Planificación con el calendario de Evolution
Existen dos tipos de acontecimientos que puede planificar con Evolution: citas y reuniones. Una cita es un acontecimiento que planifica sólo para si mismo y una reunión es un acontecimiento que planifica para michas personas. También puede usar la búsqueda de Disponibilidad para las reuniones y determinar la disponibilidad de los participantes.
- Citas
- Enviar una invitación para reunión
- Aceptar y responder a solicitudes de reuniones
- Leer respuestas a solicitudes de reunión
- Vista de sugerencia
- Uso de la característica de disponibilidad
- Publicar la información de Disponibilidad de calendario sin un servidor Groupware
- Acceder a datos de Disponibilidad sin un servidor Groupware
- 5.2.1. Citas
- 5.2.2. Enviar una invitación para reunión
- 5.2.3. Aceptar y responder a solicitudes de reuniones
- 5.2.4. Leer respuestas a solicitudes de reunión
- 5.2.5. Vista de sugerencia
- 5.2.6. Uso de la característica de disponibilidad
5.2.1. Citas
En Evolution, una cita es un acontecimiento que programa para si mismo.
- 5.2.1.1. Crear de citas
- 5.2.1.2. Recordatorios
- 5.2.1.3. Clasificaciones
- 5.2.1.4. Repetición
5.2.1.1. Crear de citas
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Pulse Archivo > Nuevo > Cita.
o
Pulse Calendarios en el Selector, después pulse Archivo, después Nuevo > Cita.
o
Pulse dos veces en un espacio vacío en la vista de calendario para abrir el cuadro de diálogo Cita. Se creará la cita para esa hora en particular en la vista del calendario sobre la que haya pulsado dos veces.
o
Seleccione la duración requerida en la vista del calendario y escriba el resumen.
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Seleccione un calendario en la lista desplegable de Calendario.
Escriba un breve resumen para la tarea en el campo Resumen.
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(Opcional) escriba una ubicación en el campo Lugar.
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Seleccione la fecha y la hora.
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Escriba un breve resumen para la tarea en el campo Resumen.
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Para seleccionar esta cita como un Acontecimiento para todo el día, pulse Opciones > Acontecimiento para todo el día.
o
Pulse el botón Acontecimiento para todo el día de la barra de herramientas.
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Si el acontecimiento es un acontecimiento para todo el día, especifique la fecha de comienzo y la fecha de finalización.
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Si el acontecimiento no es un acontecimiento para todo el día, especifique una hora de comienzo y una hora de finalización.
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Seleccione Durante para especificar la duración.
o
Seleccione Hasta para especificar la hora de finalización del acontecimiento.
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Escriba la información de zona horaria en el campo Zona horaria.
o
Pulse el globo terráqueo para personalizar la zona horaria.
Para ocultar o mostrar el campo Zona horaria, pulse Ver > Zona horaria.
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Para mostrar la hora como ocupada, pulse Opciones > Mostrar hora como ocupada.
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(Opcional) escriba una categoría en el campo Categoría.
Para mostrar u ocultar el campo Categorías, pulse Ver > Categorías.
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(Opcional) escriba una descripción en el campo Descripción.
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Para crear una alerta para esta cita, pulse Alertas en la barra de herramientas o pulse Opciones > Alertas.
Seleccione Personalizar para añadir o eliminar alertas personalizadas para el acontecimiento.
Para obtener más información acerca de los recordatorios, vea Recordatorios.
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(Opcional) para añadir un adjunto a la tarea, arrastre y suelte el adjunto en la barra de adjuntos.
o
Pulse el botón Adjuntar en la barra de herramientas, o pulse Insertar > Adjunto y después examine para seleccionar el adjunto.
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(Opcional) pulse Opciones > Clasificaciones, después seleccione una clasificación (como Público, Privado o Confidencial).
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(Opcional) pulse el botón Repetición en la barra de herramientas.
o
Pulse Opciones > Repetición, y especifique cuando y con qué frecuencia quiere que se repita la cita.
