Planification dans le calendrier Evolution

Il existe deux types d'événements que vous pouvez planifier avec Evolution : les rendez-vous et les réunions. Un rendez-vous est un événement que vous planifiez seulement pour vous, alors qu'une réunion est un événement que vous planifiez pour plusieurs personnes. Vous pouvez aussi effectuer une recherche de disponibilité pour les réunions afin de déterminer si les invités sont libres.

V.II.I. Rendez-vous

Dans Evolution, un rendez-vous est un événement que vous planifiez pour vous-même.

V.II.I.I. Création de rendez-vous

  1. Choisissez Fichier > Nouveau > Rendez-vous.

    ou

    Cliquez sur Calendriers dans le sélecteur, puis cliquez sur Fichier puis Nouveau > Rendez-vous.

    ou

    Double-cliquez sur un espace vierge dans un calendrier pour ouvrir la boîte de dialogue Rendez-vous. L'heure de l'endroit sur lequel vous avez cliqué dans le calendrier est suggérée comme heure du nouveau rendez-vous.

    ou

    Sélectionnez la durée souhaitée de l'événement et saisissez un résumé.

  2. Sélectionnez un calendrier dans la liste déroulante Calendrier.

    Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.

  3. (facultatif) Saisissez un emplacement dans le champ Emplacement.

  4. Choisissez la date et l'heure.

  5. Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.

  6. Pour définir ce rendez-vous comme événement sur une journée entière, choisissez Options > Toute la journée.

    ou

    Cliquez sur le bouton « Toute la journée » dans la barre d'outils.

  7. Si c'est un événement d'une journée entière, indiquez une date de début et une date de fin.

  8. Si ce n'est pas un événement d'une journée entière, indiquez une heure de début et une heure de fin.

  9. Choisissez « pour » pour indiquer une durée.

    ou

    Choisissez « jusqu'à » pour indiquer l'heure de fin de l'événement.

  10. Saisissez le fuseau horaire dans le champ correspondant.

    ou

    Cliquez sur le globe pour personnaliser le fuseau horaire.

    Pour masquer ou afficher le champ du fuseau horaire, choisissez Affichage > Fuseau horaire.

  11. Pour que la période s'affiche comme occupée, choisissez Options > Afficher la période comme occupé.

  12. (facultatif) Saisissez une catégorie dans le champ Catégories.

    Pour afficher ou masquer le champ Catégories, choisissez Affichage > Catégories.

  13. (facultatif) Saisissez une description dans le champ Description.

  14. Pour créer une alarme pour ce rendez-vous, cliquez sur Alarmes dans la barre d'outils ou choisissez Options > Alarmes.

    Sélectionnez Personnaliser pour ajouter ou enlever des alarmes personnalisées pour l'événement.

    Pour plus d'informations sur les rappels, consultez Rappels.

  15. (facultatif) Pour ajouter une pièce jointe, faites glisser un fichier dans la barre des pièces jointes.

    ou

    Cliquez sur le bouton Joindre dans la barre d'outils ou choisissez Insérer > Pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre.

  16. (facultatif) Choisissez Options > Classifications, puis sélectionnez une classification (Public, Privé ou Confidentiel).

  17. (facultatif) Cliquez sur le bouton Récurrence dans la barre d'outils.

    ou

    Choisissez Options > Récurrence, et indiquez la fréquence et le type de répétition de l'événement.

V.II.I.I.I. Événement sur une journée entière

Un événement « Toute la journée » apparaît au sommet de la liste des rendez-vous journaliers, dans l'en-tête sous la date, et non pas à l'intérieur. Cela facilite la superposition de rendez-vous et leur emboîtement. Par exemple, une conférence peut être un rendez-vous d'une journée entière, et les différentes réunions de la conférence peuvent être des rendez-vous à des heures précises. Des rendez-vous avec des heures de début et de fin précises peuvent également se superposer. Lorsque c'est le cas, ils apparaissent sous forme de colonnes dans la vue journalière du calendrier.

Si vous créez des rendez-vous qui se superposent dans le calendrier, Evolution les affiche côte à côte.

V.II.I.II. Rappels

Vous pouvez avoir plusieurs rappels pour un seul rendez-vous, à toute heure précédant le rendez-vous planifié. Vous pouvez définir un rappel pour chacun des types suivants :

  • Affichage :

    Une notification surgit à l'écran pour vous rappeler votre rendez-vous.

  • Audio :

    L'ordinateur génère une alarme sonore.

