Η λίστα εργασιών

Η Λίστα εργασιών, που βρίσκεται στην πάνω δεξιά γωνιά του ημερολογίου, σας επιτρέπει να διατηρείτε μια λίστα από εργασίες ξεχωριστά από τα ραντεβού του ημερολογίου σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα σε ένα μεγαλύτερο παράθυρο πατώντας το κουμπί Εργασίες στην πλευρική στήλη.

Μπορείτε πιο εύκολα να διαχειριστείτε τις Λίστες εργασιών από το εξειδικευμένο εργαλείο Εργασίες. Κάθε λίστα εργασιών έχει ένα χρώμα, και μπορείτε να χρησιμοποιείτε το εργαλείων Εργασιών για να εμφανίζετε και να κρύβετε λίστες εργασιών ακριβώς όπως και τα ημερολόγια. Στο πλαίσιο εργασιών που εμφανίζεται στο ημερολόγιο, εμφανίζονται εργασίες από όλες τις λίστες εργασιών, με τα χρώματά τους κατά λίστα.

5.8.1. Δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Νέο > Λίστα εργασιών.
  2. Καθορίστε το όνομα και το χρώμα για την λίστα εργασιών.
  3. (Προαιρετικό) Αν η λίστα εργασιών βρίσκεται στον δίκτυο, καθορίστε το URL για τη λίστα εργασιών.
  4. Πατήστε δημιουργία.

Μετά που θα έχετε προσθέσει μια εργασία στη λίστα, η περίληψή της εμφανίζεται στο τμήμα Περίληψη της λίστας εργασιών. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε μια λεπτομερή περιγραφή ενός αντικειμένου, κάντε διπλό κλικ πάνω του και επιλέξτε Άνοιγμα. Μπορείτε να διαγράφετε αντικείμενα επιλέγοντάς τα και μετά πατώντας Διαγραφή. Η λίστα εργασιών ταξινομείται με παρόμοιο τρόπο όπως η λίστα μηνυμάτων αλληλογραφίας στην Αλληλογραφία του Evolution. Πατήστε μια φορά στην κεφαλίδα ενός μηνύματος για να αλλάξετε τη φορά και τον τύπο ταξινόμησης, ή κάντε δεξί κλικ για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στήλες από την προβολή.

5.8.2. Δημιουργία μιας νέας εργασίας

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Νέο > Εργασία.

  2. Επιλέξτε μια ομάδα για την εργασία.

  3. Εισάγετε μια σύντομη περιγραφή στο πεδίο Περίληψη.

  4. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια ημερομηνία εκκίνησης και μια ημερομηνία λήξης για την εργασία.

  5. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης για την εργασία.

  6. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες ζώνης ώρας στο πεδίο Ζώνη ώρας.

    ή

    Πατήστε στην υδρόγειο για να τροποποιήσετε τη ζώνη ώρας.

    Για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε το πεδίο Ζώνη ώρας, επιλέξτε Προβολή > Ζώνη ώρας.

  7. (Προαιρετικό) Πληκτρολογήστε μια κατηγορία στο πεδίο Κατηγορίες.

    Για να εμφανίσετε ή να κρύψετε το πεδίο Κατηγορίες, επιλέξτε Προβολή > Κατηγορίες.

  8. (Προαιρετικό) Εισάγετε μια περιγραφή στο πεδίο Περιγραφή.

  9. (Προαιρετικό) Επιλέξτε Επιλογές > Διαβάθμιση, και μετά επιλέξτε μια διαβάθμιση (όπως Δημόσιο, Ιδιωτικό ή Εμπιστευτικό).

  10. (Προαιρετικό) Για να καθορίσετε μια κατάσταση για την εργασία, επιλέξτε Επιλογές > Λεπτομέρειες κατάστασης.

  11. (Προαιρετικό) Για να προσθέσετε ένα συνημμένο, σύρετε και αφήστε το συνημμένο στη μπάρα συνημμένων.

    ή

    Πατήστε το κουμπί Επισύναψη στην εργαλειοθήκη ή επιλέξτε Εισαγωγή > Συνημμένο και μετά περιηγηθείτε προς το συνημμένο.