- 5.2.1.1.1. Acontecimiento para todo el día
5.2.1.1.1. Acontecimiento para todo el día
Un acontecimiento para todo el día aparece en la parte en la parte superior de la lista, en una cabecera, debajo de la fecha y no en la propia lista. Así se facilita que las citas puedan solaparse o encajar unas dentro de otras. Por ejemplo, puede definir una conferencia como un acontecimiento para todo el día, y las reuniones durante la conferencia, como citas con hora. Las citas con horas de inicio y final específicas también pueden solaparse. Cuando eso ocurre se muestran con múltiples columnas en la vista del día del calendario.
Si crea citas que se solapan, Evolution las mostrará lado a lado en el calendario.
5.2.1.2. Recordatorios
Puede tener varios Recordatorios para citas individuales, con cualquier antelación a la cita que ha planificado. Puede tener un recordatorio de cada uno de los siguientes tipos:
Aparte de las notificaciones anteriores, el icono de alerta de Evolution parpadea en el área de notificación. Para pausar la alerta o ver el acontecimiento, pulse en el icono de notificación.
Crear un recordatorio:
Si ha almacenado recordatorios en el calendario local, tendrán efecto desde el momento en el que inicie su sesión en el sistema. Sin embargo, para recordatorios almacenados en un servidor remoto como GroupWise o Exchange que requieren autenticación, deberá ejecutar Evolution al menos una vez tras el inicio de sesión. Con independencia del lugar de almacenamiento, puede salir de Evolution y aún podrá recibir los recordatorios de las citas próximas.
5.2.1.3. Clasificaciones
Si está usando un calendario en servidor Novell GroupWise®; o Microsoft Exchange, seleccione una clasificación para la cita para determinar quién puede verla. La categoría predeterminada es Publico, y una cita pública puede verla cualquiera en un calendario compartido por red. Privado denota un nivel de seguridad y Confidencial un alto nivel. Los diferentes niveles varían dependiendo de la configuración del servidor; compruebe con el administrador de su sistema o ajuste su configuración de delegación.
Si está usando un calendario en servidor Novell GroupWise o Microsoft Exchange, otras personas pueden comprobar su horario en el servidor para ver si está disponible a cualquier hora dada. Si tiene una cita que es flexible o un periodo que quiere designar como libre en lugar de ocupado, seleccione la caja Libre en la selección Mostrar hora como. Generalmente las citas se muestran como Ocupado.
Puede categorizar las citas de la misma manera que categoriza contactos.
Puede añadir una categoría nueva a la lista de categorías pulsando en Editar lista maestra de categorías y a continuación en Pulse aquí para añadir una categoría.
Una vez que ha elegido las categorías pulse en Aceptar para asignarlas a la cita. Las categorías seleccionadas se muestran en un cuadro de texto a la derecha del botón Categorías.
Las citas con categorías aparecen con iconos en la vista de calendario y también puede buscar las citas por categorías. Para mostrar sólo las citas de una categoría en particular, seleccione la categoría correspondiente en la barra de búsqueda en la parte superior del calendario.
5.2.1.4. Repetición
El botón de la herramienta de Repetición le permite describir la periodicidad de las citas que puede variar desde diaria hasta cada 100 años. Puede elegir una hora y una fecha a la que quiere que la cita deje de ser periódica y, en la sección Excepciones, elegir días individuales en los que la cita no tendrá lugar. Haga su selección de izquierda a derecha y podrá construir una frase: «cada dos semanas en lunes y viernes hasta el 23 de junio de 2008» o «de cada mes el primer viernes en 12 ocasiones».
Cuando haya terminado con todos los detalles pulse el botón Guardar en la barra de herramientas para guardar la cita y cerrar la ventana del editor. Si lo desea, puede modificar el resumen de una cita en la vista del calendario pulsando sobre ella y escribiendo directamente. Puede cambiar otros ajustes pulsando con el botón derecho sobre la cita y después eligiendo Abrir o pulsando dos veces sobre la cita.
5.2.2. Enviar una invitación para reunión
Una reunión es un acontecimiento que planifica para varias personas. Evolution sirve para organizar reuniones de grupos y ayudarle a gestionar las respuestas a las solicitudes de reunión.