  • Programme :

    Vous pouvez lancer un programme comme rappel. Vous pouvez saisir son nom dans la zone de texte ou le trouver avec le bouton Parcourir.

En plus des notifications ci-dessus, l'icône d'alarme d'Evolution clignote dans la zone de notification. Pour stopper l'alarme ou voir l'événement, cliquez sur l'icône de notification.

Pour créer un rappel :

  1. Pour créer une alarme pour ce rendez-vous, cliquez sur Alarmes dans la barre d'outils ou choisissez Options, puis Alarmes.
  2. Sélectionnez Personnaliser pour ajouter ou enlever des alarmes personnalisées pour l'événement.

Si vous avez défini des rappels dans un calendrier local, ils sont actifs dès le moment de la connexion. Cependant, pour des rappels stockés sur un serveur distant comme GroupWise ou Exchange qui requièrent une authentification, vous devez lancer Evolution au moins une fois après la connexion. Quel que soit l'endroit où sont stockés les rappels, ils continuent de vous avertir des prochains rendez-vous même si vous quittez Evolution.

V.II.I.III. Classifications

Si vous utilisez un calendrier sur un serveur Novell GroupWise® ou Microsoft Exchange, sélectionnez une classification pour le rendez-vous afin de déterminer qui peut le voir. La catégorie par défaut est « Public », ce qui rend le rendez-vous visible pour tout utilisateur du réseau où est partagé le calendrier. « Privé » signale un premier niveau de sécurité, et « Confidentiel » un niveau encore plus élevé. Les différents niveaux varient selon les paramètres du serveur ; adressez-vous à votre administrateur système ou ajustez vos paramètres de délégation.

Si vous utilisez un serveur Novell GroupWise® ou Microsoft Exchange, d'autres personnes hébergées sur le même serveur peuvent consulter votre agenda pour savoir si vous êtes disponible à une heure donnée. Si vous avez un rendez-vous déplaçable ou si voulez déclarer une période libre au lieu d'occupée, cochez la case « Libre » dans la section « Afficher la période comme ». Normalement, les rendez-vous sont signalés occupés.

Vous pouvez attribuer des catégories aux rendez-vous comme pour les contacts.

  1. (facultatif) Saisissez une catégorie dans le champ Catégories.
  2. Cochez la case en regard de chaque catégorie qui correspond au rendez-vous en cours d'édition.
  3. Pour afficher ou masquer le champ Catégories, choisissez Affichage > Catégories.

Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie dans la liste en cliquant sur « Éditer la liste maître des catégories », puis cliquez sur « Cliquez ici pour ajouter une catégorie ».

Après avoir sélectionné les catégories, Cliquez sur Valider pour attribuer ces catégories au rendez-vous. Les catégories sélectionnées apparaissent dorénavant dans la zone de texte à droite du bouton Catégories.

Les rendez-vous avec catégories apparaissent avec des icônes dans l'affichage du calendrier, et vous pouvez également chercher des rendez-vous par catégorie. Pour afficher uniquement les rendez-vous d'une catégorie particulière, sélectionnez la catégorie correspondante dans la barre de recherche au sommet du calendrier.

V.II.I.IV. Récurrence

Le bouton de barre d'outils Récurrence vous permet de définir des rendez-vous répétitifs allant de une fois par jour à tous les 100 ans. Vous pouvez ensuite choisir une heure et une date de fin de récurrence, et, sous Exceptions, choisir des jours précis où le rendez-vous n'a pas lieu. Faites votre sélection de gauche à droite, et vous formerez une phrase : « Toutes les deux semaines le lundi et le vendredi jusqu'au 3 janvier 2008 » ou « Tous les mois, le premier vendredi durant 12 fois ».

Après avoir terminé vos réglages, cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils pour enregistrer et fermer la fenêtre d'édition de rendez-vous. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le résumé d'un rendez-vous dans l'affichage du calendrier en cliquant dessus et en écrivant. Vous pouvez modifier les autres paramètres en faisant un clic droit sur le rendez-vous et en choisissant Ouvrir, ou en double-cliquant sur le rendez-vous.

V.II.II. Envoi d'une invitation de réunion

Une réunion est un événement que vous planifiez pour plusieurs personnes. Evolution peut être utilisé pour planifier des réunions de groupe et pour vous aider à gérer les réponses aux requêtes de réunion.

