Terminplanung mit dem Evolution-Kalender
Es gibt zwei verschiedene Arten von Kalendereinträgen in Evolution: Termine und Besprechungen. Ein Termin ist ein Ereignis, das Sie nur für sich selbst planen, und eine Besprechung ist ein Ereignis, welches die Anwesenheit mehrerer Personen erfordert. Sie können auch die Verfügbarkeitssuche für Besprechungen nutzen, um die Verfügbarkeit der eingeladenen Teilnehmer zu prüfen.
- Termine
- Eine Besprechungseinladung verschicken
- Eine Besprechungseinladung annehmen und beantworten
- Antworten auf Besprechungseinladungen lesen
- Minihilfen-Ansicht
- Die Verfügbarkeitsansicht benutzen
- Kalender- und Verfügbarkeitsinformationen veröffentlichen ohne einen GroupWare-Server
- Verfügbarkeitsinformationen abrufen ohne einen GroupWare-Server
5.2.1. Termine
In Evolution ist ein Termin ein Ereignis, das Sie nur für sich selbst planen.
- 5.2.1.1. Termine erstellen
- 5.2.1.2. Erinnerungen
- 5.2.1.3. Einstufungen
- 5.2.1.4. Wiederholung
5.2.1.1. Termine erstellen
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Klicken Sie auf Datei > Neu > Termin.
oder
Wechseln Sie zur Kalenderansicht und wählen Sie Datei > Neu > Termin.
oder
Klicken Sie zweimal in einen leeren Bereich in der Kalenderansicht, um den Termin-Editor zu erhalten. Der Termin wird für die Zeit vorgeschlagen, auf welche Sie in der Kalenderansicht geklickt haben.
oder
Wählen Sie die gewünschte Dauer in der Kalenderansicht und geben Sie eine Zusammenfassung ein.
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Wählen Sie einen Kalender in der Kalender-Auswahlliste.
Geben Sie eine kurze Zusammenfassung in das »Zusammenfassung«-Feld ein.
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(Optional) Geben Sie einen Ort im »Ort«-Feld ein.
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Wählen Sie Datum und Zeit.
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Geben Sie eine kurze Zusammenfassung in das »Zusammenfassung«-Feld ein.
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Falls dieser Termin den ganzen Tag betrifft, wählen Sie Optionen > Ganztägiges Ereignis in der Menüleiste aus.
oder
Klicken Sie auf den »Ganztägiges Ereignis«-Knopf in der Werkzeugleiste aus.
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Falls das Ereignis ein ganztägiges Ereignis ist, geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum ein.
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Falls das Ereignis kein ganztägiges Ereignis ist, geben Sie eine Startzeit und eine Endzeit ein.
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Wählen Sie »für«, um die Dauer des Termins anzugeben.
oder
Wählen Sie »bis«, um die Endzeit des Termins anzugeben.
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Geben Sie die Zeitzone in das Zeitzone-Feld ein.
oder
Klicken Sie auf den Globus, um die Zeitzone anzupassen.
Um das Zeitzone-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, wählen Sie Ansicht > Zeitzone in der Menüleiste aus.
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Um die Zeit als beschäftigt anzuzeigen, wählen Sie in der Menüleiste Optionen > Zeit als beschäftigt anzeigen.
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(Optional) Geben Sie ein Kategorie im »Kategorien«-Feld ein.
Um das »Kategorien«-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, klicken Sie auf Ansicht > Kategorien in der Menüleiste.
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(Optional) Geben Sie eine Beschreibung im »Beschreibung«-Feld ein.
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Um einen Alarm für diesen Termin zu erzeugen, klicken Sie auf »Alarme« in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Optionen > Alarme in der Menüleiste.
Wählen Sie »Anpassen« in der Auswahlliste, um angepasste Alarme für dieses Ereignis hinzuzufügen oder zu entfernen.
Für weitere Informationen zu Alarmen lesen Sie bitte Erinnerungen.
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(Optional) Um einen Anhang hinzuzufügen, ziehen Sie den Anhang per Maus in die Anlagenleiste und lassen Sie dann die Maustaste los.
oder
Klicken Sie auf den »Beilegen«-Knopf in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Einfügen > Anlage aus der Menüleiste aus, und wählen Sie dann die Anlage aus.