Al crear una reunión o una cita en grupo puede especificar a los asistentes en varias categorías como «presidencia» o «participante requerido». Cuando guarde su lista, cada invitado recibirá un mensaje con los datos de la cita y tendrán la opción de responder.
Si no necesita recibir confirmaciones de asistencia al planificar un acontecimiento y sólo necesita anunciarlo, pulse con el botón derecho sobre la reunión y seleccione Reenviar como iCalendar. Esto abrirá un nuevo mensaje de correo con una notificación del acontecimiento adjunta. Los destinatarios podrán incluir el acontecimiento en sus calendarios con una pulsación, pero no le enviarán respuesta acerca de si asistirán o no.
Para planificar una reunión:
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Pulse Archivo > Nuevo > Reunión.
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Si tiene múltiples cuentas de correo seleccione la que quiere usar seleccionando un elemento en el campo Organizador.
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Seleccione un calendario en la lista desplegable de Calendario.
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Pulse añadir para añadir las direcciones de correo-e de las personas a las que quiere invitar.
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Para quitar un participante de la lista, seleccione un participante y pulse Quitar.
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Para editar un campo, seleccione el campo y pulse Editar.
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Pulse Ver en la barra de menú para ver u ocultar los campos Tipo, Rol, Estado y RSVP.
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Escriba un breve resumen para la tarea en el campo Resumen.
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(Opcional) escriba una ubicación en el campo Lugar.
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Para seleccionar esta cita como un Acontecimiento para todo el día, pulse Opciones > Acontecimiento para todo el día.
o
Pulse el botón Acontecimiento para todo el día de la barra de herramientas.
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Si el acontecimiento es un acontecimiento para todo el día, especifique la fecha de comienzo y la fecha de finalización.
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Si el acontecimiento no es un acontecimiento para todo el día, especifique una hora de comienzo y una hora de finalización.
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Seleccione Durante para especificar la duración.
o
Seleccione Hasta para especificar la hora de finalización del acontecimiento.
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Escriba la información de zona horaria en el campo Zona horaria.
o
Pulse el globo terráqueo para personalizar la zona horaria.
Para ocultar o mostrar el campo Zona horaria, pulse Ver > Zona horaria.
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Para crear una alerta para esta cita, pulse Alertas en la barra de herramientas o pulse Opciones > Alertas.
Seleccione Personalizar para añadir o eliminar alertas personalizadas para el acontecimiento.
Para obtener más información acerca de los recordatorios, vea Recordatorios.
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(Opcional) para añadir un adjunto a la tarea, arrastre y suelte el adjunto en la barra de adjuntos.
o
Pulse el botón Adjuntar en la barra de herramientas, o pulse Insertar > Adjunto y después examine para seleccionar el adjunto.
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(Opcional) pulse Opciones > Clasificaciones, después seleccione una clasificación (como Público, Privado o Confidencial).
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(Opcional) pulse el botón Repetición en la barra de herramientas.
o
Pulse Opciones > Repetición, y especifique cuando y con qué frecuencia quiere que se repita la cita.
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Para preguntar la información de Disponibilidad de los asistentes, pulse el botón Disponibilidad en la barra de herramientas.
o
Pulse Opciones > Disponibilidad.
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Pulse Guardar para guardar la reunión.
Se enviará un correo-e a todos los destinatarios, invitándoles a su acontecimiento.
Una reunión sólo puede tener un organizador, y sólo el organizador puede añadir participantes a esa cita. Aunque se puede cambiar el organizador de una reunión, no se recomienda porque puede provocar confusión en el proceso de planificación. Si desea invitar a personas adicionales y no son los que ha invitado el organizador, es recomendable que reenvíe el mensaje de invitación que recibió del organizador original a los asistentes.
5.2.3. Aceptar y responder a solicitudes de reuniones
Las peticiones de reunión se envían como adjuntos iCal. Para ver o responder a uno, pulse el icono del adjunto y véalo en línea en la ventana del correo. Se mostrarán todos tos detalles acerca del acontecimiento, incluyendo hora y fechas. Después puede elegir cómo responder a la invitación. Sus opciones son:
- Aceptar
- Aceptado provisionalmente
- Rehusar
Pulse Aceptar para enviar un correo-e con su respuesta al organizador. Si acepta el acontecimiento también se añadirá a su calendario.
