Verwaltung Ihrer Kontakte

Um Ihre Kontakte zu verwalten, können Sie mehrere verschiedene Adressbücher erzeugen, oder auch Kontaktlisten in einem Adressbuch erstellen. Innerhalb eines Adressbuchs können Sie verschiedene Kategorien für Kontakte benutzen.

4.3.1. Mehrere Adressbücher

Der einfachste Weg, um Kontakte zu verwalten, ist das Erstellen weiterer Adressbücher. Klicken Sie hierfür auf Datei > Neu > Adressbuch in der Menüleiste. Für Adressbücher auf Ihrem Rechner brauchen Sie nur einen Namen einzugeben, Adressbücher in einem Netzwerk benötigen zusätzliche Informationen für den Zugriff auf den Server.

Um einen Kontakt von einem Adressbuch in ein anderes zu verschieben, ziehen Sie den Kontakt mit der Maus aus dem Anzeigefeld auf das gewünschte Adressbuch in der Seitenleiste. Beachten Sie, dass sich in den meisten Netzwerk-Adressbüchern keine Inhalte ändern lassen.

Adressbücher sind nicht dasselbe wie Kontaktlisten. Ein Adressbuch verhält sich wie ein Ordner und beinhaltet verschiedene Einträge. Eine Kontaktliste ist ein einzelner Kontakt, der aus verschiedenen anderen Kontakten besteht, und wird oftmals genutzt, um eine E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig zu schreiben.

4.3.2. Kontakte importieren

Sie können Kontakte aus anderen Kontaktverwaltungsprogrammen mit der Importieren-Funktion importieren.

  1. Klicken Sie auf Datei > Importieren.

    oder

    Schicken Sie sich selbst einen Kontakt als vCard-Anhang.

    Momentan werden vCard und LDIF unterstützt. CSV- und Tabulator-Dateien werden unterstützt von Microsoft Outlook, Thunderbird, Mozilla und Evolution.

4.3.3. Erstellen einer Kontaktliste

Eine Kontaktliste ist eine Anzahl von Kontakten, die von Ihnen einen Spitznamen erhält. Wenn Sie eine E-Mail an diesen Spitznamen schicken, so wird diese E-Mail an alle Mitglieder dieser Kontaktliste verschickt. Der Unterschied zu einer klassischen Mailingliste ist, dass diese Kontaktliste nur auf Ihrem Rechner zu Ihrer Bequemlichkeit existiert, und nicht wie eine echte Mailingliste von einer Software auf einem Server verwaltet wird.

Sie können zum Beispiel in Evolution einen Kontakt für jedes Familienmitglied erstellen und dann all diese Kontakte zu einer Kontaktliste hinzufügen, die Sie “Familie” nennen. Danach können Sie, anstelle jede E-Mail-Adresse der Familienmitglieder einzeln einzugeben, einfach eine E-Mail an “Familie” schreiben und die E-Mail wird automatisch an alle einzelnen Familienmitglieder versendet.

Eine neue Kontaktliste anlegen:

  1. Klicken Sie auf den »Neu«-Knopf in der Werkzeugleiste und wählen Sie »Kontaktliste«.

    oder

    Klicken Sie auf Datei > Neu > Kontaktliste in der Menüleiste.

  2. Geben Sie einen Namen für die Liste ein.

  3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Kontakte an.

    oder

    Ziehen Sie mit der Maus Kontakte aus dem Hauptfenster in die Liste.

  4. Wählen Sie, ob die einzelnen E-Mail-Adressen der Empfänger angezeigt werden sollen, wenn Sie eine Nachricht an die Kontaktliste senden.

    Falls es sich nicht um eine sehr kleine Liste handelt, wird empfohlen, die Adressen nicht anzeigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um dieselbe Funktion wie die unter Weitere Empfänger zu einer E-Mail hinzufügen beschriebene “Blindkopie”-Funktion.

  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Die Kontaktliste wird als weiterer Kontakt dargestellt, den Sie wie jeden anderen Kontakt auch benutzen können. Sie können die Liste also auch an eine andere Person weiterleiten und E-Mails an die Liste schreiben.

Um der Liste zu schreiben, öffnen Sie das E-Mail-Editor-Fenster und geben Sie den Namen der Liste als Empfänger ein. Wenn Sie die Nachricht abschicken schickt Evolution die E-Mail an alle Mitglieder der Kontaktliste. Sie können auch mit der rechten Maustaste im Kontakte-Fenster auf die Adresskarte der Kontaktliste klicken und »Nachricht an Liste schicken« auswählen.

Evolution kann keine Kontaktlisten auf Microsoft-Exchange-Servern speichern.

4.3.4. Kategorien benutzen

Eine andere Art Kontakte zu gruppieren ist es, diese als verschiedenen Kategorien zugehörig zu markieren. Sie können einem Kontakt mehrere oder gar keine Kategorien zuweisen. Sie können einen Kontakt zum Beispiel in die Geschäftlich-Kategorie einordnen, da er mit Ihnen arbeitet, und in die Persönlich-Kategorie da er ein Freund ist.

Um einen Kontakt als zu einer Kategorie zugehörig zu markieren,

  1. Klicken Sie doppelt auf den Kontakt, damit das Kontakt-Editor-Fenster geöffnet wird

  2. Klicken Sie auf den »Kategorien«-Knopf.

    Das Kategorien-Fenster wird unten dargestellt.

  3. Wählen Sie die Kategorie aus der Liste aus. Sie können so viele Kategorien aussuchen, wie Sie möchten.

Falls die vorgegebene Liste an Kategorien Ihnen nicht zusagt, so können Sie weitere Kategorien hinzufügen. Um eine neue Kategorie hinzuzufügen,

  1. Geben Sie den Namen der Kategorie in das Textfeld oben ein.

  2. Klicken Sie auf OK.

    Sie können sehen, dass der Kategoriename im Textfeld rechts neben dem »Kategorien«-Knopf im Kontakt-Editor erscheint.

  3. Klicken Sie auf OK.

Sie können in der Kategorienliste jeder Kategorie eine Farbe und ein kleines Symbol zuweisen, indem Sie auf »Bearbeiten« unten im Kategorien-Fenster klicken. Klicken Sie auf »Löschen«, wenn Sie Kategorien aus der Liste entfernen möchten.