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(Optional) Klicken Sie auf Optionen > Einstufung und wählen Sie eine Einstufung (Öffentlich, Privat, Vertraulich) aus.
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(Optional) Klicken Sie auf den »Wiederholung«-Knopf in der Werkzeugleiste.
oder
Wählen Sie Optionen > Wiederholung in der Menüleiste aus, und geben Sie an ob und wie oft der Termin wiederholt werden soll.
- 5.2.1.1.1. Ganztägiges Ereignis
5.2.1.1.1. Ganztägiges Ereignis
Ganztägige Ereignis werden in der Tagesansicht des Kalenders oben unter dem Datum dargestellt, anstatt im Kalendertag selbst. Dies macht es einfacher Termine zu haben, die sich zeitlich überschneiden. Eine Konferenz kann zum Beispiel ein ganztägiges Ereignis sein, und die einzelnen Besprechung auf der Konferenz können zeitlich genau definierte Termine sein. Termine mit genau definierten Start- und Endzeiten können sich auch überschneiden; falls dies der Fall ist werden sie nebeneinander in der Tagesansicht dargestellt.
Wenn Sie Kalendereinträge erzeugen, die sich zeitlich überschneiden, so zeigt Evolution diese Termin nebeneinander in Ihrem Kalender an.
5.2.1.2. Erinnerungen
Sie können mehrere verschiedene Erinnerungen für einzelne Termine haben zu jeder gewünschten Zeit vor dem jeweiligen Termin. Sie können aus folgenden Arten wählen, um eine Erinnerung zu erzeugen:
Zusätzlich zu den beschriebenen Benachrichtigungen blinkt das Evolution-Alarm-Symbol im Benachrichtigungsfeld. Um den Alarm zu unterbrechen oder den Termin zu betrachten, klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol.
Eine Erinnerung erzeugen:
Alarmbenachrichtigungen für Besprechungen in einem nicht-lokalen Kalender wie Exchange oder GroupWise funktionieren erst, nachdem Sie Evolution einmal gestartet haben nach dem Anmelden. Dies ist ein Unterschied zu lokalen Kalendern auf Ihrer Festplatte, die funktionieren sobald Sie sich an Ihrem Rechner angemeldet haben, ohne dass Evolution gestartet wurde. Egal wo die Alarmbenachrichtigungen gespeichert sind: Sie können nun Evolution beenden und werden trotzdem über einen bevorstehenden Termin alarmiert.
5.2.1.3. Einstufungen
Falls Sie einen Kalender auf einem Novell GroupWise®- oder Microsoft Exchange-Server benutzen, wählen Sie eine Einstufung für den Termin, um zu bestimmen, wer den Termin sehen kann. Die Vorgabe-Einstufung ist »öffentlich«; öffentliche Termine können von jeder Person im Kalender-Netzwerk betrachtet werden. »Privat« bezeichnet einen ersten Grad an Vertraulichkeit, und »Vertraulich« einen höheren Grad. Die verschiedenen Grade können je nach Server-Einstellungen unterschiedlich sein; fragen Sie Ihren Systemadministrator oder ändern Sie Ihre Zuweisungseinstellungen dementsprechend.
Falls Sie einen Novell GroupWise- oder Microsoft Exchange-Server benutzen, können andere Benutzer dieses Servers Ihren Kalender einsehen, um herauszufinden, ob Sie zu einer bestimmten Zeit verfügbar sind. Falls Sie einen Termin haben, der einfach verschoben werden kann, oder dessen Zeit als frei und nicht als beschäftigt markiert werden soll, wählen Sie Optionen > Zeit als beschäftigt anzeigen in der Menüleiste. Per Vorgabe werden Termine als beschäftigt angezeigt.
Sie können Termine genauso wie Kontakte in verschiedene Kategorien einsortieren.
Um eine neue Kategorie zur Kategorienliste hinzuzufügen, klicken Sie auf »Kategorieliste bearbeiten« und dann auf »Hier zum Hinzufügen einer Kategorie klicken».
Klicken Sie auf OK, nachdem Sie die gewünschten Kategorien für den Termin ausgewählt haben. Die ausgewählten Kategorien werden nun im Textfeld neben dem »Kategorien«-Knopf aufgelistet.
