使用Evolution日历安排计划

您可以使用Evolution来安排两类事件:约会和会议。”约会“是一类为您自己安排的事件,”会议“则是您为多个人安排的事件。在会议中您也可以使用忙/闲搜索来决定能够参与的成员。

5.2.1. 约会

在Evolution中,”约会“是一类为您自己安排的事件。

5.2.1.1. 创建约会

  1. 点击文件 > 新建 > 约会。

    在切换器上点击日历,点击文件 > 新建 > 约会。

    在日历视图的空白处双击,打开一个约会对话框。您双击所对应的时刻会被设置为新约会的时间。

    在日历视图上选择需要的时间段,按回车键输入约会概要信息。

  2. 在日历下拉列表中选择一个日历。

    在”概要“一栏输入简短的概要。

  3. (可选)在”位置“一栏输入一个地点位置。

  4. 选择时间和日期。

  5. 在”概要“一栏输入简短的概要。

  6. 要选择该约会为一个全天时间,点击选项 > 全天事件。

    在工具栏上点击全天事件按钮。

  7. 如果该事件是全天事件,指定一个开始日期和结束日期。

  8. 如果该事件不是全天事件,指定一个开始时刻和结束时刻。

  9. 选择”时长“,指定事件持续时间。

    选择”直到“,指定事件结束时间。

  10. 在”时区“一栏输入时区信息。

    点击”全球“,自定义时区。

    要隐藏或显示时区栏,点击视图 > 时区。

  11. 要将时间显示为忙碌,点击选项 > 将时间显示为忙碌。

  12. (可选)在类别一栏输入事件类别。

    要显示或隐藏类别栏,点击视图 > 类别。

  13. (可选)在描述区中输入描述信息。

  14. 要为约会创建闹钟提醒,点击工具栏上的提醒,或点击选项 > 提醒。

    选择”自定义“添加或删除事件的自定义提醒。

    要查看更多关于提醒的信息,请参阅提醒

  15. (可选)要添加一个附件,将附件拖放到附件栏。

    点击工具栏上的附件按钮,或点击插入 > 附件,然后浏览并选择附件。

  16. (可选)点击选项 > 分类,选择一种类别(公开,私人,机密)。

  17. (可选)点击工具栏上的重复按钮。

    点击选项 > 再现,指定是否希望此约会重现以及重现的频率。

5.2.1.1.1. 全天事件

全天事件显示在一日事件列表的顶部,在日期下面的头部区域而不是主体内部区域。这样普通的相互重叠的约会更容易排列。例如,一个大会可以是一个全天事件,大会中的子会议可以是普通的约会。特定时间起始和终止的约会可以重叠。当它们重叠时,会在日历视图中分多列显示。

如果您创建了重叠的日历约会,Evolution会在您的日历中并肩显示。

5.2.1.2. 提醒

您可以为独立的约会创建多个提醒,在安排的约会之前任意时刻都行。您可以拥有下列的提醒类型,每种一个:

  • 显示:

    在您的屏幕上弹出一个提示,提醒您约会事件。

  • 声音:

    您的计算机会发出提示声。

  • 程序

    您可以运行一个特定的程序作为提醒。您可以在文本框中键入它的名称,或点击”浏览“按钮找到它。

除了上述的提醒之外,Evolution还会在系统通知区域闪烁一个提醒图标。要终止提醒或查看事件,点击该通知图标即可。

要创建一个提醒:

  1. 要为该约会创建一个提醒,点击工具栏上的”提醒“图标,或点击选项,然后选择提醒。
  2. 选择”自定义“添加或删除事件的自定义提醒。

如果您把提醒存储在本地日历中,它们从您登录系统时刻开始即有效。但是,存储在远程服务器如GroupWise或Exchange(它们需要身份认证)的提醒,您必须在登录系统后至少一次启动Evolution。不论您将提醒存储在何处,您都可以在退出Evolution的情况下收到即将到来的约会提醒。

5.2.1.3. 分类

如果您使用位于Novell GroupWise®或Microsoft Exchange服务器上的日历,可以为约会选择一个列表以决定谁可以查看它们。默认类别是”公开“,可以被任何位于日历共享网络上的人查看。类别”私人“提高了一级安全性,类别”机密“的安全性更高。不同级别安全性根据您的服务器设置有所不同。请咨询您的系统管理员或调整您的委托设置。