5.8.3. Ανατιθέμενες εργασίες

Το Evolution μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αναθέσετε μια εργασία σε πολλούς ανθρώπους.

Όταν αναθέτετε μια εργασία, μπορείτε αν καθορίσετε τους παρευρισκόμενους σε διάφορες κατηγορίες, όπως “Προεδρείο” ή “Απαιτούμενος”. Όταν αποθηκεύσετε την εργασία, αποστέλνεται ένα μήνυμα σε κάθε παρευρισκόμενο με τις πληροφορίες της εργασίας, το οποίο τους δίνει και τη δυνατότητα να απαντήσουν.

Για να αναθέσετε μια νέα εργασία:

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Νέο > Ανατιθέμενη εργασία.

  2. Αν έχετε πολλαπλούς λογαριασμούς αλληλογραφίας, διαλέξτε εκείνον που θέλετε να χρησιμοποιήσετε επιλέγοντας ένα στοιχείο στο πεδίο Διοργανωτής.

  3. Επιλέξτε μια ομάδα για την εργασία.

  4. Πατήστε Προσθήκη, ή πιέστε το πλήκτρο Insert, ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Προσθήκη για να προσθέσετε τις διευθύνσεις αλληλογραφίας των ανθρώπων στους οποίους θέλετε να ανατεθεί η εργασία. Για να αφαιρέσετε έναν παρευρισκόμενο από τη λίστα, πατήστε Αφαίρεση. Για να επεξεργαστείτε ένα πεδίο, επιλέξτε το πεδίο και μετά πατήστε Επεξεργασία. Επιλέξτε προβολή από τη γραμμή μενού για να εμφανίσετε ή να κρύψετε τα πεδία Τύπος, Ρόλος, Κατάσταση και RSVP.

  5. Εισάγετε μια σύντομη περιγραφή στο πεδίο Περίληψη.

  6. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια ημερομηνία και ώρα έναρξης, και μια ημερομηνία και ώρα προθεσμίας για την εργασία.

  7. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες ζώνης ώρας στο πεδίο Ζώνη ώρας.

    ή

    Πατήστε στην υδρόγειο για να τροποποιήσετε τη ζώνη ώρας.

    Για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε το πεδίο Ζώνη ώρας, επιλέξτε Προβολή > Ζώνη ώρας.

  8. (Προαιρετικό) Πληκτρολογήστε μια κατηγορία στο πεδίο Κατηγορίες.

    Για να εμφανίσετε ή να κρύψετε το πεδίο Κατηγορίες, επιλέξτε Προβολή > Κατηγορίες.

  9. (Προαιρετικό) Εισάγετε μια περιγραφή στο πεδίο Περιγραφή.

  10. (Προαιρετικό) Για να προσθέσετε ένα συνημμένο, σύρετε και αφήστε το συνημμένο στη μπάρα συνημμένων.

    ή

    Πατήστε το κουμπί Επισύναψη στην εργαλειοθήκη ή επιλέξτε Εισαγωγή > Συνημμένο και μετά περιηγηθείτε προς το συνημμένο.

  11. (Προαιρετικό) Επιλέξτε Επιλογές > Διαβάθμιση, και μετά επιλέξτε μια διαβάθμιση (όπως Δημόσιο, Ιδιωτικό ή Εμπιστευτικό).

  12. (Προαιρετικό) Για να καθορίσετε μια κατάσταση για την εργασία, επιλέξτε Επιλογές > Λεπτομέρειες κατάστασης.

5.8.4. Αναζήτηση για στοιχεία Εργασιών

Προσαρμοσμένη αναζήτηση:

Το Evolution σας επιτρέπει να βρίσκετε στοιχεία από τις Εργασίες χρησιμοποιώντας την Προσαρμοσμένη αναζήτηση.

  1. Πατήστε το κουμπί αναζήτησης για να επεκτείνετε την αναδιπλούμενη λίστα.

