Redacción de mensajes de correo-e nuevos

Puede comenzar a escribir un nuevo mensaje de correo-e pulsando Archivo > Nuevo > Mensaje de correo, pulsando Ctrl+N cuando esté en la herramienta de correo o pulsando Nuevo en la barra de herramientas.

Escriba una dirección en el campo Para. Si quiere introducir varias direcciones de correo electrónico, escriba las direcciones separadas por una coma. También puede usar la lista de contactos para enviar correos a varios destinatarios. Escriba el asunto en el campo Asunto, y en la caja que hay en la parte inferior, el texto del mensaje. Una vez que haya escrito su mensaje pulse Enviar.

La ventana de mensaje de correo nuevo es así:

Esta sección contiene los siguientes temas:

2.2.1. Unicode, ASCII, y alfabetos no latinos

Si quiere usar un alfabeto no latino mientras usa un teclado latino, pruebe seleccionando un método de entrada diferente en el editor de mensajes. Pulse con el botón derecho en el área de edición del mensaje y seleccione un método de entrada del menú Métodos de entrada, después comience a escribir. Las claves actuales varían por idiomas y estilo de entrada. Por ejemplo, el método de entrada cirílico usa combinaciones de teclado de latín transliterado para obtener el alfabeto cirílico, combinando letras donde sea necesario. «Zh» y «ya» proporcionan letras simples cirílicas apropiadas, y la comilla simple (‘) proporciona un carácter de signo suave.

Para mostrar un unas mayores capacidades del idioma, pulse Editar > Preferencias, después seleccione las opciones del juego de codificación en las secciones Opciones de correo y Preferencias del editor. Si no está seguro de cuáles usar, seleccione UTF-8, que ofrece el mayor rango de caracteres disponibles en el mayor número de idiomas.

2.2.1.1. Usar los juegos de codificaciones

Un juego de caracteres es una versión electrónica de un alfabeto. En el pasado, el juego de caracteres ASCII se usó universalmente. No obstante contiene sólo 128 caracteres, lo que significa que es incapaz de mostrar caracteres en cirílico, kanji u otros alfabetos latinos. Para trabajar alrededor del problema de la representación del idioma, los programadores desarrollaron una variedad de métodos para que los idiomas humanos tuviesen su juego de caracteres específico y los elementos escritos en otros caracteres se mostraban incorrectamente. Eventualmente, las organizaciones de estándares desarrollaron el juego de caracteres UTF-8 Unicode* para proporcionar un juego de caracteres único para todo el mundo.

La mayoría de mensajes de correo-e advierten con antelación qué juego de caracteres usan, de tal forma que Evolution sabe cómo representarlo para un número binario dado. No obstante, si encuentra mensajes representados como filas de caracteres incomprensible, pruebe seleccionando un juego de caracteres diferente en los ajustes del correo. Si sus destinatarios no pueden leer sus mensajes, pruebe seleccionando un juego de caracteres diferente en la caja de diálogo de opciones del editor. Para algunos idiomas, tal como turco o coreano, puede ser mejor que seleccione el juego de caracteres específico para ellos. No obstante, la mejor opción para la mayoría de usuarios es UTF-8, que ofrece el rango más grande de caracteres para el rango más grande de idiomas.

2.2.2. Cabecera personalizada

Para activar el complemento Cabecera personalizada:

Seleccione Editar > Complementos.

Después seleccione Cabecera personalizada. Puede configurar las cabeceras personalizadas para ajustar la sensibilidad y advertencias para los mensajes salientes.

En el Gestor de complementos seleccione la solapa Configuración para personalizar sus campos de cabeceras. Puede añadir, editar o quitar los campos de cabeceras. Para cada campo de cabecera que añada puede especificar las claves y los valores. La clave se usa como el título de la cabecera personalizada. Puede introducir múltiples valores para las claves. Debe usar un punto y coma para separar cada valor que introduzca.

  1. Seleccione Nuevo > Mensaje de correo o Mayús+Ctrl+M para abrir una ventana del Editor de mensajes.

  2. Seleccione Insertar > Cabecera personalizada para abrir la ventana Cabeceras personalizadas del correo-e.

    En la ventana Cabeceras personalizadas del correo-e puede ver todos campos de cabeceras y valores que puede añadir.