如果您在使用Novell GroupWise或Microsoft Exchange,其他在该服务器上的人可以查看您的计划以便了解您在某个时刻是否有空。如果您的约会是可调节的,或者您想要指明该时段是闲而非忙,可以在“将时间显示为”区域中选择“闲”。正常情况下,约会显示为“忙”。

类似于分类联系人,您可以以同样的方式分类约会。

  1. (可选)在类别一栏输入事件类别。
  2. 在与您创建的约会相匹配的类别旁边勾上选框。
  3. 要显示或隐藏类别栏,点击视图 > 类别。

您也可以通过点击“编辑分类列表”,然后点击“点击此处添加新类别”来添加新的类别到您的分类列表。

选择您的类别后,点击“确定”将类别分配到约会。这时您选择的类别就已经列在“类别”按钮右侧的文本框中了。

带有类别的约会在日历视图中会显示为带有一个图标,您还可以通过类别来搜索约会。要显示某个特定类别的约会,在日历顶部的搜索栏选择对应的类别。

5.2.1.4. 重复

“重复工具”按钮让您描述事件的重复周期(从每天一次到100年一次)。然后您可以选择一个时刻或日期作为该约会停止重复的时间。此外还可以设置若干例外(即指定某几天您不想让它重复)。从左到右依次进行您的选择,结果会像这样:“每2周在周一和周五直到2008年1月3日”“每1月在第一个星期五时长12个循环”

设定完毕之后,点击工具栏上“保存”按钮保存并关闭约会编辑器窗口。如果需要的话,您可以选择再输入一些摘要,方法是在日历视图上点击它即可输入。您还可以通过在约会标记上右击选择“打开”或双击,修改其它一些设置。

5.2.2. 发送会议邀请

会议是一类您为多个人安排的事件。Evolution可用于计划群体会议,帮助您处理会议请求的回执。

当您创建一个会议或群体约会时,您可以指定不同类别的与会者,如“主席”“必需的出席者”。当您保存会议列表时,每个与会者会收到一封与该会议相关的邮件,给他们回复的选择。

如果您在安排会议时不需要收集与会者信息,仅仅是公告会议,可以右键点击该会议,选择“作为iCalendar转发”。这将会打开一封新邮件,里面有一个与会议相关的通知附件。收信人可以点击它把该会议加入日历,但它不会自动回复您他们是否计划参加会议。

要计划一个会议:

  1. 点击文件 > 新建 > 会议。

  2. 如果您有多个邮件账户,在“组织者”一栏中选择一个。

  3. 在日历下拉列表中选择一个日历。

  4. 点击“添加”,添加您想要邀请的人的邮件地址。

  5. 要从列表中移除与会者,选中他,点击“删除”。

  6. 要编辑与会者条目,选中它,点击“编辑”。

  7. 点击菜单栏上的“视图”选择显示或隐藏类型域,角色域,状态域,请回复域。

  8. 在”概要“一栏输入简短的概要。

  9. (可选)在”位置“一栏输入一个地点位置。

  10. 要选择该约会为一个全天时间,点击选项 > 全天事件。

    在工具栏上点击全天事件按钮。

  11. 如果该事件是全天事件,指定一个开始日期和结束日期。

  12. 如果该事件不是全天事件,指定一个开始时刻和结束时刻。

  13. 选择”时长“,指定事件持续时间。

    选择”直到“,指定事件结束时间。

  14. 在”时区“一栏输入时区信息。

    点击”全球“,自定义时区。

    要隐藏或显示时区栏,点击视图 > 时区。

  15. 要为约会创建闹钟提醒,点击工具栏上的提醒,或点击选项 > 提醒。

    选择”自定义“添加或删除事件的自定义提醒。

    要查看更多关于提醒的信息,请参阅提醒

  16. (可选)要添加一个附件,将附件拖放到附件栏。

    点击工具栏上的附件按钮,或点击插入 > 附件,然后浏览并选择附件。

  17. (可选)点击选项 > 分类,选择一种类别(公开,私人,机密)。

  18. (可选)点击工具栏上的重复按钮。

    点击选项 > 再现,指定是否希望此约会重现以及重现的频率。

  19. 要求查询出席者的忙/闲信息,点击工具栏上的忙/闲按钮。

    点击选项 > 忙/闲。

  20. 点击“保存”,保存该会议。

Evolution会发送一封邮件给所有出席者,邀请他们参加您的会议。

在Evolution中,一个会议只能有一个组织者,只有组织者可以添加出席者列表。虽然会议的组织者也可能变化,但不建议以这种方式来邀请额外的会议出席者。如果您不是会议组织者却想邀请额外的人,建议您转发收到的请帖给其他您想要邀请的人。