  2. Ορίστε τα κριτήρια αναζήτησης από τα παρακάτω:

    • Η περίληψη περιέχει
    • Η περιγραφή περιέχει
    • Οποιοδήποτε πεδίο περιέχει
  3. Το Evolution εμφανίζει τα επιθυμητά στοιχεία από τις εργασίες.

Προχωρημένη αναζήτηση:

Μπορείτε να κάνετε μια προχωρημένη αναζήτηση βασισμένη σε οποιονδήποτε από τους τύπους αναζήτησης.

  1. Επιλέξτε το μενού Αναζήτηση.

    Επιλέξτε Προχωρημένη αναζήτηση για να ανοίξετε το διάλογο Προχωρημένη αναζήτηση.

    Το πεδίο Όνομα κανόνα εμφανίζει τον τύπο της αναζήτησης που έχετε επιλέξει.

  2. Πατήστε προσθήκη για να προσθέσετε κανόνες.

  3. Επιλέξτε τα κριτήρια και μετά εισάγετε μια αναζήτηση στο πεδίο που δίνεται.

Γρήγορη αναζήτηση:

Εμφανίζει όλα τα στοιχεία εργασιών που ταιριάζουν με τα κριτήρια που έχετε επιλέξτε από την αναδιπλούμενη λίστα πάνω αριστερά, ακριβώς πάνω από το πλαίσιο προεπισκόπησης.

Αυτό το χαρακτηριστικό σας παρέχει τις ακόλουθος επιλογές γρήγορης αναζήτησης. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε στα γρήγορα ποιες εργασίες είναι κοντά στην προθεσμία τους, καθώς μπορεί να γίνει πολύπλοκος ο προγραμματισμός όταν έχετε πολλές εργασίες.

Οποιαδήποτε κατηγορία:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες που εμπίπτουν σε οποιαδήποτε κατηγορία.

Αταίριαστο:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες που δεν εμπίπτουν σε καμιά από τις κατηγορίες που εμφανίζονται εδώ.

Εργασίες για τις επόμενες 7 ημέρες:

Εμφανίζει όλες τις ενεργές εργασίες των οποίων η προθεσμία λήγει μέσα στις επόμενες επτά ημέρες.

Ενεργές εργασίες:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες των οποίων η προθεσμία δεν πλησιάζει ακόμα. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε την ημερομηνία της προθεσμίας για τις μελλοντικές εργασίες.

Εργασίες που έχουν λήξει:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες των οποίων η ημερομηνία λήξης έχει ήδη περάσει.

Ολοκληρωμένες εργασίες:

Εμφανίζει τις εργασίες των οποίων η κατάσταση είναι 100% ολοκληρωμένες.

Εργασίες με συνημμένα:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες με συνημμένα.

<Λίστα κατηγοριών>:

Εμφανίζει όλες τις εργασίες που ανήκουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία όπως Επέτειος, Αργία, Δώρα, κ.λπ.

Για να κάνετε γρήγορη αναζήτηση,

  1. Επιλέξτε την αναδιπλούμενη λίστα Εμφάνιση από τη γραμμή αναζήτησης.

  2. Επιλέξτε τα κριτήρια αναζήτησης από τη λίστα:

    • Κάθε Κατηγορία
    • Αταίριαστο
    • Εργασίες για τις επόμενες 7 ημέρες
    • Ενεργές εργασίες
    • Εργασίες που έχουν λήξει
    • Ολοκληρωμένες εργασίες
    • Εργασίες με συνημμένα
    • Επέτειος
    • Γενέθλια
    • Εργασία
    • Συναγωνισμός
    • Αγαπημένα
    • Δώρα
    • Στόχοι/Σκοποί
    • Αργίες
    • Εορταστικές κάρτες
    • Ιδέες
    • Διεθνή
    • Σημαντικός Πελάτης
    • Διάφορα
    • Προσωπικό
    • Τηλεφωνήματα
    • Κατάσταση
    • Στρατηγικές
    • Προμηθευτές
    • Χρόνος & Έξοδα
    • VIP
    • Αναμονή

Μπορείτε να δείτε τα επιθυμητά αντικείμενα στην προβολή Εργασιών.