Termine mit Kategorien erscheinen mit kleinen Symbolen in der Kalenderanzeige, und Sie können auch nach Terminen suchen, indem Sie nach der Kategorie suchen. Um nur die Termine einer bestimmten Kategorie angezeigt zu bekommen, wählen Sie diese aus der Auswahlliste links oben, direkt über der Kalenderanzeige neben »Anzeigen« aus.
5.2.1.4. Wiederholung
Die Wiederholungsfunktion kann Wiederholungen für einen Termin erzeugen, von jedem Tag bis einmal in hundert Jahren. Sie können eine Zeit und ein Datum auswählen, an welchem der Termin zum letzten Mal, und unter »Ausnahmen« einzelne Tage auswählen, an den keine Wiederholung stattfinden soll. Treffen Sie Ihre Auswahl von links nach rechts und formen Sie einen Satz: “Alle zwei Wochen bei Montag und Freitag bis 03.01.2008” oder “Alle 1 Monat am erster Freitag für 12 Treffer”
Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben. Sie können die Zusammenfassung eines Termins in der Kalenderansicht ändern, indem Sie auf den Namen klicken und einfach schreiben. Sie können weitere Einstellungen ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und »Öffnen« auswählen, oder doppelt auf den Termin klicken.
5.2.2. Eine Besprechungseinladung verschicken
Eine Besprechung ist ein Ereignis, welches die Anwesenheit mehrerer Personen erfordert. Evolution kann Gruppenbesprechungen planen und Ihnen dabei helfen die Antworten auf Besprechungsanfragen zu verarbeiten.
Wenn Sie einen Besprechung oder Gruppentermin erstellen, so können Sie die Teilnehmer in mehrere Kategorien einordnen, wie zum Beispiel als “Vorsitzender” oder “Benötigter Teilnehmer”. Wenn Sie die Besprechung speichern wird jedem Teilnehmer eine E-Mail mit Informationen zur Besprechung und der Möglichkeit zur Antwort geschickt.
Falls Sie als Organisator keine Anwesenheitsinformationen von Teilnehmer erhalten möchten und einfach nur das Ereignis ankündigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Besprechung und wählen Sie »Als iCalendar weiterleiten«. Dies öffnet das E-Mail-Editor-Fenster mit der Ankündigung als Dateianhang. Empfänger können den Termin zu ihrem Kalender mit einem Klick hinzufügen, aber Ihnen wird keine E-Mail geschickt, ob ein Empfänger plant anwesend zu sein.
Um eine Besprechung anzusetzen:
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Klicken Sie auf Datei > Neu > Besprechung.
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Falls Sie mehrere E-Mail-Konten haben, wählen Sie das gewünschte Konto in der Auswahlliste im Organisator-Feld aus.
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Wählen Sie einen Kalender in der Kalender-Auswahlliste.
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Klicken Sie auf den Hinzufügen-Knopf, um die E-Mail-Adressen der Personen hinzuzufügen, die Sie einladen möchten.
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Um einen Teilnehmer von der Liste zu entfernen, wählen Sie den Teilnehmer aus und klicken Sie auf den Entfernen-Knopf.
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Um ein Feld zu bearbeiten, klicken Sie auf das Feld und klicken Sie dann auf den Bearbeiten-Knopf.
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Klicken Sie auf Ansicht in der Menüleiste, um die Art-, Status- Positions- und UAwg-Felder anzuzeigen oder zu verbergen.
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Geben Sie eine kurze Zusammenfassung in das »Zusammenfassung«-Feld ein.
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(Optional) Geben Sie einen Ort im »Ort«-Feld ein.
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Falls dieser Termin den ganzen Tag betrifft, wählen Sie Optionen > Ganztägiges Ereignis in der Menüleiste aus.
oder
Klicken Sie auf den »Ganztägiges Ereignis«-Knopf in der Werkzeugleiste aus.
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Falls das Ereignis ein ganztägiges Ereignis ist, geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum ein.
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Falls das Ereignis kein ganztägiges Ereignis ist, geben Sie eine Startzeit und eine Endzeit ein.
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Wählen Sie »für«, um die Dauer des Termins anzugeben.
oder
Wählen Sie »bis«, um die Endzeit des Termins anzugeben.