5.2.3. 接受并回复会议邀请

会议请帖以iCal附件发送。要查看或回复,点击附件图标,在邮件窗口中嵌入查看。里面会显示会议的各个细节,包括时间、日期等。然后您可以选择如何回复。您的选择有:

  • 接受
  • 暂时接受
  • 拒绝

点击“确定”,将您的选择回复给会议组织者。如果您选择接受的话,该会议会加入您的日历。

在您将会议加入到日历之后,您可以对该信息作些修改,但如果最初的组织者发送了一个更新消息,则您的修改可能会被覆盖掉。

5.2.4. 阅读给会议邀请者的回执

当您收到您发送的会议请帖的回执时,可以点击附件,选择“嵌入阅读”来查看它。

5.2.5. 工具提示查看

如果您急需查看会议的详情,可以将鼠标移到日历视图上的会议标记。这时一个工具提示会显现,显示会议的细节,包括会议议程,地点,时间等。如果您是会议组织者,您也可以查看出席者的状态,例如,接受或拒绝会议请求的人数。

5.2.6. 使用忙/闲视图

除了标准的会议安排工具之外,您还可以使用忙/闲视图来提前查看人员情况。忙/闲查看功能是群体软件服务器如Microsoft Exchange和Novell GroupWise的一种标准功能。但是,您也可以在线发布忙/闲信息,以及获得别处发布的忙/闲信息。如果您身边不是所有人都发布了忙/闲信息,您仍然可以使用iCal会议邀请来和别人协调会议计划安排。

要查看忙/闲信息:

  1. 点击文件 > 新建 > 会议。
  2. 点击“添加”,添加您想要邀请的人的邮件地址。
  3. 在工具栏上点击忙/闲按钮,或点击选项 > 忙/闲。
  4. 调整会议时间,可以拖拽会议时间边界线,也可以点击“自动获取”按钮来自动选择一个时间段,然后点击“保存”并关闭。这样,位于Exchange服务器上的出席者会自动更新会议信息;其它人则会收到电子邮件提醒。
出席者列表:

出席者列表显示了被邀请参与会议的出席者。

计划表格

计划表格显示您邀请的人发布的忙/闲信息。这样您就可以比较各种计划来决定安排会员的时间。但只有在以下几种情况下个人的计划信息才是可见的:或者他们在使用和您一样的Novell GroupWise或Microsoft Exchange服务器(即他们和您在同一个组织中),或者他们在某个您知道的URL发布忙/闲信息,而且您已经把对应的URL网址输入到了联系人名片中。

5.2.6.1. 在没有Groupware服务器的情况下发布日历和忙/闲信息。

您可以通过SSH或其它支持HTTP PUT的网络服务器将日历和忙/闲信息发布到WebDAV,FTP服务器或远程主机上。如果您不确定是否有该功能,可以咨询系统管理员。

要设置发布日历或忙/闲信息:

  1. 点击编辑 > 首选项,然后点击“日历和任务”。
  2. 点击“日历发布”标签,点击“添加”,选择您想要发布的信息。
  3. 选择您想要上传数据的频率。
  4. 选择您想要显示数据的日历。
  5. 指定上传服务器的发布位置。
  6. 输入用户名和密码。
  7. 点击“确定”。

要立刻发布日历信息,切换到日历工具,点击操作 > 发布日历信息。

您可以在发送给忙/闲服务器时指定要使用的模板。

5.2.6.2. 在没有Groupware服务器的情况下获得忙/闲数据

如果别人给您一个他们的忙/闲数据或网络日历的URL地址,您可以将它输入到联系人信息中。这样,当您在安排与他们相关的会议时。Evolution会自动检查他们的计划并显示相关的忙/闲数据。