  3. Establezca los valores para los campos de cabecera usando la lista desplegable respectiva.

  4. Pulse «Aceptar».

2.2.3. Enviar los mensajes nuevos más tarde

En general Evolution enviará los correos en cuanto pulse el botón «Enviar». Sin embargo hay unas cuantas maneras de guardar un mensaje para enviarlo más tarde:

  • Si está desconectado de la red cuando pulsa «Enviar», Evolution guardará sus mensajes en la carpeta «Bandeja de salida». El mensaje se enviará la próxima vez que se conecte a Internet y envíe o reciba correo.
  • Pulse Archivo > Guardar borrador para guardar sus mensajes en la carpeta Borradores y poder revisarlos después.
  • Si prefiere guardar el mensaje como un archivo de texto pulse Archivo > Guardar como, y después especifique un nombre de archivo.

2.2.4. Trabar desconectado

El modo desconectado le ayuda a comunicarse con sistemas de almacenamiento de correo remoto tales como GroupWise®, IMAP o Exchange en situaciones en las que no podrá estar siempre conectado a la red local. Evolution guarda copia de una o más carpetas y le permite crear nuevos mensajes, guardarlos en la Bandeja de salida y enviarlo en cuanto vuelva a conectarse.

El correo POP descarga todos sus mensajes al sistema local, pero normalmente otras conexiones sólo descargan las cabeceras y obtienen el resto solamente cuando quiere leer el mensaje entero. Antes de desconectar, Evolution descargará todos los mensajes sin leer desde las carpetas que haya elegido almacenar.

Para marcar una carpeta para su uso desconectado,

  1. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta, después elija Propiedades.
  2. Pulse Copiar el contenido de la carpeta localmente para operar desconectado.

El estado de la conexión lo muestra un icono en la esquina inferior izquierda de la ventana principal de Evolution. Cuando está conectado mostrará dos cables enchufados. Cuando esté desconectado los cables estarán desenchufados.

Para cachear las carpetas seleccionadas y desconectar de la red,

  1. Pulse Archivo > Trabajar desconectado o pulse el icono de estado de la conexión en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

    Un mensaje emergerá y le preguntará si quiere desconectarse inmediatamente o quiere sincronizar las carpetas localmente antes de desconectarse.

  2. Pulse Sincronizar para descargar todos los mensajes en las carpetas marcadas para trabajar desconectado.

    O

    Pulse No sincronizar para desconectarse inmediatamente, sin descargar los mensajes localmente para trabajar desconectado.

    Seleccione No mostrar otra vez este mensaje para desactivar este mensaje emergente. Lo predeterminado es no sincronizar al desconectar.

Cuando quiera reconectarse, pulse Archivo > Trabajar conectado o pulse el icono de estado de la conexión de nuevo.

2.2.4.1. Descargar los mensajes para trabajar desconectado

Esta característica prepara Evolution para trabajar y operar desconectado. Le ayuda a descargar todos los mensajes localmente antes de desconectarse. De otra manera y de forma predeterminada, se desconecta cuando pulsa el botón de desconexión sin descargar los mensajes.

Para descargar los mensajes para operaciones en modo desconectado, seleccione Archivo > Descargar mensajes para trabajar sin conexión.

2.2.4.2. Gestión automática del estado de la red

Evolution entiende automáticamente el estado de la red y actúa en concordancia. Por ejemplo, Evolution cambia a modo desconectado cuando la red se cae y cambia automáticamente cuando la red se recupera. Para activar esta característica, asegúrese de que su sistema tiene instalado Network Manager.

2.2.5. Adjuntos

Para adjuntar un archivo a su correo-e:

  1. Pulse el botón Adjuntar en el editor.
  2. Seleccione el archivo que quiere adjuntar.
  3. Pulse «Aceptar».

También puede arrastrar un archivo en la barra de adjuntos de la ventana del editor. Si quiere enviarlo como un adjunto en línea, pulse con el botón derecho del ratón sobre el adjunto y puse Propiedades, después seleccione Mostrado automático de los adjuntos.