Lorsque vous créez une réunion ou un rendez-vous de groupe, vous pouvez indiquer des participants dans plusieurs catégories, comme « Président » ou « Obligatoire ». Au moment d'enregistrer la réunion, chaque participant reçoit un courriel avec les informations de la réunion, leur donnant également la possibilité de répondre.

Si vous ne souhaitez pas recevoir d'informations sur la participation lorsque vous planifiez un événement, et que vous souhaitez uniquement annoncer l'événement, faites un clic droit sur la réunion et choisissez « Faire suivre comme iCalendar ». Cela ouvre un nouveau courriel contenant la notification de l'événement en pièce jointe. Les destinataires peuvent ajouter l'événement dans leur calendrier par un seul clic, mais cela ne vous enverra pas automatiquement un courriel pour vous signaler s'ils participeront ou pas.

Pour planifier une réunion :

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Réunion.

  2. Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez celui que vous voulez utiliser en sélectionnant un élément dans le champ Organisateur.

  3. Sélectionnez un calendrier dans la liste déroulante Calendrier.

  4. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter.

  5. Pour enlever un participant dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Enlever.

  6. Pour éditer un champ, sélectionnez-le et cliquez sur Édition.

  7. Choisissez Affichage dans la barre de menus pour afficher ou masquer les champs Type, Rôle, État et RSVP.

  8. Saisissez un bref résumé dans le champ Résumé.

  9. (facultatif) Saisissez un emplacement dans le champ Emplacement.

  10. Pour définir ce rendez-vous comme événement sur une journée entière, choisissez Options > Toute la journée.

    ou

    Cliquez sur le bouton « Toute la journée » dans la barre d'outils.

  11. Si c'est un événement d'une journée entière, indiquez une date de début et une date de fin.

  12. Si ce n'est pas un événement d'une journée entière, indiquez une heure de début et une heure de fin.

  13. Choisissez « pour » pour indiquer une durée.

    ou

    Choisissez « jusqu'à » pour indiquer l'heure de fin de l'événement.

  14. Saisissez le fuseau horaire dans le champ correspondant.

    ou

    Cliquez sur le globe pour personnaliser le fuseau horaire.

    Pour masquer ou afficher le champ du fuseau horaire, choisissez Affichage > Fuseau horaire.

  15. Pour créer une alarme pour ce rendez-vous, cliquez sur Alarmes dans la barre d'outils ou choisissez Options > Alarmes.

    Sélectionnez Personnaliser pour ajouter ou enlever des alarmes personnalisées pour l'événement.

    Pour plus d'informations sur les rappels, consultez Rappels.

  16. (facultatif) Pour ajouter une pièce jointe, faites glisser un fichier dans la barre des pièces jointes.

    ou

    Cliquez sur le bouton Joindre dans la barre d'outils ou choisissez Insérer > Pièce jointe, puis sélectionnez le fichier à joindre.

  17. (facultatif) Choisissez Options > Classifications, puis sélectionnez une classification (Public, Privé ou Confidentiel).

  18. (facultatif) Cliquez sur le bouton Récurrence dans la barre d'outils.

    ou

    Choisissez Options > Récurrence, et indiquez la fréquence et le type de répétition de l'événement.

  19. Pour interroger les informations de disponibilité des participants, cliquez sur le bouton Libre/Occupé dans la barre d'outils.

    ou

    Choisissez Options > Libre/Occupé.

  20. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la réunion.

Un courriel est envoyé à tous les participants, les invitant à l'événement.

Dans Evolution, une réunion ne peut avoir qu'un seul organisateur, et c'est lui seul qui peut ajouter des participants à la réunion. Bien qu'il soit possible de changer l'organisateur d'une réunion, ce n'est pas la manière recommandée d'inviter des participants supplémentaires aux réunions. Si vous souhaitez inviter des personnes supplémentaires à une réunion et que vous n'en êtes pas l'organisateur, la meilleure solution est de faire suivre le message d'invitation originel de l'organisateur à ces personnes.

V.II.III. Acceptation et réponse à une requête de réunion

Les requêtes de réunion sont envoyés sous forme de pièce jointe iCal. Pour les voir ou y répondre, cliquez sur l'icône de la pièce jointe et affichez-la intégrée dans la fenêtre du message. Tous les détails de l'événement apparaissent, y compris l'heure et la date. Vous pouvez alors choisir comment répondre à l'invitation. Les choix sont :

  • Accepter
  • Accepter provisoirement
  • Refuser

Cliquez sur Valider pour envoyer un courriel à l'organisateur avec votre réponse. L'événement est aussi ajouté à votre calendrier si vous l'acceptez.

