Die Aufgabenliste

Die Aufgabenliste, die sich in der oberen rechten Ecke der Kalenderansicht befindet, zeigt Ihnen die Liste der Aufgaben getrennt von Ihren Kalendereinträgen an.

Sie können diese Liste in einem größeren Fenster betrachten, indem Sie auf den »Aufgaben«-Knopf unten links in der Seitenleiste klicken, um zum Aufgaben-Fenster zu wechseln.

Aufgabenlisten können sehr viel einfacher im Aufgaben-Fenster verwaltet werden. Jeder Aufgabenliste wird eine Farbe zugewiesen, und eine Aufgabe wird im Vorschaufenster angezeigt, wenn Sie diese in der Auflistung der vorhandenen Aufgaben auswählen. In der Kalenderansicht werden rechts oben die Aufgaben aller ausgewählten Aufgabenlisten angezeigt, in der jeweils vorgegebenen Farbe.

5.8.1. Eine neue Aufgabenliste erstellen

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Aufgabenliste.
  2. Legen Sie den Namen und die Farbe für die Aufgabenliste fest.
  3. (Optional) Falls es sich um eine Online-Liste handelt, geben Sie die Adresse der Aufgabenliste in das »URL«-Feld ein.
  4. Klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie eine Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt haben, erscheint die Zusammenfassung in der Liste der Aufgaben. Um die detaillierte Beschreibung zu betrachten oder zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die Aufgabe oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie »Öffnen«. Sie können Aufgaben löschen, indem Sie diese auswählen und dann auf Löschen klicken. Die Liste der Aufgaben ist ähnlich wie die E-Mail-Liste im E-Mail-Fenster sortiert: Klicken Sie auf den Kopf einer Spalte, um die Liste nach diesem Merkmal zu sortieren, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeilen, um Spalten hinzuzufügen oder aus der Ansicht zu entfernen.

5.8.2. Eine neue Aufgabe erstellen

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Aufgabe.

  2. Wählen Sie eine Gruppe für die Aufgabe.

  3. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung in das »Zusammenfassung«-Feld ein.

  4. (Optional) Geben Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe ein.

  5. (Optional) Geben Sie eine Anfangszeit und eine Fälligkeitszeit für die Aufgabe ein.

  6. Geben Sie die Zeitzone in das Zeitzone-Feld ein.

    oder

    Klicken Sie auf den Globus, um die Zeitzone anzupassen.

    Um das Zeitzone-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, wählen Sie Ansicht > Zeitzone in der Menüleiste aus.

  7. (Optional) Geben Sie ein Kategorie im »Kategorien«-Feld ein.

    Um das »Kategorien«-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, klicken Sie auf Ansicht > Kategorien in der Menüleiste.

  8. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung im »Beschreibung«-Feld ein.

  9. (Optional) Klicken Sie auf Optionen > Einstufung und wählen Sie eine Einstufung (Öffentlich, Privat, Vertraulich) aus.

  10. (Optional) Um den Status einer Aufgabe zu definieren, klicken Sie auf Optionen > Statusdetails.

  11. (Optional) Um einen Anhang hinzuzufügen, ziehen Sie den Anhang per Maus in die Anlagenleiste und lassen Sie dann die Maustaste los.

    oder

    Klicken Sie auf den »Beilegen«-Knopf in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Einfügen > Anlage aus der Menüleiste aus, und wählen Sie dann die Anlage aus.

5.8.3. Zugewiesene Aufgaben

Evolution kann Aufgaben mehreren Personen zuweisen.

Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, so können Sie die Teilnehmer in mehrere Kategorien einordnen, wie zum Beispiel als “Vorsitzender” oder “Benötigter Teilnehmer”. Wenn Sie eine Aufgabe speichern wird jedem Teilnehmer eine E-Mail mit Informationen zur Aufgabe und der Möglichkeit zur Antwort geschickt.

Eine neue Aufgabe zuweisen:

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Zugewiesene Aufgabe.

  2. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten haben, wählen Sie das gewünschte Konto in der Auswahlliste im Organisator-Feld aus.

  3. Wählen Sie eine Gruppe für die Aufgabe.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, oder drücken Sie die Einfügen-Taste Ihrer Tastatur, um die E-Mail-Adressen der Personen einzugeben, denen Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Um einen Teilnehmer von der Liste zu entfernen, wählen Sie den Teilnehmer aus und klicken Sie auf Entfernen. Um ein Feld zu bearbeiten, wählen Sie das Feld aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie auf Ansicht in der Menüleiste, um die Felder Art, Status, Position und UAwg angezeigt oder versteckt zu bekommen.

  5. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung in das »Zusammenfassung«-Feld ein.

  6. (Optional) Geben Sie eine Startzeit und ein Startdatum, sowie eine Fälligkeitszeit und ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe ein.

  7. Geben Sie die Zeitzone in das Zeitzone-Feld ein.

    oder

    Klicken Sie auf den Globus, um die Zeitzone anzupassen.

