Planificar citas según disponibilidad

Evolution le ayuda a fijar una hora conveniente para una reunión de acuerdo con la disponibilidad de los asistentes. La característica Disponibilidad le permite realizar una comprobación sobre los calendarios Exchange de otros usuarios para saber si están ocupados según sus calendarios Exchange, y de ser así cambiar la hora de la reunión de una forma conjunta.

  1. Crear una nueva cita en el calendario.

  2. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la cita, después seleccione Concertar una reunión.

  3. Pulse sobre la solapa Añadir para introducir las direcciones de correo-e en la lista.

  4. Pulse la solapa Participantes para seleccionar los participantes de Listas de direcciones globales (GAL).

    Puede seleccionar directamente a los participantes de la siguiente lista de direcciones.

    • Personal
    • Lista de direcciones global
    • Contactos

    También puede especificar la categoría como Aniversario, Cumpleaños, Negocios etc, de la lista desplegable para cada lista de direcciones dada.

  5. Añada los participantes a las siguientes categorías de asistentes.

    • Presidencia
    • Participantes requeridos
    • Participantes opcionales
    • Recursos
  6. La herramienta de Disponibilidad en la esquina superior derecha.

  7. Pulse Opciones > Actualizar disponibilidad para comprobar las agendas de los participantes y, si es posible, actualizar la reunión en los calendarios de cada uno de los asistentes

Si los asistentes no están disponibles para las horas previstas de reunión, es posible «empujar» la reunión hacia adelante o hacia atrás, hasta el momento adecuado más cercano. Para ello, pulse en las flechas izquierda o derecha del botón Auto-seleccionar. La herramienta Auto-seleccionar mueve la reunión a la fecha/hora más cercana en la que todos los asistentes estarán disponibles. Si el resultado no le satisface, arrastre los lados de la reunión hacia las horas que desea seleccionar.