使用忙/闲计划会议

Evolution能帮助您根据出席者的空闲时间确定合适的会议时间。它的忙/闲功能允许您查看其它用户的Exchange日历以找出他们在各个时段的忙/闲信息。这样,您就可以统筹安排会议了。

  1. 在日历中创建新约会。

  2. 右击该约会,然后选择“计划会议”。

  3. 点击“添加”,将邮件地址输入列表。

  4. 点击“出席者”,从全局地址列表(GAL)中选择参加人员。

    您可以直接从下列地址列表中选择参加人员。

    • 个人
    • 全部地址列表
    • 联系人

    对于给出的每个地址列表,您还可以从下拉列表中指定类别,如周年纪念,生日,商务等。

  5. 将参加人员添加到下列出席者类别中。

    • 主持人
    • 必需的出席者
    • 可选的出席者
    • 资源
  6. 点击右上角的忙/闲工具。

  7. 点击选项 > 更新忙/闲信息以查看出席者的计划安排,然后,可能的话,更新所以出席者的日历中的会议信息。

如果会议出席者在您安排会议时无法连接到,您可以将会议向前或向后“推移”至最近的最合适的时间。操作方法时,点击“自动获取”按钮左边或右边的箭头。“自动获取”工具会帮助您把会议时间移动到最接近所以出席者都空闲的时间。如果您对这些结果尚不满意,您还可以拖拽标示会议时段边界的线到您想要选择的时刻即可。