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Geben Sie die Zeitzone in das Zeitzone-Feld ein.
oder
Klicken Sie auf den Globus, um die Zeitzone anzupassen.
Um das Zeitzone-Feld anzuzeigen oder zu verstecken, wählen Sie Ansicht > Zeitzone in der Menüleiste aus.
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Um einen Alarm für diesen Termin zu erzeugen, klicken Sie auf »Alarme« in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Optionen > Alarme in der Menüleiste.
Wählen Sie »Anpassen« in der Auswahlliste, um angepasste Alarme für dieses Ereignis hinzuzufügen oder zu entfernen.
Für weitere Informationen zu Alarmen lesen Sie bitte Erinnerungen.
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(Optional) Um einen Anhang hinzuzufügen, ziehen Sie den Anhang per Maus in die Anlagenleiste und lassen Sie dann die Maustaste los.
oder
Klicken Sie auf den »Beilegen«-Knopf in der Werkzeugleiste, oder wählen Sie Einfügen > Anlage aus der Menüleiste aus, und wählen Sie dann die Anlage aus.
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(Optional) Klicken Sie auf Optionen > Einstufung und wählen Sie eine Einstufung (Öffentlich, Privat, Vertraulich) aus.
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(Optional) Klicken Sie auf den »Wiederholung«-Knopf in der Werkzeugleiste.
oder
Wählen Sie Optionen > Wiederholung in der Menüleiste aus, und geben Sie an ob und wie oft der Termin wiederholt werden soll.
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Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu prüfen, klicken Sie auf den »Verfügbarkeit«-Knopf in der Werkzeugleiste.
oder
Klicken Sie auf Optionen > Verfügbarkeit in der Menüleiste.
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Klicken Sie auf den Speichern-Knopf in der Werkzeugleiste, um die Besprechung zu speichern.
Eine E-Mail wird an alle Teilnehmer verschickt, um diese für das Ereignis einzuladen.
Eine Besprechung kann nur einen Organisator haben, und nur der Organisator kann Teilnehmer hinzufügen. Sie können sich als Organisator einer Besprechung ausersehen, aber falls Sie nicht der wirkliche Organisator sind kann dies zu Verwirrung führen. Falls Sie weitere Personen zu der Besprechung einladen möchten, ohne den Organisator zu ändern, ist es am einfachsten, die eigentliche Einladungsnachricht an weitere Personen weiterzuleiten.
5.2.3. Eine Besprechungseinladung annehmen und beantworten
Besprechungsanfragen werden als iCal-Anhänge verschickt. Um einen solchen Anhang zu betrachten oder zu beantworten, klicken Sie auf das Anhangsymbol und betrachten Sie die Anfrage eingebettet in das Nachrichtenfenster. Alle Angaben werden angezeigt, inklusive Zeiten und Daten. Danach können Sie wählen, wie Sie die Einladung beantworten möchten. Zur Auswahl stehen:
- Annehmen
- Vorläufig
- Ablehnen
Klicken Sie auf OK, um eine E-Mail mit Ihrer Antwort an den Organisator zu senden. Das Ereignis wird zudem zu Ihrem Kalender hinzugefügt, falls Sie Annehmen ausgewählt haben.
Nachdem Sie die Besprechung zu Ihrem Kalender hinzugefügt haben können Sie Änderungen vornehmen, aber falls der eigentliche Organisator eine Aktualisierung schickt, können diese Änderungen überschrieben werden.
5.2.4. Antworten auf Besprechungseinladungen lesen
Wenn Sie eine Antwort auf eine von Ihnen verschickte Besprechungseinladung erhalten und diese innerhalb der Nachricht betrachten.
5.2.5. Minihilfen-Ansicht
Wenn Sie in Eile sind und die Details zu einer Besprechung sehen möchten so halten Sie den Mauszeiger über die Besprechung in der Kalenderansicht. Eine Minihilfe erscheint, welche das Thema, den Ort und die Zeit der Besprechung anzeigt. Falls Sie die Besprechung angesetzt haben können Sie zudem den Status der Teilnehmer sehen, also z.B. wie viele von ihnen zu- oder abgesagt haben.