    Um das Zeitzone-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, wählen Sie Ansicht > Zeitzone in der Menüleiste aus.

  8. (Optional) Geben Sie ein Kategorie im »Kategorien«-Feld ein.

    Um das »Kategorien«-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, klicken Sie auf Ansicht > Kategorien in der Menüleiste.

  9. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung im »Beschreibung«-Feld ein.

  10. (Optional) Um einen Anhang hinzuzufügen, ziehen Sie den Anhang per Maus in die Anlagenleiste und lassen Sie dann die Maustaste los.

    oder

    Klicken Sie auf den »Beilegen«-Knopf in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Einfügen > Anlage aus der Menüleiste aus, und wählen Sie dann die Anlage aus.

  11. (Optional) Klicken Sie auf Optionen > Einstufung und wählen Sie eine Einstufung (Öffentlich, Privat, Vertraulich) aus.

  12. (Optional) Um den Status einer Aufgabe zu definieren, klicken Sie auf Optionen > Statusdetails.

5.8.4. Nach Aufgaben suchen

Individuelle Suche:

Evolution ermöglicht das Auffinden von Aufgaben, indem Sie die Individuelle Suche benutzen.

  1. Klicken Sie auf das Such-Symbol , um den Suchtypen auszuwählen.

  2. Wählen Sie das Suchkriterium aus der folgenden Liste aus:

    • Zusammenfassung enthält
    • Beschreibung enthält
    • Ein beliebiges Feld enthält
  3. Evolution zeigt die gewünschten Aufgaben an.

Erweiterte Suche:

Sie können auch eine erweiterte Suche basierend auf den zuvor genannten Suchtypen durchführen (also eine Suche innerhalb des vorherigen Suchergebnisses).

  1. Wählen Sie »Suchen« in der Menüleiste.

    Wählen Sie »Erweiterte Suche«, um das Dialogfenster zu öffnen.

    Das Feld »Suchname« zeigt den Suchtypen an, die Sie ausgewählt haben.

  2. Klicken Sie auf »Hinzufügen«, um Regeln hinzuzufügen.

  3. Wählen Sie die Suchkriterien aus und geben Sie danach einen Suchbegriff in das Feld ein.

Schnelle Suche:

Die schnelle Suche zeigt alle Aufgaben an, die auf vorgefertigte Kriterien passen, welche Sie aus der Auswahlliste links oben, direkt über der Liste der Aufgaben, auswählen können.

Diese Funktion bietet Ihnen schnelle Suchergebnisse für häufig genutzte Suchanfragen. Sie können hiermit schnell einsehen, welche Aufgaben bald fällig sind und daher einfacher planen, falls Sie viele Aufgaben erledigen oder handhaben müssen.

Beliebige Kategorie:

Zeigt alle Aufgaben an, die in eine beliebige Kategorie fallen.

Nicht einsortiert:

Zeigt alle Aufgaben an, die in keine der aufgelisteten Kategorien fallen.

Aufgaben der nächsten 7 Tage:

Zeigt alle aktiven Aufgaben an, deren Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten 7 Tage liegt.

Aktive Aufgaben:

Zeigt alle Aufgaben an, deren Fälligkeit gesetzt ist. Dies ermöglicht das Anzeigen der Fälligkeitsdaten für die Aufgaben, die in näheren Zukunft fällig sind.

Überfällige Aufgaben:

Zeigt alle Aufgaben an, deren Enddatum bereits in der Vergangenheit liegt.

Erledigte Aufgaben:

Zeigt die Aufgaben an, deren Status »zu 100% erledigt« ist.

Aufgaben mit Anlagen:

Dies zeigt alle Aufgaben mit Anlagen an.

<Liste der Kategorien>:

Listet alle Aufgaben auf, welche zu einer bestimmten Kategorie (wie Jahrestage, Geschenke etc.) gehören.

Um eine schnelle Suche durchführen,

  1. Klicken Sie in die Auswahlliste rechts neben »Anzeigen:« in der Suchleiste.

  2. Wählen Sie das Suchkriterium aus der Liste aus:

    • Beliebige Kategorie
    • Nicht einsortiert
    • Aufgaben der nächsten 7 Tage
    • Zugewiesene Aufgaben
    • Überfällige Aufgaben
    • Erledigte Aufgaben
    • Aufgaben mit Anlagen
    • Jahrestag
    • Geburtstag
    • Geschäftlich
    • Konkurrenz
    • Favoriten
    • Geschenke
    • Ziele/Zielsetzungen
    • Urlaub
    • Urlaubskarten
    • Ideen
    • International
    • Schlüssel-Kunde
    • Allgemeines
    • Persönlich
    • Anrufe
    • Status
    • Strategien
    • Lieferanten
    • Zeit und Ausgaben
    • VIP
    • Wartend

Sie können die gewünschten Einträge nun in der Aufgabenansicht betrachten.