Cuando mande el mensaje irá con él una copia del archivo adjuntado. Tenga presente que los adjuntos de gran tamaño pueden tomar mucho tiempo al ser enviados y recibidos.

2.2.6. Recuerdo de adjuntos

Evolution tiene un complemento de Recuerdo de adjuntos que puede usar para recordarle que adjunte un archivo en un correo-e. Si determina que el archivo no está adjuntado, muestra el siguiente mensaje:

  1. Pulse Continuar editando para adjuntar el archivo que se le está recordando que falta o pulse Enviar para enviar el mensaje sin ningún adjunto.

Para activar el Recuerdo de adjuntos:

  1. Seleccione Editar > Complementos > Recuerdo de adjuntos.

  2. Pulse Configuración, después asegúrese de que Recordar los adjuntos faltantes está seleccionado.

  3. Pulse Añadir, después introduzca las palabras clave tales como «Adjuntar» o «Adjunto».

    Busca cada correo electrónico que esté enviando basándose en las palabras clave que haya añadido aquí. Si en su correo-e encuentra palabras clave tales como «adjuntar» y no hay un archivo adjunto, se le recuerda que faltan adjuntos.

  4. Para editar cualquiera de las palabras clave existentes, seleccione la palabra clave y pulse Editar, después modifique la palabra como desee.

  5. Pulse Cerrar.

2.2.7. Especificar destinatarios adicioneles para correo electrónico

Evolution™, como la mayoría de programas de correo electrónico, reconoce tres tipos de direcciones: destinatarios primarios, destinatarios secundarios y destinatarios ocultos. La manera más simple de enviar un mensaje es escribiendo la dirección o direcciones de correo electrónico en el campo Para:, que denota los destinatarios primarios. Use el campo Cc: para enviar un mensaje de correo a destinatarios secundarios.

Las direcciones en la lista Cco: están ocultas a los otros destinatarios del mensaje. Puede usarlo para enviar correos a grandes grupos de personas especialmente si no se conocen entre sí o si es importante mantener la privacidad. Si el campo Cco: no está a la vista pulse Ver > Campo Cco.

Si escribe con frecuencia a los mismos grupos de personas, puede crear listas de direcciones en la herramienta de contactos, y después enviarles correos como si cada grupo tuviera una única dirección de correo. Para saber cómo hacerlo consulte Crear una lista de contactos.

Evolution le permite especificar el campo Responder a: en un correo-e. Para ello haga:

  1. Abra una ventana del editor.
  2. Abra el campo Responder a pulsando en Ver > Responder a.
  3. Especifique la dirección a la que quiere que le respondan en el nuevo campo «Responder a».
  4. Complete el resto de su mensaje.
  5. Pulse Enviar.

2.2.8. Eligiendo los destinatarios rápidamente

El autocompletado de direcciones de Evolution está activado de forma predeterminada cuando crea contactos. Evolution lo hace fácil para que rápidamente rellene el campo de dirección sin tener que recordar la dirección de correo electrónico de los destinatarios. Puede escribir apodos u otras porciones de los datos de la dirección en el campo de dirección y Evolution mostrará una lista desplegable de posibles finalizaciones desde sus contactos. Si escribe un nombre o un apodo que puede ir con más de una tarjeta, Evolution abrirá una caja de diálogo para preguntarle a qué persona se refiere.

Si Evolution no completa automáticamente las direcciones, pulse Editar > Preferencias, después pulse Autocompletado. Allí seleccione la libreta de direcciones que quiere usar para el autocompletado de direcciones en el correo.

Alternativamente, puede pulsar los botones Para:, Cc:, Cco:, para obtener una lista de las direcciones de correo-e en su lista de contactos. Seleccione las direcciones y pulse las flechas para moverlas entre las columnas de direcciones apropiadas.

Para obtener más información acerca de cómo usar el correo-e con el administrador de contactos y el calendario consulte Envíeme una carta: Cómo añadir tarjetas rápidamente y Planificación con el calendario de Evolution.

