργασία επειδή δουλεύετε μαζί, και στην κατηγορία Φίλοι επειδή είναι φίλος.

Για να σημειώσετε μια κάρτα ότι ανήκει σε μια κατηγορία,

  1. Κάντε διπλό κλικ στην κάρτα για να εμφανιστεί το παράθυρο Επεξεργαστής επαφών.

  2. Πατήστε το κουμπί Κατηγορίας στα αριστερά.

    Το παράθυρο με τις κατηγορίες φαίνεται πιο κάτω.

  3. Επιλέξτε την κατηγορία από τη λίστα. Μπορείτε να επιλέξετε όσες κατηγορίες θέλετε.

Αν η αρχική λίστα με κατηγορίες δε σας βολεύει, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες. Για να προσθέσετε μια νέα κατηγορία,

  1. Εισάγετε τη νέα κατηγορία στο πεδίο στο πάνω μέρος.

  2. Πατήστε δημιουργία.

    Μπορείτε να δείτε το όνομα της κατηγορίας στο πεδίο δίπλα στο κουμπί Κατηγορίες στο παράθυρο του Επεξεργαστή επαφών.

  3. Πατήστε δημιουργία.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να ορίσετε το χρώμα και το εικονίδιο για κατηγορία στη λίστα κατηγοριών. Για να το κάνετε αυτό πατήστε το κουμπί Επεξεργασία στο κάτω μέρος του παράθυρου κατηγοριών. Πατήστε το κουμπί Διαγραφή για να διαγράψετε στοιχεία από τη λίστα.