Après avoir ajouté la réunion à votre calendrier, vous pouvez modifier des informations, mais si l'organisateur original envoie une mise à jour, il se peut que vos modifications soient écrasées.

V.II.IV. Lecture des réponses aux demandes de réunion

Lorsque vous recevez une réponse à une invitation de réunion que vous avez envoyée, vous pouvez la voir dans le message en cliquant sur la pièce jointe et en choisissant « Afficher dans le corps ».

V.II.V. Affichage d'infobulles

Si vous êtes pressé et que vous voulez voir les détails d'une réunion, placez la souris au-dessus de la réunion dans la vue Calendrier. Une infobulle apparaît avec les détails de la réunion. Elle indique le résumé, le lien et l'heure de la réunion. Si vous êtes l'organisateur de la réunion, vous pouvez aussi voir l'état des participants, c.à.d. combien d'entre eux ont accepté ou refusé la demande de réunion.

V.II.VI. Utilisation de l'affichage libre/occupé

En plus des outils standard de planification de réunion, vous pouvez utiliser l'affichage Libre/Occupé pour vérifier à l'avance si certaines personnes sont disponibles. La fonctionnalité Libre/Occupé est habituellement réservée aux utilisateurs de serveurs collaboratifs comme Microsoft Exchange ou Novell GroupWise. Cependant, vous pouvez aussi publier les informations de disponibilité en ligne et accéder à de telles informations publiées quelque part. Si les personnes avec qui vous collaborez ne publient pas toutes des données de disponibilité, vous pouvez tout de même utiliser les invitations à des événements avec iCal pour coordonner la planification d'événements avec d'autres personnes.

Pour accéder à l'affichage Libre/Occupé :

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Réunion.
  2. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter.
  3. Cliquez sur le bouton Libre/Occupé dans la barre d'outils ou choisissez Options > Libre/Occupé.
  4. Affinez les horaires de la réunion, soit en glissant les bords de la réunion, soit en utilisant les boutons de choix automatique pour choisir automatiquement une période, puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Sur un serveur Exchange, le rendez-vous se met automatiquement à jour pour les participants invités ; dans les autres cas, un courriel de notification de mise à jour est envoyé aux participants.
Liste des participants :

La liste des participants montre les personnes invitées à la réunion.

Grille horaire :

La grille horaire affiche les informations de disponibilité des personnes invitées. Cela vous permet de comparer les agendas pour trouver une période libre pour organiser la réunion. Les données de disponibilité des individus ne sont disponibles que si elles se trouvent sur un même serveur Novell GroupWise ou Microsoft Exchange que vous (c'est-à-dire, si les personnes font partie de la même organisation que vous), ou si ces données sont publiées à un URL accessible et que vous l'avez saisi dans leur carte de contact avec l'éditeur de contact.

V.II.VI.I. Publication des informations de calendrier et de disponibilité sans serveur collaboratif

Vou pouvez publier des informations de calendrier ou de disponibilité sur un serveur WebDAV ou FTP, ou sur une machine distante par un shell sécurisé ou encore sur un serveur Web autorisant HTTP PUT. Demandez à votre administrateur système si vous n'êtes pas certain de disposer de cette fonctionnalité.

Pour configurer la publication de calendrier ou de disponibilité :

  1. Choisissez Édition > Préférences, puis cliquez sur Calendrier et tâches.
  2. Cliquez sur l'onglet Publication de calendrier, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'information que vous souhaitez publier.
  3. Choisissez la fréquence de publication des données.
  4. Sélectionnez les calendriers dont vous voulez publier les données.
  5. Indiquez l'emplacement de publication du serveur distant.
  6. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
  7. Cliquez sur « Créer ».

Pour publier immédiatement les informations de calendrier, allez dans l'outil Calendriers et choisissez Actions > Publier l'information iCalendar.

Vous pouvez indiquer un modèle à utiliser lors de la publication vers un serveur de disponibilité.

V.II.VI.II. Accès aux données de disponibilité sans serveur collaboratif

Si une personne vous donne un URL vers ses données de disponibilité ou vers son calendrier Web, vous pouvez le saisir dans les informations du contact dans l'outil Contacts. Dès lors, lorsque vous planifiez une réunion avec eux, Evolution consulte leur agenda et l'affiche dans les informations de disponibilité.