2.2.9. Responder a mensajes de correo-e

Para responder a un mensaje, seleccione el mensaje al que responder en la lista de mensajes y pulse el botón Responder en la barra de tareas, o pulse con el botón derecho en el mensaje y seleccione Responder al remitente. Esto abrirá el editor de mensajes. Los campos Para: y Asunto: ya estarán rellenados, aunque puede cambiarlos si lo desea. Además se insertará el texto completo del mensaje antiguo en el nuevo mensaje, en gris o bien con una línea azul a un lado (sólo para correos en HTML) o con el carácter > antes de cada línea (para el modo texto plano), para indicar que es parte del mensaje anterior.

Si está leyendo un mensaje que tiene varios destinatarios puede que desee Responder a todos en lugar de Responder. Si hay un gran número de personas en los campos Para: o Cc: esto puede ahorrar mucho tiempo.

2.2.9.1. Uso de la característica de Responder a todos

Susana envía un mensaje a un cliente y añade una copia para Tomás y a una lista de correo interna de la compañía para sus compañeros de trabajo. Si Tomás quiere mandar un comentario para que lo lean todos sus compañeros, él pulsará en Responder a todos pero si lo que quiere es solamente decirle a Susana que está de acuerdo con ella, usará Responder. Observe que esta respuesta no la recibirá nadie a quien Susana haya incluido en la lista de Cco: de su mensaje original porque tal lista no ha sido compartida con nadie.

Si está suscrito a una lista de correo y quiere que su respuesta sólo vaya a la misma en lugar de al remitente pulse en Responder la lista en lugar de Responder o de Responder a todos.

2.2.9.2. Atajos de teclado

Herramientas Atajos
Responder al remitente Ctrl+R
Responder a la lista Ctrl+L
Responder a todos Shift+Ctrl+R
Reenviar Ctrl+F

2.2.10. Buscar y sustituir en el editor de mensajes

El editor de mensajes le proporciona varias características de búsqueda de texto.

Buscar:

Escriba una palabra o frase y Evolution la encontrará en el mensaje.

Buscar expresión regular:

Puede buscar un patrón complejo de caracteres llamado expresión regular o «regex» en la ventana de su editor. Si no está seguro de lo que es una expresión regular, debería ignorar esta característica.

Buscar de nuevo:

Seleccione este elemento para repetir la última búsqueda que haya realizado.

Reemplazar:

Buscar una palabra o una frase y sustituirla por otra cosa.

Para todos estas opciones puede elegir si quiere o no Hacia atrás, desde el punto el que se encuentra el cursor. También puede determinar si quiere que la búsqueda sea sensible a mayúsculas o no.

2.2.11. Mejorar su correo electrónico con HTML

Normalmente no se pueden aplicar estilos o insertar imágenes en mensajes de correo electrónico. Sin embargo la mayoría de los clientes de correo moderno son capaces de mostrar imágenes y estilos en el texto, además del alineado básico y formateo de párrafos. Esto es posible al usar HTML al igual que las páginas web.

Algunas personas no tienen clientes de correo capaces de leer HTML o prefieren no recibir mensajes enriquecidos con HTML porque son más lentos de descargar y de mostrar en pantalla. Por ello Evolution envía mensajes de texto plano a menos que le pida explícitamenteque los componga con HTML.

2.2.11.1. Formateo básico de HTML

Puede cambiar el formato de un mensaje de correo electrónico de texto plano a HTML eligiendo Formato > HTML desde la barra de menú.

Para que todos los mensajes que envíe estén compuestos con HTML de forma predeterminada, asigne sus preferencias de formato del correo en el diálogo de configuración del correo. Para obtener más información consulte la Sección 8.5: Editor de correo.

Las herramientas de formateo HTML se encuentran en la barra de herramientas justo encima del espacio en el que realmente compone su mensaje y también aparecen en los menús Insertar y Formato.

Los iconos de la barra de herramientas se explican en consejos que aparecen cuando mantiene el ratón sobre los botones. Estos se clasifican en cuatro categorías:

Cabeceras y listas:

En el borde izquierda de la barra de herramientas puede elegir el estilo de texto predeterminado, Normal o los diferentes tamaños de cabecera disponibles desde Cabecera 1 (el más grande) hasta Cabecera 6 (el más pequeño). Otros estilos disponibles para los más organizados son Preformato, la lista de puntos o los tres tipos de listas numeradas.