5.2.6. Die Verfügbarkeitsansicht benutzen
Sie können in der Verfügbarkeitsansicht vor dem Ansetzen einer Besprechung nachschauen, ob bestimmte Personen verfügbar sein werden. Die Verfügbarkeitsfunktion ist eigentlich eine Funktion bestimmter Groupware-Server wie Microsoft Exchange und Novell Groupwise. Aber auch ohne diese Server können Verfügbarkeitsinformationen online gestellt und anderswo aufgerufen werden. Falls nicht jeder, mit dem Sie arbeiten, Verfügbarkeitsinformationen veröffentlicht, können Sie immer noch iCal-Besprechungseinladungen versenden, um Ihre Kalenderplanung mit anderen Personen abzugleichen.
Um die Verfügbarkeit einzusehen:
- Klicken Sie auf Datei > Neu > Besprechung.
- Klicken Sie auf den Hinzufügen-Knopf, um die E-Mail-Adressen der Personen hinzuzufügen, die Sie einladen möchten.
- Klicken Sie auf »Verfügbarkeit« in der Werkzeugleiste, oder klicken Sie auf Optionen > Verfügbarkeit in der Menüleiste.
- Bestimmen Sie die Besprechungszeit, indem Sie entweder im Planungsgitter die Besprechungszeit per Maus verändern oder indem Sie den »Auto-Auswählen«-Knopf benutzen, um automatisch eine Zeit auszuwählen. Klicken Sie dann auf Schließen und dann auf Speichern. Für Teilnehmer auf einem Exchange-Server wird der Termin automatisch aktualisiert; alle anderen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über jegliche Änderungen in der Planung.
Das Planungsgitter zeigt die Verfügbarkeitsinformationen der Personen an, die Sie eingeladen haben. Hier können Sie die Kalender verschiedener Personen vergleichen, um Zeit für ein gemeinsames Treffen zu finden. Verfügbarkeitsinformationen können nur eingesehen werden, wenn Sie den selben Novell GroupWise- oder Microsoft Exchange-Server benutzen wie Sie, oder falls die Person ihre Verfügbarkeitsinformationen unter einer Web-Adresse veröffentlicht, auf die Sie zugreifen können und welche Sie bereits als URL im Evolution-Adressbuch in die jeweiligen Kontaktinformationen eingegeben haben.
5.2.6.1. Kalender- und Verfügbarkeitsinformationen veröffentlichen ohne einen GroupWare-Server
Sie können Kalender- oder Verfügbarkeitsinformationen auf einem WebDAV-, FTP-Server, oder auf einer nicht-lokalen Maschine per Secure Shell (SSH) oder einem anderen Web-Server per HTTP-PUT veröffentlichen. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator falls Sie sich nicht sicher sind, ob letzteres vom Server unterstützt wird.
Um die Veröffentlichung von Kalender- oder Verfügbarkeitsinformationen einzustellen:
- Klicken Sie auf Bearbeiten, dann Einstellungen, dann auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf den Reiter »Kalenderveröffentlichung«, dann auf Hinzufügen, und wählen Sie dann die Informationen aus, die Sie veröffentlichen möchten.
- Wählen Sie den Veröffentlichungsintervall aus, wie häufig Sie Ihre Daten hochladen möchten.
- Wählen Sie die Kalenderquellen aus, deren Daten enthalten sein sollen.
- Wählen Sie den Ort für die Veröffentlichung aus.
- Tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
- Klicken Sie auf OK.
Um die Kalenderinformationen sofort zu veröffentlichen, wählen Sie im Kalender-Fenster Aktionen > Kalenderinformationen veröffentlichen.
Evolution ermöglicht es eine Vorlage zu nutzen, wenn Sie Verfügungbarkeitsinformationen auf einem Server veröffentlichen.
5.2.6.2. Verfügbarkeitsinformationen abrufen ohne einen GroupWare-Server
Falls jemand Ihnen eine Web-Adresse (URL) für seine Verfügbarkeits- oder Kalenderinformationen gibt, können Sie diese als Teil der jeweiligen Kontaktinformation im Adressbuch eintragen. Wenn Sie dann ein Treffen mit dieser Person planen, zeigt Evolution automatisch die Verfügbarkeitsinformationen dieses Kontakts dar.