Después de que haya añadido la reunión a su calendario, puede hacer cambios a la información, pero si el organizador original envía otra actualización, sus cambios se sobreescribirán.
5.2.4. Leer respuestas a solicitudes de reunión
Cuando reciba una respuesta a su invitación de reunión, podrá verla incluida dentro del mensaje pulsando el adjunto y seleccionando Ver incluido.
5.2.5. Vista de sugerencia
Si está en una urgencia y quiere ver los detalles de una reunión sitúe el ratón encima de la reunión sobre la vista del calendario. Aparecerá una sugerencia con los detalles de la reunión. Proporcionará la agenda de la reunión, el lugar y la hora. Si es el organizador de la reunión también podrá ver el estado de los participantes, ej. cuántos han aceptado o rechazado la petición de reunión.
5.2.6. Uso de la característica de disponibilidad
Además de las herramientas estándar de planificación de reuniones puede usar la vista de disponibilidad para comprobar de antemano si la gente estará ocupada o no. La característica de disponibilidad es una función dedicada a servidores GruopWare tales como Microsoft Exchange y Novell GroupWise. Sin embargo puede publicar la información de la disponibilidad en línea y acceder a la información publicada en cualquier sitio. Si no todas las personas con las que colabora publican su información de disponibilidad, todavía puede usar los acontecimientos iCal en forma de invitaciones para coordinar las agendas con otras personas.
Para acceder a la vista de disponibilidad:
- Pulse Archivo > Nuevo > Reunión.
- Pulse añadir para añadir las direcciones de correo-e de las personas a las que quiere invitar.
- Pulse el botón Disponibilidad en la barra de herramientas o pulse Opciones > Disponibilidad.
- Ajuste la hora de reunión, arrastrando los bordes de la reunión o pulsando en Autoseleccionar para hacer una elección automática, después pulse Guardar y cerrar. Los asistentes en un servidor Exchange tendrán sus datos actualizados automáticamente, el resto recibirá una notificación por correo electrónico de cualquier cambio en los planes.
La Lista de asistentes muestra a las personas que han sido invitadas a la reunión.
La rejilla del horario muestra la información de Disponibilidad publicada para las personas que ha invitado. Aquí es donde puede comparar los horarios para encontrar una hora libre para planificar una cita. Los individuos tienen su información de planificación visible sólo si usan el mismo servidor Novell GruopWise o Microsoft Exchange que usted (esto es, si están en la misma compañía) o si han publicado su información de Disponibilidad en un URL y ha introducido ese URL en la tarjeta del contacto usando el editor de contactos.
5.2.6.1. Publicar la información de Disponibilidad de calendario sin un servidor Groupware
Puede publicar la información de Disponibilidad y el Calendario a un WebDAV, servidor FTP o a una máquina remota a traes de Secure Shell u otro servidor web con soporte HTTP PUT. Compruebe con el administrador de su sistema si no está seguro de disponer de esta funcionalidad.
Para establecer la disponibilidad de publicación de un Calendario:
- Pulse Editar > Preferencias, después pulse Calendario y tareas.
- Pulse en la solapa Publicación de calendarios, pulse Añadir, después seleccione la información que quiere publicar.
- Seleccione la frecuencia con la que quiere subir datos.
- Seleccione los calendarios para los que quiere mostrar los datos.
- Especifique la ubicación para publicar en el servidor de subidas.
- Escriba su nombre de usuario y contraseña.
- Pulse «Aceptar».
Para publicar inmediatamente la información del calendario, vaya a la herramienta del Calendario y pulse Acciones > Publicar información del calendario.
Puede especificar una plantilla para usar cuando publique contra el servidor de disponibilidad.
5.2.6.2. Acceder a datos de Disponibilidad sin un servidor Groupware
Si personas individuales de proporcionan sus datos de Disponibilidad en un URL o sus calendarios Web, puede introducirlos como parte de la información del contacto en la herramienta Contactos. Después, cuando planifique una reunión con ellos, Evolution comprueba los horarios y los muestra en los datos de Disponibilidad.