En lugar de usar asteriscos para marcar una lista de puntos, pruebe el estilo Lista de puntos desde el menú desplegable de estilos. Evolution distintos estilos para las listas de topos y maneja varios niveles de sangría y de ajuste para las palabras.

Estilos de texto:

Use estos botones para fijar la apariencia de sus correos-e. Si tiene seleccionado un texto, el estilo se aplicará sobre él. Si no, el estilo se aplicará a lo próximo que escriba.

Botón Descripción
TT Texto de máquina de escribir, es aproximadamente igual a la tipografía monoespaciadia Courier.
A en negrita Pone el texto en negrita.
A en cursiva Pone el texto en cursiva.
A subrayada Subraya el texto.
A tachada Tacha el texto.
Alineación:

Situado junto a los botones de estilo del texto, estos tres iconos de párrafo deberían ser familiares para los usuarios de procesadores de textos. El que está más a la izquierda alinea el texto a la izquierda, el del centro, lo centra y el de la derecha lo alinea hacia el lado derecho.

Reglas de sangrado:

El botón con la flecha que apunta a la izquierda reducirá la sangría de un párrafo y el de la derecha la aumentará.

Selección de color:

En el extremo de la derecha está la herramienta de selección del color, donde una caja muestra el color actual del texto. Para elegir uno nuevo pulse sobre el botón de la flecha que está a su derecha. Si tiene un trozo de texto seleccionado el color se aplicará al mismo. Si no, el color se aplicará a lo que escriba después. Puede seleccionar un color o imagen de fondo pulsando con el botón derecho del ratón sobre el fondo del mensaje, para después seleccionar Estilo > Estilo de la página.

2.2.11.2. Formato HTML avanzado

Bajo el menú Insertar, hay varios elementos más que puede usar para dar estilo a su correo-e. Para usar éstas y otras herramientas de formato HTML , asegúrese de que ha activado el modo HTML usando Formato > HTML.

2.2.11.2.1. Insertar un enlace

Use la herramienta de añadir enlace para poner hiperenlaces en sus mensajes HTML. Si no quiere escribir ningún texto en particular, sólo tiene que escribir la dirección directamente y Evolution la reconocerá como un enlace.

  1. Seleccione el texto en el que quiere poner el enlace.
  2. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el texto, después elija Insertar enlace.
  3. Escriba el URL en el campo URL.
  4. Pulse Cerrar.

2.2.11.2.2. Insertar una imagen

  1. Pulse Insertar > Imagen en la barra del menú,
  2. Navegue y seleccione el archivo de la imagen.
  3. Pulse «Aceptar».

2.2.11.2.3. Insertar una regla

Insertar una línea horizontal en el texto para dividirlo en dos secciones:

  1. Pulse Insertar > Regla en la barra de menú.
  2. Seleccione la anchura, tamaño y el alineamiento.
  3. Si es necesario, seleccione el sombreado.
  4. Pulse Cerrar.

2.2.11.2.4. Insertar una tabla

Para insertar una tabla en el texto:

  1. Pulse Insertar > Tabla en la barra de menú.

  2. Seleccione el número de filas y columnas.

  3. Seleccione el tipo de disposición para la tabla.

  4. Seleccione un fondo para la tabla.

    Para introducir una imagen para el fondo de pantalla, pulse el botón del selector de archivos y seleccione la imagen que desee.

  5. Pulse Cerrar.

2.2.12. Opciones de envío de correo

Puede establecer las siguientes opciones cuando envía correos con Evolution.

Confirmación de lectura:

Evolution le permite enviar una petición de lectura para los mensajes enviados para indicar si su mensaje está siendo visto por el destinatario. Las confirmaciones de lectura son útiles cuando el tiempo es un aspecto importante. Para enviar una petición de lectura, pulse Insertar > Solicitar confirmación de lectura en la ventana del editor.

Priorizar mensaje:

Puede priorizar un mensaje para ser enviado, para que el destinatario vea su importancia relativa. Para priorizar un mensaje, pulse Insertar > Priorizar mensaje en la ventana del editor.

Evolution ignorará la prioridad del mensaje porque asume que el destinatario debería decidir si el mensaje es importante o no.

