La liste des tâches
La liste des tâches, située dans le coin supérieur droit du calendrier, vous permet de conserver une liste de tâches indépendamment des rendez-vous du calendrier.
Vous pouvez afficher cette liste dans une fenêtre plus grande en cliquant sur le bouton Tâches dans la barre latérale.
Il est plus facile d'organiser les listes de tâches dans l'outil Tâches dédié. Chaque liste de tâches reçoit une couleur, et il est possible de masquer et d'afficher les différentes listes dans le sélecteur de l'outil Tâches, tout comme pour les calendriers. Dans la zone d'affichage des tâches de l'affichage du calendrier, les tâches de toutes les listes de tâches visibles apparaissent, avec leur couleur respective.
- V.VIII.I. Création d'une nouvelle liste de tâches
- V.VIII.II. Création d'une nouvelle tâche
- V.VIII.III. Tâches attribuées
- V.VIII.IV. Recherche de tâches
V.VIII.I. Création d'une nouvelle liste de tâches
Après avoir ajouté une tâche dans votre liste des choses à faire, un résumé apparaît dans la section Résumé de la liste de tâches. Pour afficher ou éditer une description détaillée d'un élément, double-cliquez dessus ou faites un clic droit et choisissez Ouvrir. Vous pouvez supprimer des éléments en les sélectionnant, puis en cliquant sur Supprimer. La liste des tâches est triée de manière identique à la liste de courriels dans l'outil Courriel d'Evolution. Cliquez une fois sur l'en-tête d'une colonne pour modifier l'ordre et le type de tri, ou utilisez le clic droit pour ajouter ou enlever des colonnes de l'affichage.
V.VIII.II. Création d'une nouvelle tâche
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Choisissez Fichier > Nouveau > Tâche.
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Sélectionnez un groupe pour la tâche.
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Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.
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(facultatif) Indiquez une date de début et une date de fin pour la tâche.
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(facultatif) Indiquez une heure de début et une heure de fin pour la tâche.
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Saisissez le fuseau horaire dans le champ correspondant.
ou
Cliquez sur le globe pour personnaliser le fuseau horaire.
Pour masquer ou afficher le champ du fuseau horaire, choisissez Affichage > Fuseau horaire.
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(facultatif) Saisissez une catégorie dans le champ Catégories.
Pour afficher ou masquer le champ Catégories, choisissez Affichage > Catégories.
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(facultatif) Saisissez une description dans le champ Description.
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(facultatif) Choisissez Options > Classifications, puis sélectionnez une classification (Public, Privé ou Confidentiel).
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(facultatif) Pour indiquer l'état d'une tâche, choisissez Options > Détails de l'état.
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(facultatif) Pour ajouter une pièce jointe, faites glisser un fichier dans la barre des pièces jointes.
ou
Cliquez sur le bouton Joindre dans la barre d'outils ou choisissez Insérer > Pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre.
V.VIII.III. Tâches attribuées
Evolution permet d'attribuer des tâches à plusieurs personnes.
Lorsque vous attribuez une tâche, vous pouvez indiquer les participants dans plusieurs catégories, telles que « présidents » ou « attendus ». Lorsque vous enregistrez la tâche, chaque participant reçoit un courriel avec les informations de la tâche, et leur donne également la possibilité de répondre.
Pour attribuer une nouvelle tâche :
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Choisissez Fichier > Nouveau > Tâche attribuée.
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Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez celui que vous voulez utiliser en sélectionnant un élément dans le champ Organisateur.
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Sélectionnez un groupe pour la tâche.
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Cliquez sur Ajouter ou appuyez sur la touche Inser, ou faites un clic droit et choisissez Ajouter pour ajouter l'adresse électronique des personnes auxquelles vous souhaitez attribuer la tâche. Pour enlever une personne de la liste, sélectionnez-la puis cliquez sur Enlever. Pour modifier un champ, sélectionnez-le et cliquez sur Édition. Ouvrez le menu Affichage pour afficher ou masquer les champs Type, Rôle, État ou RSVP.
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Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.
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(facultatif) Indiquez une date et une heure de début, ainsi qu'une date et une heure d'échéance pour la tâche.
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Saisissez le fuseau horaire dans le champ correspondant.
ou
Cliquez sur le globe pour personnaliser le fuseau horaire.
Pour masquer ou afficher le champ du fuseau horaire, choisissez Affichage > Fuseau horaire.
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(facultatif) Saisissez une catégorie dans le champ Catégories.
Pour afficher ou masquer le champ Catégories, choisissez Affichage > Catégories.
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(facultatif) Saisissez une description dans le champ Description.
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(facultatif) Pour ajouter une pièce jointe, faites glisser un fichier dans la barre des pièces jointes.
ou
Cliquez sur le bouton Joindre dans la barre d'outils ou choisissez Insérer > Pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre.
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(facultatif) Choisissez Options > Classifications, puis sélectionnez une classification (Public, Privé ou Confidentiel).
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(facultatif) Pour indiquer l'état d'une tâche, choisissez Options > Détails de l'état.
V.VIII.IV. Recherche de tâches
Evolution vous permet de chercher des tâches en utilisant la recherche personnalisée.
Vous pouvez effectuer une recherche avancée sur la base de n'importe quel type de recherche.
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Ouvrez le menu Recherche.
Choisissez Recherche avancée afin d'ouvrir la boîte de dialogue Recherche avancée.
Le champ Nom de recherche affiche le type de recherche que vous avez choisi.
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Cliquez sur Ajouter pour ajouter des règles.
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Sélectionnez un critère puis saisissez un terme de recherche dans le champ correspondant.
Affiche toutes les tâches correspondant aux critères que vous avez sélectionnés dans la liste déroulante en haut à gauche, juste au-dessus de la zone d'affichage.
Cette fonctionnalité présente les meilleures options de recherche rapide. Cela vous permet de voir rapidement l'échéance des tâches, car la planification peut se révéler assez vite problématique si vous avez un grand nombre de tâches.
Affiche toutes les tâches actives arrivant à échéance dans les 7 prochains jours.
Affiche toutes les tâches dont la date d'échéance se situe dans le futur. Cela vous permet de voir les dates d'échéances de toutes les tâches dont la date d'échéance n'est pas encore passée.
Affiche la liste de toutes les tâches appartenant à une catégorie précise, telle que Anniversaire, Vacances, Cadeaux, etc.
Pour effectuer une recherche rapide,
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Cliquez sur la liste déroulante Afficher dans la barre de recherche.
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Sélectionnez un critère de recherche dans la liste :
- Toute catégorie
- Différent
- Tâches des 7 prochains jours
- Tâches actuelles
- Tâches en retard
- Tâches terminées
- Tâches avec une pièce jointe
- Anniversaire
- Date de naissance
- Travail
- Compétition
- Favoris
- Cadeaux
- Buts/Objectifs
- Vacances
- Cartes postales
- Idées
- International
- Clients clés
- Divers
- Personnel
- Appels téléphoniques
- État
- Stratégies
- Fournisseurs
- Temps & dépenses
- VIP
- En attente
Vous voyez apparaître les éléments souhaités dans l'affichage des tâches.