2.2.13. Ajustes predeterminados

Evolution le permite cambiar los ajustes predeterminados. Puede organizar su carpeta de Borradores y Correo enviado y establecer las direcciones a las que quiere que se envíen copias de carbón y copias de carbón ocultas. También puede cambiar los ajustes para los destinatarios de los mensajes.

Cambiar los ajustes predeterminados,

  1. Seleccione Editar > Preferencias.
  2. Seleccione la cuenta de correo de la que quiere cambiar los ajustes.
  3. Pulse Editar para abrir la ventana del Editor de cuentas.
  4. Pulse sobre la solapa Predeterminados.
  5. Pulse las respectivas casillas de verificación e introduzca la dirección de correo-e que quiere usar para los campos Cc y Cco.
  6. Seleccione la opción que desea para la notificación de recepción de mensajes de la lista desplegable.

2.2.13.1. Cambiar la carpeta predeterminada para el Correo enviado y los Borradores

De forma predeterminada, todos los correos enviados van directamente a la carpeta Correo enviado y los mensajes marcados como borradores se guardan en la carpeta Borradores. Para cambiar el ajuste predeterminado para los borradores,

  1. Pulse el botón Borradores para abrir la ventana de selección de carpeta.
  2. Seleccione la carpeta en la que quiere guardar los borradores.
  3. Pulse «Aceptar».
  4. Pulse el botón Revertir para revertir al ajuste anterior.

Para cambiar la carpeta predeterminada para los elementos enviados,

  1. Pulse el botón Correo enviado para abrir la ventana de selección de carpeta.
  2. Seleccione la carpeta que desea para los elementos enviados.
  3. Pulse «Aceptar».
  4. Pulse el botón Revertir para revertir al ajuste anterior.

2.2.14. Reenviar correo

Cuando reciba un corre-e puede reenviarlo a otras personas o grupos que puedan estar interesados. Puede reenviar un mensaje como un archivo adjunto a un nuevo mensaje (predeterminado) o puede enviarlo incluido, como una parte citada en el mensaje que está enviando. El reenvío en forma de adjunto es el mejor si quiere enviar una copia íntegra del mensaje. Los envíos incluidos son mejores si sólo quiere enviar partes del mensaje o si tiene que hacer una gran cantidad de comentarios a diferentes partes del mensaje que reenvía. Recuerde que es importante citar al autor original del mensaje y diferenciar claramente las partes del texto que ha modificado, borrado o añadido.

Reenviar un mensaje que está leyendo:

  1. Pulse Reenviar en la barra de herramientas.

    o

    Si prefiere reenviar el mensaje incluido en lugar de como adjunto, pulse en el menú Mensaje > Reenviar como > Incluido en línea.

  2. Seleccione una dirección como lo haría al enviar un mensaje nuevo, el asunto ya está introducido, aunque puede cambiarlo si lo desea.

  3. Añada sus comentarios en el mensaje dentro del marco de edición

    Pulse Enviar.

Los adjuntos de un mensaje que está reenviado se reenvían sólo cuando envía el mensaje original como un adjunto. Los mensajes incluidos no reenvían ningún adjunto.

2.2.15. Consejos para correo electrónico de cortesía

  • No reenvíe los mensajes en cadena. Si tiene que hacerlo, cuídese de mensajes falsos o de leyendas urbanas y asegúrese de que el mensaje no tiene varias capas de signos de mayor que (>) que indican sucesivos reenvíos descuidados.
  • Empiece y acabe siempre con un saludo. Diga «por favor» y «gracias» de la misma manera que haría en la vida real. Puede ser breve en sus cumplidos pero sea educado.
  • CUANDO ESCRIBE CON MAYÚSCULAS SIGNIFICA QUE ESTÁ GRITANDO No escriba mensajes enteros con mayúsculas porque a la gente le dolerán los oídos.
  • Compruebe su ortografía y use frases completas. Evolution está preconfigurado para destacar las palabras que no reconozca con una línea roja bajo las palabras conforme las vaya escribiendo.
  • No envíe correos desagradables. Si recibe alguno, mejor no lo responda.
  • Cuando conteste o reenvíe un mensaje incluya lo justo del mensaje anterior para proporcionar el contexto necesario.
  • No envíe spam.